【職場生存之道】陳麗卿／讓語音訊息成為你的溝通致勝場

傳訊息時，你喜歡使用語音訊息嗎？

或者反過來問：你喜歡「收」語音訊息嗎？

語音訊息這項功能在各大通訊平台都已經不是新鮮事，因為只需要錄製一段語音就能直接傳送，對傳送者既方便又有效率。然而，對於訊息接收者來說呢？相對於閱讀文字簡訊時，只消望一眼就能略知內容，收到語音訊息卻需要找到適合的時機才有辦法聆聽，也可能在聽完一遍之後，因為沒聽清楚或漏聽重要資訊，還得重頭播放，更別說收到超過三分鐘的長語音訊息時，若預期對方說的並非要事，基本上就不會想聽了。到底使用語音訊息時，該注意哪些關鍵，才能夠讓自己傳得很方便、對方收得很有效率？

語音訊息傳遞注意事宜

我發現善用語音訊息溝通的高手們，可以分成兩類。

第一類人擅長「說之以理」，他們有著純熟洗鍊的口語表達技巧，說話邏輯清楚、條理分明。第二類人則擅長「動之以情」，聲音溫暖富含感情是他們的強項，因此也很善用此優勢來表達思念、諄諄勸說、療癒撫慰。如果你的表達特質也符合以上兩種，那麼語音訊息很可能就是你的致勝點，不妨多加運用。

然而，有時候我們之所以傳語音訊息，不是因為「想要」，而是因為「需要」，例如老花眼、不擅長手機打字，或是忙碌時想迅速交代事情等。這時，建議你運用以下幾個語音傳達要點，特別是在商務溝通場域。

◦將語音訊息視同三十秒至一分鐘的簡報，謹慎以待。

◦傳訊息前，先在腦中規畫好結構，再一一說出。

◦先說主題、結論，再講原因。

◦善用列點法，例如「關於昨天的活動，我發現三個可以改善的點，第一個是……第二個是……」。

◦避免「嗯……啊……對對對」等無意義的贅字。

選擇最適合的訊息形式

相對於文字訊息，可以快速瀏覽後，再對有興趣的部分細讀；語音訊息則需要收訊者刻意空出一段時間專注聆聽，才能了解內容。因此，當你的訊息需要對方即時回應時，用文字訊息傳遞會比與語音更有效率；即使非得使用語音不可，也可以在傳送語音後加註一段文字訊息：「上面的訊息是關於OO事情，需要今天上午處理」，讓對方一目了然，並做出相對應的處置。

此外，如果你知道對方視力不佳或不擅閱讀，與其傳長篇文字訊息給他，不如選擇用語音訊息，讓對方更輕鬆地接收，也是一種體貼。

收到語音訊息，條列重點再度確認

前面說的都是「傳」語音訊息，那麼「收」到語音訊息時，又該怎麼做？我的同事心怡有一個很好的習慣：每當收到語音訊息時，他不會只回一個「收到」，而是會將訊息內容用條列式的方法筆記下來，並即時回覆在對話中，如有不清楚的地方也提出來確認。例如：

「以上三點收到，

1. 活動改9:30開始

2. 通知攝影師提早到→已通知

3. 邀請陳副總，想確認是OO公司的陳XX副總對嗎？」

不只是收到，而具體說明「收到了什麼」，這樣的習慣讓雙方能確實對焦想法，而如果傳訊者發現稍早語音訊息中有某件事表達得不夠清楚，也可以即時說明，讓溝通更精確有效率。更棒的是，日後若需回溯查詢，只要在對話框中搜尋關鍵字就可以查得到。

掌握方法，就能讓語音訊息不再費時耗神、消磨心力，而能成為人際傳情、職場達意的最佳技能。