經濟選書/階梯式進步思維 養成部屬能力
無論多麼優秀的人,也不是一開始就可以把工作做好。年紀輕輕就當上主管的人,很容易有這種想法:「我當初可以做好,不懂為什麼部屬辦不到。」
沒有完全不會做事的部屬,他們只是尚未做好而已。他們今後會再成長,主管需要等待。
等待對方成長,主管需要擁有階梯式進步的思維:把教導過程分為「知道→理解→會做」這幾個階段來思考。
從接受主管指導到會做,需要先理解,才能做到。當部屬在咀嚼期間,主管需要耐心等待,如果直接繼續教下去,那麼不管教多少次,對方都無法做好。
教導時需要分別運用教育方式(教導)和教練方式(引導),讓部屬可以依「知道→理解→會做」步驟漸漸進步。比如,在員工培訓中教導工作內容時,如果是一般培訓,通常是主管傳達工作內容、員工「知道」,或者,讓對方提交報告等,藉此引導他們「理解」。
但是,僅憑這些,他們並不能達到「會做」的階段,之後還要利用實際演練、OJT(On the Job Training的簡稱,一種培訓方式,主管透過日常工作,教導部屬、普通員工和新進員工必要的知識、技能、工作方法。特點是雙方一邊示範講解,一邊實踐學習),帶領他們直到能勝任工作,這樣部屬才算是會做工作。
近年來,招聘人員時,逐漸有追求即戰力的趨勢,隨著賣方市場持續發展,今後這種趨勢應該會更加激烈。不管怎樣的員工,你都有辦法協助他成長,這會是你職涯中最大的武器。
當你需要提供建言時,先表揚後再切入正題,對方會更容易接受並真誠回應。如果你突然指出問題,即使你是對的,對方也會因不想再受傷,而找藉口回嘴。
例如,你說:「你這個月工作沒有達到目標。」對方可能會回:「這個月沒達標是因為天氣不好,客戶沒辦法來公司。」所以一定要先表揚,「前幾天你接待客戶時做得很棒」,他們會知道「主管有在關注、理解自己的作為」,因而願意聽你的話。
自己做得好的地方備受認同,員工就更容易自動自發,想出對策,又甚至提出一些積極的提案,像是「我想請組長一起協助」。
想使部屬主動做事,需要了解什麼是「KPT」,此名稱取自持續(Keep)、問題(Problem)、改善(Try)的第一個字母,是指從這三個要素來實行回顧與採取下一個行動。
透過回顧,總結出現況當中好的地方和問題後,進一步決定下一個行動,如此一來,就可以形成「行動→改善→行動」循環,而主管要和底下成員一起協調這個循環內容。
很常碰到主管只根據現狀和問題決定提高更多預算、增加更多計畫,卻沒有明確決定要由誰去做,導致無法付諸執行,一個沒有執行能力的組織,恐怕會讓優秀年輕人辭職。
若要避免陷入這樣子的情況,你應該與團隊一起明確決定KPT後再推進業務。
改善比什麼都重要,只要將這一點具體化,並落實到日常業務,屬員就會自動自發採取行動。
(摘自《讓部屬拿出能力的方法》,大是文化出版)
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