搶救失焦的線上簡報!WFH遠距報告不煩惱 6招找回聚焦力

遠距辦公線上簡報,是目前常態。圖/林長揚製作授權、幸福文化提供
遠距辦公線上簡報,是目前常態。圖/林長揚製作授權、幸福文化提供

你做過線上簡報了嗎?在家上班或分流上班,近日越來越多人需要透過線上會議視訊,簡報給老闆和客戶聽,但自覺效果和反應比實體簡報差,該如何改善?別懊惱,以下6個祕訣學起來,下次線上簡報表現更完美!

線上簡報與實體簡報大不同。圖/林長揚製作授權、幸福文化提供
線上簡報與實體簡報大不同。圖/林長揚製作授權、幸福文化提供

● 秘訣一:善用視覺輔助

秘訣一:善用視覺輔助。圖/林長揚製作授權、幸福文化提供
秘訣一:善用視覺輔助。圖/林長揚製作授權、幸福文化提供

遠距辦公時,有些人會為了節省時間,只用通話或通訊軟體打字來提案或報告,但這很像即興演講,需要很強的簡報功力,不然很難清楚表達自己的意思。

線上簡報建議要讓觀眾看到畫面,使用投影片、文件、或是手繪都可以,才能幫助對方秒懂,增進溝通效率,並讓線上簡報的體驗更好。

秘訣一:善用視覺輔助。圖/林長揚製作授權、幸福文化提供
秘訣一:善用視覺輔助。圖/林長揚製作授權、幸福文化提供

● 秘訣二:精煉簡報內容

秘訣二:精煉簡報內容。圖/林長揚製作授權、幸福文化提供
秘訣二:精煉簡報內容。圖/林長揚製作授權、幸福文化提供

人在線上會議時的耐心會比較少,因此簡報內容要非常精簡,推薦你使用:紙一張思考整理術!

任何主題的簡報都圍繞著「Why, What, How 」,把簡報內容設定為解答這三種疑問,並限制自己只能用一張紙濃縮內容,簡報就會精準有力!

實作方法如下:拿一張紙畫出16 個格子;左上角的格子寫上簡報主題,上方列寫「Why, What, How 」;左側欄寫第一、二、三點;接著把內容填進去就好。來看個例子:只要依序說明「Why, What, How 」,就可以精簡有力地完成線上簡報。

秘訣二:精煉簡報內容。圖/林長揚製作授權、幸福文化提供
秘訣二:精煉簡報內容。圖/林長揚製作授權、幸福文化提供
秘訣二:拿一張紙畫出16 個格子,上方列寫「Why, What, How 」。圖/林長揚製作授權、幸福文化提供
秘訣二:拿一張紙畫出16 個格子,上方列寫「Why, What, How 」。圖/林長揚製作授權、幸福文化提供

● 秘訣三:投影片調整法

秘訣三:投影片調整法圖/林長揚製作授權、幸福文化提供
秘訣三:投影片調整法圖/林長揚製作授權、幸福文化提供

線上簡報的投影片不用華麗,也盡量少做動畫,以免網路不夠力而lag。直接把紙一張的文字內容,拆開成一張張的投影片即可,例如:將文字內容製作成簡易投影片,就能清楚地進行線上簡報。

