數位沛方／建立SOP 掌握三大原則

這幾年輔導的團隊中，有一些是屬於比較年輕的企業或是部門，他們最常面臨到的一個問題，就是不知道該怎麼做才是比較好的做法。因為公司太年輕，大家都沒相關經驗，在草創時期員工人數少時，管理還算容易，但當規模逐步成長，更多人加入團隊後，因為過往大家各自的經驗不同，就會開始造成作業上，無論是在分工或是做事順序方面產生歧異。

各種歧異會影響工作上的效率，這時候就很需要建立標準作業程序（SOP）來協助管理。以下是企業做SOP時需留意的三個狀況，分別說明如下。

一、找公司最熟悉該職務的人來做

寫SOP時，務必要跟第一線實作的人來討論如何撰寫，而不是由一個不負責該項目的管理層撰寫，因為若不是真的實作，很可能會不知道做快做好工作的關鍵點為何，容易變成紙上談兵。而若把這樣的東西拿去給同樣不熟悉作業流程的新人去做，很可能造成工作效率更加低落。

二、圖文共存方便閱讀

因為組織中每個人都有自己要做的工作，所以當新人加入後，很難隨時有人跟在旁邊指導，因此在製作SOP的內容時，最好能將文字與圖片共同加入，甚至可以加入影片的部分，方便新手獨立學習操作。

不過，請記得不是把SOP丟給新人後他就一定能自己操作，仍是需要有較熟悉相關作業的同事定時關心學習進度，避免新人覺得都沒人在關心或教學，而產生離職念頭。

另外，因為這份手冊有可能是給剛出社會的新鮮人或剛投入產業的新人看，因此在用詞上也建議通俗易懂，或專有名詞旁要註記說明。

三、定期檢視SOP內容

科技進步神速，過往最佳的作業流程，很可能會因為新工具的導入而變成過時，所以組織可以定期找相關的同仁來討論，該作業流程是否還適用？是否有機會讓整個流程是更有效率？因為改善效率，就是增進組織的競爭力。

例如常見的簽核作業，從過往動輒要好幾天的紙本南來北往送達，到現在電子簽核只需要短短數分鐘甚至數秒，都是在幫我們和時間競賽、更有效率的作業。

以上三點，是我自己在協助企業時發現最常卡住的地方，特別是對於完全沒做過的組織或個人，第一次製作時一定會覺得很困難，甚至不知道到底某個動作是不是需要記錄、或懷疑這樣真的就是最好的做法嗎？這都是很正常的狀況，建議能記錄細一點就不要寫太簡略，因為很可能習以為常的事情對新人來說是他從沒想過的。

至於是不是最佳的作法，如同上面提過，作法很可能會隨著時間進步，所以若之後發現更有效率的完成方式，那就再更新調整。

在員工愈來愈不容易找的情況下，我們必須想辦法讓願意來的新人能夠快速上手，不但能增加有效的工作人力，員工也會覺得這是間有制度的企業，也更容易進入狀況，替公司帶來產值。