經濟選書／三分鐘故事 成功做簡報 

簡介一個專案或進度時，如果你只有短短幾分鐘的時間告訴觀眾他們所需的訊息，你該說什麼？

在這個精簡的濃縮版本中，你必須涵蓋關鍵訊息，這點至關重要。同樣重要的是，要充分了解哪些細節可以被省略。在你遇到利害相關人士（例如，在電梯裡偶遇或視訊會議裡第一個出現的人），三分鐘故事非常有用，可以讓你快速掌握最新進度或獲得一些回饋。三分鐘故事的一個關鍵字——故事。我們給它一個簡單的定義：有情節、有轉折、有結尾的內容：

1.情節：你為觀眾設置的背景。

2.轉折：觀眾須知道的新訊息。

3.結尾：你希望觀眾採取什麼行動。

你的三分鐘故事一旦完成，就成為一個參考錨點，你再根據需要看是否得擴展或壓縮故事（這兩個額外工作同樣重要）。不過，在擴展故事之前，我們得先練習如何壓縮故事。

我之所以先介紹三分鐘故事的概念，係因把整個劇情濃縮到單一句子是相對比較困難的過程，這正是我們接下來要做的事。

1.構思核心想法：我們經常在尚未確定目標之前就使用工具，埋頭構思內容。核心想法就是所謂的終極目標——你想傳達的關鍵訊息。把核心想法看成指引方向的北極星，引導你寫出替自己溝通加分的內容。一旦完成核心想法，彷彿就有了內建的石蕊試紙，用來測試你考慮納入的內容是否合宜：這內容能否成功傳達我的核心想法？

2.清楚表達你的觀點：這一點鼓勵你具體表達你對某事的看法。我有時看到一些人因為受限於一句話的篇幅，掉進以下的陷阱──對核心想法的表達過於籠統空泛。例如：「我們得改善作業流程以便提高利潤。」

雖然沒有人反對這種說法，但這說法其實沒有意義，因為過於抽象，缺乏具體或吸睛細節。若想成功，你應該往另一個方向發展——讓這句話更具體。例如：「先解決我們銷售過程的這個痛點，估計可以保住的潛在客戶上調10％，確定他們不會因為銷售過程而選別家，這可讓我們增加30萬美元的利潤。」另外，可根據不同的情況和觀眾，重新調整用字或提出明確的行動。

3.傳達牽涉到哪些得失與利害關係：核心想法的目的之一是傳達會涉及哪些得失與利害關係，不過講的是你的觀眾有何得失。這往往意味典範轉移（paradigm shift），因為你更習慣從你的視角而不是從觀眾視角，解釋為什麼大家應該關心這個問題。針對你的觀眾，定調你的核心想法，亦即聚焦於對觀眾而言最具吸引力的內容。這個吸引點通常被稱為價值主張（value proposition），用來回答「為什麼觀眾應該聽你講話」的核心問題所在。

你可以用正面或負面的框架表達觀眾會有哪些得失或利害關係。正面框架聚焦於觀眾可以受益什麼，或是如果他們按照你的建議行動會得到什麼好處。負面框架則相反。如果他們對你的建議不予理會，他們會損失什麼，或是會承受什麼風險？

（摘自《說一場有故事的簡報》，商業周刊出版）