遠距工作者必看!12步驟提高「虛擬會議」成效

(圖/Unsplash)
(圖/Unsplash)

文/鮑伯.福瑞奇(Bob Frisch)、凱瑞.格林(Cary Greene)

企業爭相以差旅限制、安排遠距工作等措施,保護員工免於感染傳播中的新冠肺炎,而接下來很有可能取消親自出席與團隊、顧客或供應商的會議,為期數天,甚至可能長達數週。

在最佳情況下,只要有一或兩名出席人員是打電話進來開會,會議的成效就會開始降低。其中的原因很多。出席人員通常把虛擬會議當成可以一心多用的時候。會議主辦人也往往較不留心處理會議中談話的目的和會議設計。相當常見的情況是,會議由一、兩名與會人員主導,其他人則袖手旁觀、注意力渙散。

但情況不見得一定會是如此。即使是因為害怕感染疫病,而臨時決定採取虛擬方式進行的會議,都可以運用基本的會議最佳實務、容易實行而成本不高的科技,來提高會議成效。

以下這12個步驟,可以助你提高虛擬會議的成效。

1.運用視訊為了讓與會人員覺得大家全都身在「同一場」會議裡,請捨棄傳統的電話會議,改為視訊會議,像是Zoom、Skype和GoToMeeting等,這有助於對話的個人化,並讓與會者認真參與。

2.雖然如此,還是務必提供電話會議的選項。視訊會議可以有很好的成效,但它仰賴強大的網路連線,而這個條件不見得一定存在。大家還是需要能透過聲音參與會議的選項,但要清楚表明,視訊優先是新常態。

3.預先做技術測試。最令人洩氣的情況就是,會議一開始就出現15分鐘的延遲,原因是大家需要下載軟體、視訊故障等問題。在虛擬會議開始之前,所有與會人員都應該測試技術設備,確保自己能順利使用主要功能。切記,與供應商或顧客談話時,你的團隊可能必須先熟悉不同的套裝軟體。

4.務必讓大家看得到臉。如果與會人員可以看到彼此的表情和肢體語言,視訊會議會更有效。要求每個人坐在靠近網路攝影機的位置,有助於重建親自出席會議現場的親近感。

5.堅守開會的基本原則。開始談話之前,設定清楚的目標,如果恰當的話,預先發送文件讓大家先讀。在會議中使用議程,設定會議基本規則、安排休息時間,並在會議的每個階段和全程結束後,清楚制定後續步驟(包括時間和責任)。

6.盡量縮短報告時間。唯一比親自在場會議裡進行冗長報告更糟糕的事,就是虛擬會議裡的冗長報告。會議應該用於討論。背景資訊應該事前提供。如果有人必須做報告,可用螢幕分享以引導對話,這樣與會者就能真正「看著同一頁」,有相同的理解。但還是要優先採用對話而非報告,盡量增加大家可看著彼此的時間。

7.進行破冰活動。雖然我們並不熱愛進行破冰活動,但很重要的是,在大家可能感到孤立時,運用每一項能強化人際關係的工具。另外也很重要的是,要知道有哪個與會人員有親朋好友或親人正在與病毒對抗,因此,「談談近況」之類的做法就有幫助。

8.指派主持人。虛擬討論通常比現場面對面討論更難以管理。一個有助益的做法是,指派某個人引導對話,讓其他與會者專注在內容上。主持人也可以運用意見調查系統,以了解與會者在某些問題上的態度,確保所有意見都能被聽到。主持人也應該要能解決會議所用技術設備的基本問題。

9.點名發言。進行虛擬會議時,一個更具挑戰性的層面,是如何讓每個人在無法彼此商討下參與。為了防患於先,我們建議定時點名每個人發言,甚至在決策拍板定案之前,以虛擬方式輪流逐一發言。有些套裝軟體甚至能讓想要發言的與會人員「舉手」。這有助於主持人總結會議,但不至於有遺漏內向與會人員意見的風險。

10.即時取得回饋意見。在虛擬會議當中蒐集並處理高品質的意見,會有困難,尤其是因為更難解讀視覺線索。你可以運用像Poll Everywhere等電話調查工具,即時向與會人員蒐集他們對特定主題的回饋意見。保持調查的開放度,並與視訊會議分開,以免干擾對話。參與者需要清楚的指示,以了解如何操作意見調查系統和相關做法,但群體能迅速抓到訣竅,因此相當值得花心力學習。

