管理錦囊／檢討財務報表 即時處理異常

台灣企業負責人多半非財金背景出身，財務報表涉獵未深，每個月開業績檢討會時，都是由財會部門提供財務報表進行分析，然而，開會時財會人士解說報表太過專業，以致無法針對問題找到解決對策。

企業最常用的業績檢討報表是損益表，財會部門每月都會依據捐益表內的資訊來做業績報告，由於損益表內所顯示的資訊都是總額資料，沒法做業績分析，例如損益表第一欄是營業額，若營業額統計出來是3,000萬元，到底好還是不好？首先須和上個月比較或和去年同期比較，看看有沒有進步？接下來還要和同業比較，看看有沒有競爭力？而營業額只記載一個總金額，只能做總數分析無法做細項分析。

想要了解經營成績，營業額還要往下展開，看到底是內銷成長還是外銷衰退？若是內銷好，還要展下去看到底是北區成長還是中區衰退？若是北區衰退，還要進一步查看是中山區衰退還是內湖區衰退？若是內湖區衰退還要查看是經銷衰退還是直銷衰退？若是直銷衰退還要進一步查看業務員甲不努力還是務員乙未達標？最後再展至哪個客戶不下單、不買哪些產品？如此層層剝析，才能找到問題對症下藥，進而解決問題達成目標。

其次，本月成本比上月增加1,000萬元到底是什們原因？損益表內的銷貨成本同樣只有一固總金額，無從了解原因，必須先與上期、去年同期比較，然後再往下展是那一固產品的成本比上個月增加，找到產品後再往下展至是料還是工、或是製造費用增加，若是材料成本差異最大，再誰一步看是A原料還是B原料，然後再展至「損耗率」、「採購單價」、「不良率」、「稼動率」、「交期延誤率」…哪個參數？

最後還要設計內部管理報表，查看發生在那一天、哪一個成本中心、班、機台、哪張製令等，才能找到問題位置。

我以前在上市公司擔任財務主管時，老闆看不懂財務表，他也不想懂財務數字的由來，也不要看PPT（Power Point），只要求將每月的經營成績濃縮成一張A4的紙做重點說明，並用口語化解說業績衰退的根源，進而提出解決方向或對策，讓大家都聽得懂，然後進行討論。

經過二年的研究，要做到依老闆的要求濃縮成一張A4的紙，唯有設計各部門的部管理報表，才有辨法幫老闆看懂財務報表解決問題。

各部門部管理報表產出後，再繪製魚骨圖找原因，找出比重較大者，排定優先順序，追至根源，然後再提出改善對策。

例如，毛利率是毛利／營業額，若當月毛利率20%究竟好不好？首先要與同業、上期、去年同期、預算做同一基礎比較，比標準高就是總數好，但要進一步分析是內銷高或外銷低、是材料成本高或加工費低等細則，則要看管理報表才能找到問題。

財務報表產生是在事後，而公司經營活動是動態的，由報表產生到檢討報表，其間資訊的變動，外部人士無從了解，因此營收與費用必須採用預算與日控制。

例如昨天銷售是否達到月目標的三十分之一，若未達到，營業主管會在今天立即開朝會，追補昨日的不足。

成本部分採用標準成本做即時控制，例如：8點材料超耗，8點1分立即產生異常處理報告，馬上提出改善，才能對症下藥找到問題所在。