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創業者的真心話:身處數位時代 職場溝通4個大忌

2018-11-02 10:37聯合新聞網 文/Shannon

圖片來源/Stocksnap
圖片來源/Stocksnap
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社群媒體和通訊軟體的普及,為職人們帶來了許多方便,卻也帶來了不少糾結。

也因此,自從我開始寫一系列職場溝通的文章後,接到諸多朋友的提問,其中有不少的問題圍繞著跟數位、社群時代的職場溝通拿捏,以下針對最普遍的四個問題,提出一點淺見:

1. 老闆想加我臉書怎麼辦?

這應該是數位職場時代的top 1 問題吧!網路上看到不少的建議,包括抵死不從、表面上和主管互粉但全面封鎖他、甚至乾脆設一個假帳戶敷衍一下。

上述的建議沒什麼對與錯,但都是基於「老闆或主管加我臉書是為了方便監視我」這樣的假設。

但根據我自己或是身邊不少創業者或資深主管的狀況,多數時候,主動加同事的臉書,是為了展現帶領團隊的友善或公平。

怎麼說?同一個辦公室中,總會有些人和主管的互動比較密切或是主動希望和主管互粉的人,雖然人與人間的關係或默契勉強不來,但一個好的領導者會在制度上或心態上儘量做到公平。

這包括了讓每個人都在自己面前有相當的能見度,而之所以需要這麼做是因為,他知道人性的弱點就是“out of sight, out of mind”(眼不見為淨),並會盡力克服這樣的弱點,其中一個辦法是透過社群媒體展現對每個人的善意。

至於「加了老闆的臉書會不會被監視?」其實多數的老闆都很忙,不會有時間和興趣監看同事的臉書,更何況,要靠這樣的方式才能了解員工在做什麼的人,道行未免太淺。

「但我就是不想加老闆怎麼辦?」不想加就別加唄!不必加了再封鎖或是設假帳號,人生最重要的就是忠於自己,而提出上面的觀點只是想幫助大家用比較正面的角度看這件事。

換個方向想,如果大部分的團隊成員都是主管的臉友,平常上班也跟主管嘻嘻哈哈的,而主管完全沒有對你釋出善意,這樣你會覺得比較開心嗎?

2. 用通訊軟體有什麼溝通的大忌嗎?

主管:這次的文件錯字蠻多的,下次麻煩注意。

同事:嗯。

主管:另外,明天的活動現場麻煩你再提醒客戶幾個活動的重點。

同事:喔。

主管:除了剛才會議上所提到的那些地方,明天的活動還有其他支援的地方嗎?

同屬:(過了許久之後)沒。

上述的對話如果是出現在主管和員工日常當面對談的場景,多數人應該會覺得那位員工不是超級白目,就是準備要離職了吧!但把同樣的對話搬上即時對話APP就比較可以接受嗎?

完全不!隨著通訊軟體的普及,具備一定規模的公司,多數透過Skype、Line、WeChat等通訊軟體作為內部溝通的工具。

這類通訊軟體或許會帶給職人們相對休閒的感覺,但別忘了,職場是展現專業的舞台,不論資深程度、和對話者的交情、是否忙碌,都應該謹慎以對,並表現出對對方的尊重。

「理解,但是我很忙沒辦法長篇大論的回答這些小問題呀!」專業與尊重,和回覆的篇幅無關,例如同樣是超短的回覆「OK」、「Noted」、「好」、「了解」就比聽起來很不明確且帶著不甘願氛圍的「嗯」、「喔」好太多。

另外,別忘了經常說「謝謝」,用多打兩個字的一秒鐘,換得專業的形象和別人的尊重,非常值得。

3. 下班後是否應該回Line?

很多人覺得台灣的主管特別喜歡在下班後傳line給員工,但這其實是誤解,隨著手機和科技的普及,非上班時間透過通訊軟體聯絡工作的事,對許多市場的職人都不陌生。

對於非工作時間的通訊,我的觀點是主管和員工應該要互相尊重、發揮責任感,如果不是十萬火急的事或是非要在某個時間點內解決的狀況,彼此應該尊重大家的私人時間,儘量在上班時間溝通就好。

但如果自己負責的事在非上班時間發生了緊急的狀況,相信無論是主管或員工,任何有責任感的人,都會想要在第一時間掌握狀況,而不是先讓事情擺著爛,第二天上班再說。

從另個角度來看,如果運用得當,通訊軟體倒可以是幫助職人們「追殺」經常神龍見首不見尾的主管,即時取得需要時支援及資源。

4. 在社群媒體抱怨公司或老闆應該還好吧?反正他們又不是我的臉友。

Helen對於自己的直屬主管,已經到了深惡痛絕的程度,因此在她自己的臉書上設了個 #無良老闆 的hashtag,每隔幾天就在自己的臉書公布老闆種種令人「歎為觀止」的行為並發洩情緒。由於說出許多人的心聲,臉友們紛紛叫好,在貼文底下熱烈的回應。

Helen之所以敢大膽的這麼做,是因為看準了老闆和同事都不是臉友,生活圈也不同,所以不管罵得多麼露骨,話絕對不會傳到老闆耳裡。

她的心聲果然沒傳老闆耳裡,卻傳到不少意想不到的人耳裡。

過一陣子,市場上開出了條件和資歷要求都很符合Helen的職缺,許多headhunter到處私下打聽合適的人選,Helen卻始終不在推薦名單內。

原因是「她經常在Facebook上抱怨老闆和公司政策,似乎EQ和抗壓力都不行」,沒人知道為什麼這樣私密的抱怨文會傳到人力仲介公司耳裡,但他們就是知道了,而這也讓Helen失去了爭取一個新工作(或是逃離自己討厭的工作)的好機會。

上述真實故事頗為慘痛,但Don’t get me wrong(別誤會我的意思),建議大家少在社群媒體上抱怨的主因,並不是「怕別人知道」,而是秉持著我一向的信仰──

面對挑戰,與其用抱怨換取一時的爽快,不如積極正面迎擊;面對討厭的人、事、物的最佳策略,就是努力活出更好的自己!

Shannon Pu(浦孟涵),盛思整合傳播顧問集團總經理及《CAN DO工作學》一書的作者。創業者、傳播顧問、二寶媽和狂熱的終身學習者,更是斜槓人生和CAN DO精神的重度信仰者。

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