在家工作難溝通又沒效率?成為專業遠距工作者的必備指南

受 Covid-19 疫情影響,全國延長三級警戒至少到 6 月 14 日。去(2020)年疫情於全球爆發時,各國企業也開始嘗試在家上班(work from home)的遠距工作模式。五月這波疫情目前尚未有趨緩現象,遠距工作不僅成為一部分上班族的日常,甚至在未來更有可能改變台灣既有的職場風貌。

然而,事實上遠距工作的缺點,經常被拿出來討論的有溝通效率不彰、連帶影響工作進度的困境,面對這些實務操作上的問題,又該如何解決?而談到遠距工作,不得不談到工作彈性自由的軟體工程師,若你想成為遠距軟體工程師,該做好哪些準備?

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photo◎Unsplash
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想要在家工作?遠距工作的適合對象、工作類型

遠距工作的特點,是幫助人才跨區域限制,找到想要的工作。當台灣人想找國外工作,又不想搬離台灣時,遠距工作就是一個很棒的選項。那麼,誰適合成為遠距工作者?哪些工作類型適合遠距型態?

1. 遠距工作者需具備的特質

第一,遠距工作意味著跟老闆、同事不在同一個空間,自律就是即使別人不在你旁邊,也能高效率產出。

其次,你需要很會寫。遠距工作常常要跨時區溝通(asynchronous),會透過 email、slack,用文字表達想法。Ruby on Rails 的創造者(DHH)曾用一句話描述書寫能力在遠距工作的重要性:「the power of remote work is the power of writing」。

(延伸閱讀:前端、後端、全端工程師必備技能與就業門檻比一比

2. 適合遠距工作的專案類型

(1)以職種來看:

適合遠距工作的開發專案類型,以「軟體開發專案」為主。 另外像矽谷公司,或任何在該地區很難找到好人才的公司,透過遠距工作媒合平台,能幫助他們更快找到更高品質的工程師人才。

(2)以工作類型來看:

需要「即時互動」的工作類型,不適合遠距。若所屬的工作很需要創意、與同事進行腦力激盪,那麼這種需要「即時互動」的工作,更適合在辦公室裡面對面討論。

換句話說,不太需要創新的工作,較適合遠距工作模式。

(3)以產出來看:

遠距工作重視「產出」及「結果」。但若是習慣以傳統方式,使用「時數」來衡量工作成果,這種方式較不適合採遠距模式。



遠距工作的光明與黑暗:踏入前該做哪些準備

遠距工作,讓人不需要待在辦公室就能工作。但這種新一代的工作型態,在執行上會有哪些優缺點?在踏入遠距工作前,又可以做哪些準備?

以優點來說,「掌握自己的時間」會是最大的優勢,省去日常通勤,更可自行決定什麼時候吃午餐。

但缺點就是,「沒人可以聊天」,有時會身心疲憊,需要時間調適。此外,有些工作者會覺得遠距工作「沒什麼事情做」,但其實在專案進行時,不太可能會沒事做,因此更需要自己主動設定工作規劃及優先事項。

(延伸閱讀:當我們討論遠距工作,我們討論的是什麼——遠距工作團隊如何管理?

遠距工作如何提升效率

如何提升遠距工作的效率呢?第一,主動溝通:由於遠距工作無人可互動,主動溝通這時便顯得格外重要。例如用 E-mail 向上回報自己的工作進度、遇到的問題,主動做好向上管理。

第二,時間管理:遠距工作時,當遇到卡關、問題想不出來時,不妨起來走走,休息一陣子再思考問題反而更有效率。而遠端溝通困難,因此如何提升「溝通效率」很重要。舉例來說,可參考下方兩個行動方案:

(1)善用 Slack 小符號表達事情的緊急狀態‍:

Slack 表情符號,事實上可以讓團隊協作更有效率。因為非即時溝通,只使用文字表達時,看不出表達者的心情、及事件的重要程度。

這時候,如果事情緊急,便可使用「❗ 驚嘆號」;當訊息接受方正在閱讀該訊息:使用「👀 眼睛符號」。當傳訊方有不同期待時,如單純給意見,或希望對方幫忙修改時,分別使用不同表情符號。如此一來,就能快速區分事情的緊急狀態,讓團隊溝通、協作更有效率。

(2)與其約會議,不如先用非即時溝通

許多人對「開會」的印象,認為開會很花時間、沒有效率。雖然會議很討厭,但仍有其必要性。因為當公司內部流程不完美時,就需要面對面開會討論。但遠距工作團隊,開會這件事也同樣重要嗎?

建議是,與其約會議討論,不如先用非即時溝通(async)。但如果遇到文字溝通超過 5 分鐘以上,就直接線上討論,花 10 分鐘快速解決。最後,如果線上溝通無法解決,才會約開會。

(延伸閱讀:遠距工作不是夢,PM學習全端網頁開發開啟多元職涯

遠距工作如何評估工作量合不合理

(1)以進度為導向

自主分配工作進度,做得很累、或很閒,都是不合理的狀況。至於如何意識到工作進度夠了,則仰賴自主規劃時程、分配工作進度。

(2)建立儀式感

遠距工作如何區隔工作與生活十分重要,畢竟隨著遠距工作成為日常,工作與生活的界線會變模糊,在家做的事可能會更多。這時候透過建立儀式感,能幫助區分工作與生活。例如早上起來工作,不要穿睡衣,而是換衣服暗示自己在工作,或是先出門走走後回來再開始工作。

結語

因「遠距工作」的特性是與團隊不在同一個辦公室、甚至不在同一時區工作,衍伸了與傳統工作型態截然不同的溝通協作方式。工程師想成為專業的遠距工作者,除了掌握講者分享的技巧、探索遠距工作平台外,也可先從遠端接案平台開始練習,為未來的全職遠端工作做準備。(原文發表於 ALPHA Camp blog

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