ESG最前線／數位轉型 提升溝通成效

「職業安全衛生管理辦法」將管理人員要進行的「自動檢查」分為三大類，分別是「定期檢查」、「重點檢查」、「作業檢點」。因為「檢查事項」、「檢查周期」的規範眾多、範圍廣泛，傳統流程一直存在很大的改善空間，也成為「數位轉型」的契機。

A君是某工廠的「環安衛部門」主管，幅員廣大的廠區內，需要檢查的機械設備多達數百項，他所面臨的管理挑戰可以分為兩大類。

首先，由於各機器設備的「檢查周期」各異，從每日的作業檢點如：一般車輛、固定式起重機的運作狀況，到每一月、每三個月、每年要做的定期檢查如：各種機器設備的儀表、電路、配線等，採用傳統人工作業方式來管理檢查結果，不容易區分出輕重緩急。

其次，這些紙本的檢查表單分散在廠區各單位，數據的紀錄、更新、回收、統計、歸檔等程序以人工作業來進行的效率低落。不管是部門內的例行會議，或者跨部門的經管會議，同仁都耗費大量的時間精力在做價值不高的資料彙整。

在進行「數位轉型」後，所有檢查表單存放至雲端平台，負責自動檢查的同仁只要透過手機或平板電腦，即可快速完成資料的輸入。至於管理者需要的各種統計分析，也幾乎在資料輸入的時候就已同步完成，大幅降低溝通成本、提高管理成效。

在許多專家的字典裡，「管理」就等於「溝通」。從第一線的工作說明、指派、指導，到中高階主管的管理決策，都是由一則又一則的訊息所構成，差別在於訊息的數量多寡、品質良窳。

當組織內的訊息或數據，無法在最短的時間內、傳遞給最需要的人，就是一種低效率的溝通。

換言之，當數位工具可以將雜亂四散的資訊，用最簡單、省力的方式交到管理者手上，以做出合理決策與適當行動，看似冷冰冰的科技其實也在「廣義的溝通」過程，扮演至關重要角色。