管理前哨站／KJ資料整理法 六步驟掌握要領

改善工作，解決問題是經理人的天職，他們都會尋求最經濟有效的辦法，不會只侷限於採用單一方法，而是同時採用幾種方法，多管齊下，交互應用，迅速有效也解決問題。「KJ資料整理法」就是結合腦力激盪法、次數分配解析法、柏拉圖法、關鍵重點管理法等，以期全方位解決問題。

KJ資料整理法的實施，可區分為六大步驟，每一個步驟各有其要領，按部就班，掌握要領，可以加速解決問題的速度，提高解決問題的效果。

一、激發構想：針對所要解決的問題，鼓勵員工熱情參與，一起腦力激盪，激發出所有的可行方案。腦力激盪過程中嚴守不批評、不嘲笑、不打壓原則，充分尊重個人意見。方案不嫌多，只怕遺漏關鍵方案。將解決方案具體寫在便條紙上，每一張便條紙只寫一個方案，方便溝通與後續整理分類。

二、審慎篩選：逐一檢查每一個方案的完整性，並且確認其原始意義、對工作改善的重要貢獻與意涵。然後進一步審慎、客觀地評估每一個方案與所要解決問題的關連性，剔除不相關、不適合、沒有意義的方案。

三、整理分類：將激發及篩選過的方案，根據某一特性或原則，應用統計學的資料整理技術，例如顧客對公司產品、定價、通路、服務、廣告、促銷的意見，予以整理分類，把相近或相似的方案歸類在一起，分別給予適當命名。此時會發現可整理歸納為許多分類。

四、重新分類：將上一步驟整理出來的分類，進行第二層次的評估，根據方案的性質、意義與原則，例如有關材料、製程、服務流程、顧客滿意、售後服務等，再行分類，重新命名。此一步驟旨在縮小問題的範圍，聚焦於找出初步可行的解決方案。重複此一步驟，繼續整理，再次分類，會發現可行的方案逐漸浮現。

五、確定方向：可行方案通常不只一個，而是有少數幾個方案可供選擇，此一步驟旨在確認各方案的真正可行性及其改善價值。秉持客觀態度，審慎評估，仔細確認，最好是輔之以量化指標，凸顯方案的價值與說服力，方便比較，應用柏拉圖法及關鍵重點管理法，據以排定優先順序，做為工作改善的備選方案。

六、選定方案：根據前述各個步驟的邏輯推演與整理分類，配合公司的管理決策，在備選方案中選擇一個最適方案，並且付之實施。雖然有量化指標可資佐證，企業決策選擇尚須考量許多內外因素，例如當時的經濟狀況與競爭環境，經營者的理念與企圖心，公司的資源與能耐。綜合這許多因素後，常常是務實的選擇「最適決策」，不見得都能如願的選擇「最佳決策」。

工作改善、解決問題，可謂千頭萬緒，要從中理出條理，不是件輕鬆的差事。然而選擇對的方法，可以收到事半功倍的效果，發揮「改善」的意義與價值；選擇錯誤的方法，可能會走上事倍功半的結果，徒勞無功，甚至淪為「改惡」的下場。

KJ資料分類法將許多非量化改善意見，應用符合邏輯的科學方法，發揮整理、歸納、分類功能，把原來只見雜亂無章，毫無頭緒的改善意見，整理、分類、歸納成條理分明，邏輯清晰，管理意義鮮明，改善價值彰顯的解決方案，使經理人得以看清問題的本質，從容而信心十足的下定解決問題的決策。