從狀況共有到共識促成：善用溝通工具 凝聚團隊力

【文／王景弘　圖片提供／王景弘】

早期創業家 1 個皮箱走天下，時至今日，此企業經營思維已轉變，如今企業更重視加入群眾智慧解決問題，透過凝聚對企業願景、策略與實踐行動的共識，以群智續航企業的永續發展性。

今日越來越多的企業，認知到「團隊運作」的重要性。早期創業者可能「1個皮箱走天下」，開創企業萌芽發展新局。然今日產業發展、資源要素、客戶需求、社會要求、科技應用等日新月異，皆必須納入企業發展考量。

企業的維運與發展，不再只局限本身獨有的技術或業務能力。作為生產要素之一的「企業才能」，經營思維也不再僅著眼創業者的光環與作為，更須加入組織所有成員的智慧與行動力。

團隊運作原則：狀況共有

企業組織的團隊運作，1項基本的原則即是「狀況共有」。「狀況」的定義不單指發生問題情境的當下，更指向組織的發展、團隊的目標，以及個人在其中參與和擔任的角色。因此，「了解」、「參與」、「承擔」是將組織成員，聚集成一個團隊的必要元素。

「了解」在於對企業使命、經營理念、願景，以及短中長期目標的理解與具備共同認知；「參與」在於對達成目標的訂定、策略與行動方案的擬定，能含括個人的構思議案在參與制定的過程中；「承擔」則在負責任的態度中，積極執行各項策略的行動方案，並對成果負責，包含未達成目標的檢討、改善，達成目標的成就感與再精進規劃。

因此，企業組織中，尤其經營層、管理層等成員，對企業的經營、目標與策略，能經由「狀況共有」形成整合、保持方向一致的資源與戰力應用，已是今日企業所勠力的方向。企業興起運用「策略共識營」的方式，在過程中實踐團隊合作，落實「了解」、「參與」、「承擔」的具體做法。

凝聚團隊策略：預擬與溝通

企業普遍在歲末或年初召開策略共識會議，檢討1年的經營績效，也為新年度營運的展開，進行目標承諾、策略構思與行動方案擬定。相較於會議形式，為數不少的企業會籌辦2天1夜的策略共識營，以相對較長、豐富、緊湊的議程，凝聚參與幹部對組織未來發展目標、策略的共識。

然而，企業年度的目標、策略，若缺乏充分「前置的作業」安排，期待2天1夜的時間「形成共識」、完成團隊決策，相信是具高難度與時間壓力，也可能無法有效落實。

「形成共識」本身即需要持續有效地不斷進行溝通，因參與者各自擔任企業不同職務、所屬不同功能單位，當中勢必存在「訊息不對稱」或「本位主義」的問題，讓溝通更添挑戰。

善用通用工具=取得共同溝通語言

提到「前置的作業」，是共識營本身流程規劃、軟硬體籌備安排外，最重要的階段。它重要之處，在於參與者可預先透過分析工具，提前「了解」預期形成共識的議題，以利後續產出有效的策略。因此，善用策略分析工具，審酌內外部環境影響企業的因子是必要的。其中，由外而內(outside-in)的分析工具，可運用「PEST分析法」；由內而外(inside-out)則可運用「SWOT分析法」。

‧通用工具1：PEST分析法

PEST分析法(PEST Analysis)取自Political（政治）、Economic（經濟）、Social（社會）與Technological（科技）4個英文字首組成，透過政治(P)、經濟(E)、社會(S)和科技(T)4個層面的角度，分析外部環境情勢對企業本身的影響，有助於更周全地進行策略擬定。

例如：今日企業面對全球淨零排放、聯合國永續發展目標SDGs、智慧製造與數位轉型等，所衍生對企業要求與影響的議題，即可列入分析考量。

‧通用工具2：SWOT分析法

SWOT分析法(SWOT Analysis)取自Strength（優勢）、Weakness（劣勢）、Opportunity（機會）與Threat（威脅）4個英文字首所組成，主要用於分析企業本身的優勢(S)與劣勢(W)，以及企業所處競爭環境面臨的機會(O)與威脅(T)，進而在交互分析中，擬訂出S-O、S-T、W-O及W-T等策略。

例如：今日企業面對永續發展ESG、低碳與綠色轉型、CSR企業社會責任等相關影響議題，即需藉此工具找出企業因應或轉型對策。

積極溝通協調：在異中求同

分析工具的應用，即是溝通的重要方法之一。選擇成熟、通用的工具，可減少參與者對工具使用認知與應用手法的不足。當使用相同的分析工具，即是讓彼此多一個共通語言，能在相同的分析工具中，提高至企業的視野，更有助於「異中求同」，增加著眼共同利益的立場與角度。在未達成共識，必須加強溝通之際，此處提出「共識營舉辦前」及「共識營舉辦中」的參考做法。

‧共識營！舉辦前

共識營舉辦前，建議至少在前1個月，企業內籌辦單位即可啟動策略議題提案。參與者可以企業中功能部門別為單位，以PEST分析法及SWOT分析法，提出對企業與自身部門現況與未來營運的分析，藉以提出策略構思、外部尋求資源及內部支援項目；各功能單位同時針對營運中需跨部門溝通、協調的關鍵議題，設定議題當責人，負責展開跨單位議題意見的蒐集與整合。