秘訣三:投影片調整法。圖/林長揚製作授權、幸福文化提供
秘訣三:投影片調整法。圖/林長揚製作授權、幸福文化提供

● 秘訣四:口語表達密技

秘訣四:口語表達密技。圖/林長揚製作授權、幸福文化提供
秘訣四:口語表達密技。圖/林長揚製作授權、幸福文化提供

想省時間→持續轟炸→觀眾很累

有些人為了想快速的把簡報講完,說話時容易冗長並且連在一起。這會讓觀眾一下子要處理很多資訊,除了消耗心神之外,更容易讓人分心。

建議簡報時可以列點說明,每個重點之間有明顯斷句;每4~6個字做個小停頓。

秘訣四:簡報時可以列點說明,不要太冗長。圖/林長揚製作授權、幸福文化提供
秘訣四:簡報時可以列點說明,不要太冗長。圖/林長揚製作授權、幸福文化提供

● 秘訣五:觀察自身表現

秘訣五:觀察自身表現。圖/林長揚製作授權、幸福文化提供
秘訣五:觀察自身表現。圖/林長揚製作授權、幸福文化提供

線上簡報時,可用平台功能或是手機,將自己簡報的樣子錄下來,持續調整修正,就能讓下一次的線上簡報有更好的表現。

● 秘訣六:不開口也達標

秘訣六:資訊整理齊全,不開口也達標。圖/林長揚製作授權、幸福文化提供
秘訣六:資訊整理齊全,不開口也達標。圖/林長揚製作授權、幸福文化提供

規劃內容→製作文件→取得共識

先用「紙一張」的方式濃縮規劃內容,再製作成簡潔有力的文件,提供給主管、客戶,讓彼此先取得共識,就能節省討論時間,甚至不用簡報。

「紙一張簡報術」淺田卓分享:無紙化時代來臨,才少不了「紙一張」整理技巧!

淺田卓:不論我如何力挽狂瀾,數位溝通今後只加速發展,滲透所有層面。放棄紙本資料的「無紙化」時代已然到來。然而,是否也因為商務溝通更加數位化、通訊軟體讓溝通更簡單便利或遠距工作常態化,而導致人們的「某種能力」退化了呢?

關於這一點,毫不誇張地說,我十年前就感到憂心,進而促使我在二○一五年出版《在TOYOTA 學到的「紙一張」整理術》一書。

這裡說的「某種能力」就是指「思考精煉力」。

前言中提到,我在豐田上班時候幾乎天天都要製作簡報、推動工作用的紙一張資料。

雖然將資料歸納整理成紙一張看似很容易,但在我養成這個習慣之前吃了不少苦頭。

當時的我只能先從模仿前輩的資料開始,不過老實說也只是依樣畫葫蘆。所以每次呈給主管,都是滿篇紅字地退回。來來回回好幾百次,我才終於順利將資料整理成紙一張,並搞懂該問什麼樣的問題。

只要探問事物的「本質」就對了。

● 「這個業務是為了什麼進行的?」

● 「現在發生的問題,它背後的根本原因是什麼?」

● 「採取什麼樣的行動最有效果並且符合現實?」

多虧了非把資料歸納成紙一張的制約,我自然養成探問本質的習慣。我能整理出想法並重新改寫,然後反覆思索,琢磨出更適切的文字,而這個過程中我的思緒會更加清晰,精簡字句的結果結果,資料頁數也跟著減少了。

最終目的就是「紙一張」。

當初為了學會這種思考模式及基本功我經常加班,養成習慣後我還是會為了整理案件用資料而加班到深夜。換作是今天肯定會有人要我趕快下班,但不要單看表面就做判斷。

對我來說,這個過程不是只有製作資料,當我歸納整理內容的同時,也是利用紙一張這個工具精煉自己的工作。

事實上,因為二十幾歲時有磨鍊自己的思考能力,才能成就如今的我,這也是我一輩子的資產。在獨立創業的七年間我的公司一直持續成長,並且出版了六本著作,這些都是拜我在豐田式紙一張培養的「精煉思考力」所賜。

● 正因為精煉想法,才能將資料歸納成「紙一張」。

● 正因為精煉想法,上台簡報時才能簡單扼要。

● 精煉過的言語,才更具說服力。

因此,我做簡報時被人吐槽的機會變少了,就算被吐槽,也因為想法有徹底精煉過,所以不論被問到什麼都能臨機應變。交手幾次後,對方出於安心和信賴感,也就不再需要進行第二、三次的追加簡報。最終我還能用最短時間量產簡報,當你跟我一樣學會紙一張簡報術後也能辦到。

【以上文章摘自《立即見效的紙一張簡報術》、作者: 淺田卓 、譯者: 婁愛蓮、懶人包製作:企業內訓培訓師林長揚製作,授權提供、圖片文字:幸福文化出版社提供】

書名/《立即見效的紙一張簡報術》、作者/淺田卓 、譯者/婁愛蓮、圖文/幸福文化出版社提供
書名/《立即見效的紙一張簡報術》、作者/淺田卓 、譯者/婁愛蓮、圖文/幸福文化出版社提供

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