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前台積電講師教你SWOT正確寫法 報告不再被退件

情境示意圖。圖/Ingimage
情境示意圖。圖/Ingimage

摘要

1.SWOT分析就是藉由「二分思考法」分析公司內部與外部,公司內部是分析優勢與劣勢,外部是分析外在的機會與風險。

2.內部也可以分成制度與非制度,並將SWOT的優勢與劣勢結合,你就可以思考:公司制度上有哪一些優勢及劣勢;非制度面如流程、管理系統的優勢跟劣勢在哪裡?

3.如果我們評估問題時,都能用二分法拆解,就不會陷入只看某一個面向的框架,還能看到問題的完整面貌。學會二分法,你的思考邏輯廣度將大幅提升,就能更快速的解決問題。

前陣子培訓國內某大金控公司的中階主管,我請學員們用便利貼寫下工作上遇到的問題,以便在課程中討論、找到解決方法。

有一位業務部的學員Peter說,主管要他做產業SWOT分析。但主管看完他的分析報告後,覺得內容不夠完整,要他回去補上遺漏的部分。經過幾天沉澱,他仍找不出內容哪裡有遺漏,因此很苦惱。

另一位客服部的學員Lisa說,每年客戶抱怨的比例都維持在一定的水準,始終無法下降。過去他們一直認為客訴的主因出在產品身上,但就算產品品質提升了,客訴案件依然沒有減少,因此想瞭解還有哪些可能原因被他忽略的。

我告訴他們建立解決問題的思考框架及突破思維慣性的重要性,並傳授了「二分思考法」(Dichotomous Thinking,簡稱DT)。

二分思考法就是底層邏輯

一家公司要做SWOT分析,其實就是藉由二分法分析公司內部與外部。公司內部是分析「優勢」與「劣勢」,外部分析外在的「機會」與「風險」。

內部也可以分成「制度」與「非制度」,並將SWOT的優勢與劣勢結合,你就可以思考:公司制度上有哪一些優勢及劣勢;非制度面如流程、管理系統的優勢跟劣勢在哪裡?

Peter聽到這,終於瞭解SWOT分析的底層邏輯就是二分法。 他說,以後遇到任何問題,他都可以用二分法,找出人事與非人事的問題、制度與非制度的問題、流程與非流程的問題等。

於是,我請Peter幫忙,用二分法提供建議給客服部的Lisa。

Peter指出,因為Lisa提到客服部認為問題出在產品上,以二分法的邏輯來看,非產品的部分有哪些問題呢?有可能是在服務客戶的過程中也存在著問題。

從產品的相關問題再往下思考,找出是價格或非價格的問題?可能產品品質不錯,但價格太高。非價格的部分,會不會是產品功能太複雜,消費者其實不需要如此複雜的功能。從服務的相關問題再往下思考,也許在線上、線下服務的過程中,存在著問題,導致客戶抱怨。

Peter說完這些,發現他解決了自己過去思考邏輯上的大盲點。以往的他容易受限於經驗與思維慣性,習慣把問題歸屬在某一個面向上。如今,終於知道自己做的SWOT分析報告為什麼會被主管退件。

透過這2個例子,各位有發現到什麼嗎?

如果我們評估問題時,都能用二分法拆解,就不會陷入只看某一個面向的框架,還能看到問題的完整面貌。學會二分法,你的思考邏輯廣度將大幅提升,就能更快速的解決問題。

※本文由商周.com授權刊載,未經同意禁止轉載。

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