‧共識營！舉辦中

共識營舉辦中，即在於2天1夜的議程安排。除各單位例行業務檢討與展望報告外，重點應在企業與部門未來策略的激盪，藉此再進行充分溝通交流。此處常運用「腦力激盪」，就共識營前所彙集的意見，在共識營會場中再集思廣益。議程的進行，可以設計「輪動討論」，各策略議題的負責人，依排定的時間及部門順序，輪流至各功能單位進行議題討論，彙整意見、合作資源與支援項目，並向下展開「行動方案(Action Plan)」。

彙集群體智慧：擬訂行動方案

年度單位的「行動方案」，即是指經由策略共識營過程，各功能單位呼應企業目標，彙集參與者的智慧，在訂出策略方向之後，納入可行的資源，所形成可付諸行動的計畫。

該行動方案可搭配「5W2H」及「PDCA」的管理思維與運作進行檢視，確保計畫的完整度、可執行性，讓行動方案能真正具備呼應策略、達成目標的實質成效。

‧5W2H

針對行動方案，由5W2H切入思考與檢視。5W依序為「What、Why、Who、When、Where」，以及2H的「How、How much」。

該項計畫是「要做什麼？（具體行動項目）、為什麼做？（關鍵！要能支持策略及目標的達成）、誰來做？（一定要有當責者及執行人力需求評估）、什麼時候進行？（計畫展開期程）、在何處進行？（組織內或外）」，以及「如何進行？（須應用技術或方法）、所需經費？（有經費支出，就須提案編列預算）」。

‧PDCA

行動方案的執行，須具備「PDCA管理循環」的思維，依「Plan計畫、Do執行、Check查核、Act行動」在周而復始的過程中精進。

周全計畫(Plan)之際，必須與部門及個人績效管理進行連結，並與獎勵制度連動；展現全力以赴的行動力(Do)，更須在執行過程中設定「查核點(Check)」，建議每季有專人定期進行追蹤管理、異常提報，檢視目標達成率，如有經費編列，也須含括在檢視中。具經費編列的方案須進行合理成本效益分析，才能回饋(Act)方案執行做法的精進，對策略與未來資源的分配更精確及掌握優先順序。

「1場共識營」的成功關鍵

企業舉辦共識營活動，有純為遊憩玩樂；有僅為一般訓練；或有如「大拜拜」，即熱熱鬧鬧的2天活動後，對組織未來發展無具體助益，因此仍須回溯企業辦理共識營目的是否達成。

此處筆者就協助企業推動共識營活動的經驗，提出以下幾項可運用搭配的活動，提供參考：

‧盛重儀式展現責任

→宣示

以部門為單位安排上台，在最高經營者及所有參與者面前，對於企業所訂年度目標與策略，宣示全力以赴。可適時搭配具氣勢的音樂襯底，在儀式感的情境中，慎重以對自身承諾與增加自信。

→發表

部門的行動方案，含括跨單位的合作計畫，可參考5W2H管理思維，以正式報告的形式向與會者發表，公開說明具體方案內容，展現「說到，亦要做到！」的決心，同時增加與會者的共同認同。

‧動靜活動多元兼具

→動態活動

策略共識營過程，前述「腦力激盪」、「輪動討論」可視為動態活動的進行手法或方式之一，其他諸如：「魚骨圖法」、「KJ法」、「海報式討論法」等，皆是有助於議題討論及團隊共識凝聚的方法。

設計議程過程，可以多元方式穿插引導使用。本文以年度策略及行動方案為例，參與者設定為中高階主管，列舉的活動手法皆於會議中或室內進行，而隨共識營舉辦的目的不同，例如：為建立團隊合作、凝聚互助互信等，則另有以任務遊戲或戶外團隊競賽等方式規劃，企業籌辦時，可依目的與參與人員進行設計。

→靜態活動

以上課聆聽為主，可規劃如：策略大師講座、未來趨勢議題等活動（時間長度建議1小時左右）；也有企業會選擇在議程中安排1小段時間，讓與會者暫時放下平日繁忙公務，由專家引導靜心冥想，在輕柔音樂中，適當舒壓沉澱心靈，相信此更有助與會者回到職場議題中，有更清晰的思維、更穩定的情緒，面對繁多的事務。

‧當下熱情轉化承諾

→策略目標圖像化

有道是「文不如表，表不如圖」，當企業擘劃出策略及目標，除以文字進行闡述，或以表格展現未來短中長期績效目標，在今日的應用上，多已引導參與者試著將策略及目標圖像化。

例如：「團隊資源整合」以航空母艦戰鬥群圖像呈現任務分工、團隊作戰的態勢；近年追求企業永續ESG及淨零排放，也有以枝繁葉茂的大樹圖像，意會綠色轉型的發展與茁壯。此些繪製完成的「策略意象圖」，可於其後懸掛辦公室明顯處時時提醒團隊，並向外有效傳達策略理念與構思。

→寫給自己未來1封信

「給自己未來的1封信」為筆者企業輔導共識營中，常運用的活動。前面提到宣示或發表，皆屬對眾人的溝通、對他人的承諾，然而人生最可貴在於能「對自己許下承諾」。因此，常在輔導共識營末，安排每位參與者親筆寫下對自己的承諾，這是對自我的溝通。待來年共識營時，自己再拆開此信箋時，即可檢視自我承諾完成了多少。

「策略共識營」的舉辦，聚焦企業的永續發展，聚集推動與支持企業運作的夥伴，在具張力時間內，藉由精確有效的活動安排，激盪眾人智慧，解決目前問題，展望未來機會，凝聚對企業願景、策略與實踐行動的共識。1場成功的共識營，能繼往開來，在未來企業營運開花結果的成果中，更可回見當初共識營中播下的種子。

【完整內容請見《能力雜誌》2022年12月號，非經同意不得轉載、刊登】