台積電10年主管:升遷速度快的人 開會時不會做這5件事

情境示意圖。圖/Ingimage
情境示意圖。圖/Ingimage

摘要

1.開會沒效率、開會頻率過高,是許多工作者共有的經驗;會議管理也是許多企業顧問授課的項目。

2.不論是會議參與者、會議主持人,都要注意以下5點:提早15分鐘進會議室、準備會議議程、通知相關決策者參與、充分準備資料、專心參與。

前不久,聽到很多朋友告訴我,居家辦公開的會議,比在辦公室上班時多很多。不知道大家如何看待「開會」這2個字?

有一家快速成長的企業,發現公司內部開會的頻率過高後,認為公司開會太沒效率,希望我針對會議管理議題授課,也希望我分享一些當年在台積電的經驗。

在台積電上班時,我確實看過一些會議管理守則,這些守則慢慢會變成公司開會文化。我也發現,容易升遷的人,都懂得避開一些禁忌,久而久之,主管就會對這些人產生好印象。

1.老闆進到會議室了,會議卻不能開始

假設下午2點開會,主管大概1點58分會進來,如果他進來時,電腦還沒弄好、連線軟體還沒弄好,或者有成員還沒到,這時主管臉色就不一樣了。因為主管時間非常寶貴,所謂2點開會,就是2點開始,會議所有東西都要準備好,等主管一進來,馬上要開始會議。

所以,2點的會議,會議主持人大概1點45分就會進入會議室準備,當天會用到的所有報告資料都預先打開。而開會常遲到的同仁,一定會在主管心中留下不好的印象。

2.沒有會議議程

會議開始前,所有與會者都要清楚今天開會的目的。會議主持人需要在會議之前,向所有與會者報告:這2個小時的會議,會討論什麼?有幾個主題?每個主題大概需要多久時間?

如果會議連議程都沒有,或者實際進行時間沒有照議程控制,整個會議的效率就會大打折扣。

3.相關決策者沒有參與會議

曾經有一次,我在專案會議上報告市場資訊,報告最後,我下了一個結論,並說道:希望處長可以接受這個結論。結果處長馬上問:這個結論有跟你的主管討論過嗎?你的主管今天有來嗎?他接受這個結論嗎?

會議上需要做很多決定,如果決策者都沒有在會議上,老闆會非常生氣,甚至馬上宣布終止會議。有時也會直接請同仁打電話,把相關決策者叫進會議室。當會議出現這種狀況,很顯然,就是會議控制得不當,相關人士可能會因此被列入老闆的黑名單,連翻身都難。

有時也會發生這樣的情況:與會同仁根本不清楚這次會議上會有哪些決策者參加,會議紀錄可能也沒寄給這些人。這都是會議主持人的責任,舉凡會議目的、與會者名單、相關決策者,會議之前要全部了解,在會議正式開始前做好相關準備。

4.沒有充分準備資料,有報告等於沒報告

一般來說,有要討論的議題,必須事前準備資料,就算是不熟悉的議題,也要盡力籌備,充分整理、研究資料。以「在這場會議上結束討論」為目標,否則,討論會不斷往後延,積壓議程,往後的會議會有越來越多懸而未決的事項。導致開會頻率變高、效率下降。

舉一個例子,假設要做競爭者分析,當前市場上有5家競爭者,而你準備的資料只有2家競爭者,這樣的資料量,就很難讓大家在會議上做出決策。這時,你很可能就需要再去找另外3家的資料,在下一次會議上報告,無法一次到位。

另外,即使資料準備充分,太專業的字眼會對溝通理解造成阻礙,你必須將這些資料轉換成簡單的語言,報告給與會成員聽。同時減少文字呈現,多用圖表,會讓會議進行得更加順利。

