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寓言學管理/必要的時間壓力

話說,夏天,螞蟻勤奮搬著食物,蚱蜢悠閒在樹下乘涼,還叫螞蟻一起玩,螞蟻不理會,並提醒蚱蜢如不存好食物,就過不了冬天。螞蟻搬了整個夏天,蚱蜢卻玩了整個夏天。冬天,螞蟻在屋裡吃著食物,蚱蜢找不到食物,只好向螞蟻求助,幸好螞蟻願邀蚱蜢進屋一起過冬。

這個故事所提醒的,是主管得留意目標設定的「時間」元素。

目標設定的SMART法則,分別代表五項重要原則,其中的「T」,有許多不同版本,但不論是Time-based基於時間、Timelines時間線、Timeliness時效性、Time-related有期限或是Time-bound有時限,均意指所設定的目標,應具完成時間。

為何目標設定時,時間元素如此重要呢?因為,時間具有下述特性,可據以對焦目標。

一、便於目標衡量

時間元素,不管是在進度確認與最終驗證,均清楚明白、具體明確。只要將預定與實際時間相較,一翻兩瞪眼,毫無模糊空間。達標與否?非Yes即No。

二、便於目標分割

時間具易切割與分段的特性,不僅可將大專案分割成小任務的里程碑,也提供定期檢核的可能性,可比對階段進度達成率,從而修正行動。

三、便於目標排序

時間的線性特性,有助於依任務完成時限的先後順序,輕鬆地進行任務排序。

雖然,時間元素如此重要,但目標設定時,最常被忽略的,就是截止日期的訂定。為何人們不太喜歡設定完成時限呢?

首先,一旦設下時限,相對較有壓力。人們對壓力的反應,多是能避就避。

其次,若無完成時限,較具操作彈性,可自行安排行程,具操控感。最後,若無時限設定,也可規避無法如期完成時,被追究責任的可能性。

因不喜歡被時間制約,但又被要求須制定時,便出現籠統模糊的設定,諸如馬上做、即刻進行或立即處理。

此種設定法,難以確實進行追蹤,且所獲答覆,也多為已排入進度、即將進行、已進行等同樣含糊不清的回覆,不知實際完成程度。等真正期限一到,謎底一揭曉,才知分曉;若進度不如預期,已蓋棺論定,毫無補救空間。

若團隊在設定目標時,忽略時間元素,會造成什麼影響呢?

故事中,「愛玩的蚱蜢」所代表的,就是一群毫無時間觀念的團隊。

由於沒有完成期限,看似彈性、自由、氛圍較為歡樂。但也因沒有時間此一參考指標,錯過了可儲存食物的時間點,當凜冽冬季來臨時,只好向螞蟻求援。

相對地,「勤奮的螞蟻」則代表著具備時間觀念的團隊。

他們知道任務須在特定時間完成,否則,將導致毀滅性的結果。因此,兢兢業業地,依所設時間規劃,完成團隊目標。最終,得以在嚴冬保命。

對應蚱蜢與螞蟻團隊的結局,回至組織的情境,其結果不言可喻。

唯一的差別是,故事中,蚱蜢在寒冬向螞蟻求援時,好心的螞蟻提供食物,協助度過難關。但組織沒有在預定時間內完成任務目標,沒有產生預期的價值與金流,是否能像蚱蜢一樣幸運地獲得外援,就不一定了。若無,公司只好熄燈道晚安。

組織重要的策略目標,能否在所設定「時間」期限內達標,攸關組織的存續。即使,時間期限存在著壓力,但沒有這層壓力,當關鍵目標未達標,組織無以為繼時,就得面對崩解的後果。屆時,壓力恐怕更大,更不易承受。

大專

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