避免線上會議出現不速之客 Zoom分享三招小撇歩

Zoom 分享線上會議小撇歩,避免活動中出現不速之客。 圖/ZOOM提供
Zoom 分享線上會議小撇歩,避免活動中出現不速之客。 圖/ZOOM提供

全球各地每天有超過數百萬人在Zoom平台上協作並保持聯繫。若在線上會議進行中沒有事先做好設定,有可能使得未受邀請的人進錯會議室,進而影響秩序:隨著線上會議成為大家日常工作、學習、生活的日常,Zoom分享三招線上會議小撇歩,就能避免線上活動中出現不速之客,加速會議效率。

不少上班族習慣透過Zoom平台參與公司線上會議,但會議連結和登入資料直接對外公開,最容易發生會議干擾。Zoom平表示,會議主持人和與會者需要理解當在社群媒體或公開網頁上發布私人會議連結或是虛擬線上教室的資訊時,會議就等同於完全公開,任何人只要擁有連結都可以加入。Zoom分享以下幾個簡單的建議,包括避免使用個人會議 ID 並記得管理螢幕共享、管理與會者、啟用「等候室」功能等三招,就能讓讓所有線上會議可以免於干擾。

第一招:避免使用個人會議 ID 並記得管理螢幕共享

線上會議的主持人應避免使用個人會議 ID (PMI)創建線上會議,因為個人會議是一個連續性的會議,任何人離開一個個人會議 ID 下的會議,都可以再次進入此虛擬空間。

除此之外,使用者也可以多加注意螢幕共享管理,避免不相關的人在公開的會議中任意控制螢幕,或分享不恰當的內容。使用者可以在會議前或會議中,利用主持人控制對螢幕共享加以限制,設定唯一可以共享螢幕畫面的人。

第二招:管理與會者

即便有人在家,我們還是會把大門上鎖。同理可證,建議將已經開始的會議鎖定。如此一來,即便是擁有會議連結和密碼的人也無法加入。

在安排會議時一定要記得產生一個隨機的會議碼,並將會議設定成需要密碼才能加入,相關與會者則可以私下分享這些細節。主持人可以關閉某些與會者的視訊,以此阻擋會議中不必要、讓人分心的或是不妥當的畫面。

最後,別忘了主持人可以一次性的將個別或所有的與會者靜音或解除靜音,將讓人分心以及不妥當的聲音隔絕在外。主持人在 Zoom 的會議中還可以開啟「加入會議即靜音」設定,保持大型會議中的秩序。

第三招:啟用「等候室」功能

「等候室」是一個能夠確保會議安全的重要功能。會議主持人可以先請所有與會者在「等候室」中等待,並藉此有效篩選與會者,剔除未受邀的人,再開始進行會議。除此之外, Zoom 還可以讓用戶客製化進入會議室前欲呈現的訊息,藉此讓他們知道自己是否加入了對的會議。

只要掌握以上這些方法,並預先設定好相關管理功能,線上會議能更安全且順暢地進行,不再受到突如其來的外部干擾,讓所有與會者有更好的線上會議體驗。

為避免線上會議遭干擾,ZOOM建議使用者可以多加注意螢幕共享管理,避免不相關的人在公開的會議中任意控制螢幕。 圖/ZOOM提供
為避免線上會議遭干擾,ZOOM建議使用者可以多加注意螢幕共享管理,避免不相關的人在公開的會議中任意控制螢幕。 圖/ZOOM提供

Zoom 螢幕 社群媒體

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