5.與會者都在做自己的事,不提問

相信大家都有過這種經驗:突然被通知要參加某某會議,卻不知道自己為何要進去。於是進入會議後,默默打開自己的電腦,做自己的事,也不會針對會議內容發問。

在會議中,與會者一定要注意:盡量不要做自己的事,要專心聽。與會者的專心態度、對議程內容進行的提問,都是能讓部門主管對你留下好印象的要點。

大家在工作上都非常忙碌,要讓主管時時刻刻留下好印象,最重要的是把握每天接觸的機會,而開會就是一個很好的機會點。不管你是與會同仁,還是會議主持人,轉變你的開會思維,利用會議好好展現好,避開開會禁忌,你的升遷之路一定不會寂寞。

【延伸閱讀】
·跟到強人主管…學他的做事方法、說話語氣,為何對職涯沒幫助?
·老闆總對你辦事不放心?周品均:做好這件事,贏過95%的人!
·每天最早到、最晚下班...高CP值員工如何淪為中年失業高危險群?
·一位離職PM,給主管的震撼教育:穀倉效應難解,是因為用錯方法了!

※本文由商周.com授權刊載,未經同意禁止轉載。

台積電 職場

相關新聞

前輩工作快10年月薪不到4萬 作業員菜鳥心慌:該跑嗎?

做10年月薪還不到4萬的公司,該繼續待嗎?一名剛換新工作的菜鳥,發現公司資深同事的待遇比想像中低,讓他心中亮起了「人生青紅燈」,猶豫是否該轉職?而網友們雖多半認為這間公司不適合久留,卻也不諱言大環境就

年資17年月薪不到3萬!中華快遞罷工要加薪 交通部回應了

中華郵政子公司「中華快遞」以運送銀行票據為主力業務,但連年資17年員工的月薪都不到3萬元,工會今天宣布發起第一波北部罷工...

公司不提供衛生紙原不以為意 新人驚覺藏「1潛規則」嘆想離職了

景氣差為減少開支,有些公司會限制文具用品使用量,有的可能連衛生紙都不提供。一位女網友剛找到新工作,應徵時公司明說不提供衛生紙使用,她原本還不是很在意,但就職後才發現公司還藏有1項潛規則,讓她決定想離職。真相曝光,眾多網友一致支持她的決定,直言「別想了,趕快離職」。

被客訴罵到超委屈 見紙巾上「18字留言」讓她險噴淚

「顧客至上」是許多服務業的最高準則,處理顧客的抱怨也只能放低姿態面對。一位從事服務業的女網友在工作時收到客訴,第一時間就「向客人卑微的道歉」,但仍被罵到傻眼又委屈,難過之際,收到目擊現場的客人暖心字條安慰,讓她感動到差點在櫃檯直接噴淚。

日薪3800還沒有人要做! 他不解:年輕人不願吃苦?

許多畢業生嚮往高薪工作,有些高薪工作需要付出勞力,讓不少年輕人卻步,日前就有一位粗工師傅表示,他開出「日薪3800元以上」,卻還招不到新人,讓他疑惑「是年輕人不願意吃苦嗎?」

他2年換20份工作遭罵翻 網逆風狂讚這「技能」超猛

近兩年來受新冠肺炎影響,許多行業、店家生計都受到衝擊,也讓不少剛畢業的新鮮人感嘆工作難找。不過,卻有名網友分享,自己的朋友畢業兩年就換了20份工作,且最高工作紀錄才撐了10天。

商品推薦

udn討論區

0 則留言
規範
  • 張貼文章或下標籤,不得有違法或侵害他人權益之言論,違者應自負法律責任。
  • 對於明知不實或過度情緒謾罵之言論,經網友檢舉或本網站發現,聯合新聞網有權逕予刪除文章、停權或解除會員資格。不同意上述規範者,請勿張貼文章。
  • 對於無意義、與本文無關、明知不實、謾罵之標籤,聯合新聞網有權逕予刪除標籤、停權或解除會員資格。不同意上述規範者,請勿下標籤。
  • 凡「暱稱」涉及謾罵、髒話穢言、侵害他人權利,聯合新聞網有權逕予刪除發言文章、停權或解除會員資格。不同意上述規範者,請勿張貼文章。