11.不要怕處理困難的議題。虛擬會議是經由學習而養成的行為,一旦你和你的團隊開始對這種工作方式感到自在,就會很驚訝你們可以從中得到那麼多收穫。你可能很自然會想把困難的議題,留到大家都親自在場時再討論,但這恐怕不是可行的選項。因此,不要迴避具爭議性的主題。

12.趁大家還同在一處時,練習一或兩次。下一次幕僚會議就用虛擬方式進行,讓每個主管待在自己的辦公室裡,在沒有人協助下登入網路會議。在會議結束後,聚在一起分享這段經驗。有哪些環節進行得很順利,哪些不順利?你們的虛擬會議要如何改進,才能和親自在場會議一樣有生產力?

在接下來幾週,無法和同事同在一處工作,可能會變成重大挑戰。為了讓虛擬會議發揮成效,你可能需要調整團隊進行虛擬會議的方式。但現在花一點心力來做準備,到時候可以發揮重大作用。(周宜芳譯)

●本文出自《哈佛商業評論》全球繁體中文版2020年5月出版之〈數位抗疫力特刊〉。


【抗疫不忘管理力】《哈佛商業評論》電子雜誌主題展,全系列單本79折!

在這個前景未明的時刻,居家辦公、遠距協作可能成為未來新常態,面對工作模式急遽變化,我們希望提供焦慮的你,能夠馬上參考、依循的最佳管理指引!

借鏡各國企業抗疫經驗,《哈佛商業評論》全球繁體中文版與你一起邁步向前。

活動期間:即日起至2021/06/10

活動連結:立即前往


哈佛 新冠肺炎 疫情 視訊 讀書吧

相關新聞

《君王、疫疾、世界史》早期就有的苦難──痛風

這些領導人都有病!? 揭開古今掌權者費心掩飾又無可奈何的病史與真相

白先勇熱淚撰序──奚淞《給川川的札記》6/17傳愛上市!

只要心中存愛,生命總有活泉。記得!川川。

會賺錢的人,不會召開「六人以上的會議」?

會議是賺錢還是浪費時間,差異在於「人數」跟「時間」

除了定時定量訓練、營養攝取,運動員還需要「週期化復原」?

很多人認為,復原指的是訓練結束後的那段時間。然而,復原其實也是為隔天、接下來這個星期,以及整個訓練區塊期間的訓練,做準備的一種方法。今天,新科技讓運動科學家能夠更準確地估,運動員內在和外在的訓練量,理論上便可以擬定更好的訓練與復原計畫。

日本精神科權威深析「依戀療法」:為何依戀療法能有效改善各種案例?

妻子的憂鬱、丈夫的酒精成癮、孩子的行為障礙⋯⋯為何我們愛得、活得這麼累,問題卻無法解決? 《依戀,情感關係的溫柔解方: 情感支持&建立安全感,超越醫學觀點的復原之路》由日本精神科權威、暢銷書作家岡田

相愛相殺的危險情人只是開端?聯文新書《愛我》為你踹開愛情黑暗面!

文/亞斯莫 一、本臺獨家 帶您來關心浴室摔倒昏迷的意外事件所引發的案外案。 日前荷沁企業女總裁段柔丹被女性友人發現倒臥在浴室外的走廊上昏迷不醒,經送醫緊急搶救後,昏迷指數停留在「三」,接下來請看

商品推薦

udn討論區

0 則留言
規範
  • 張貼文章或下標籤,不得有違法或侵害他人權益之言論,違者應自負法律責任。
  • 對於明知不實或過度情緒謾罵之言論,經網友檢舉或本網站發現,聯合新聞網有權逕予刪除文章、停權或解除會員資格。不同意上述規範者,請勿張貼文章。
  • 對於無意義、與本文無關、明知不實、謾罵之標籤,聯合新聞網有權逕予刪除標籤、停權或解除會員資格。不同意上述規範者,請勿下標籤。
  • 凡「暱稱」涉及謾罵、髒話穢言、侵害他人權利,聯合新聞網有權逕予刪除發言文章、停權或解除會員資格。不同意上述規範者,請勿張貼文章。