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趨勢觀察/視訊會議三優勢

2020年新冠肺炎疫情開啟了遠距生活的新時代,後疫情時代產業及工作模式將如何發展,也成為討論的焦點。IBM的調查報告中發現,81%的受訪者希望未來部分時間仍能維遠距性工作,與4月的數據75%相比持續增長。

另外,當全球邊境完全「解封」的時間點仍在未定之天,未來許多企業只能將國際商務差旅維持在最低限度。

雖然台灣防疫有成,疫情逐漸趨緩,企業仍可善用視訊會議的三大優勢,逐漸取代線下面對面會議與商務旅行,加速數位轉型:

一、節省時間與差旅成本

全球智慧數據研究公司Moring Consult指出,幾乎50%可彈性工作的成人認為,虛擬會議與實體面對面會議具備至少一樣有效。視訊會議可節省大量的差旅成本和時間,讓一天中能安排更多內部和外部討論與協作的機會。員工甚至不必進入會議室,在座位上即可馬上加入會議。

同時,減少商務差旅的通勤時間,可以提升員工的工作效率以及生活品質,省下的時間更可以回饋在生產力上。知名大型企業如Oracle及UBER,皆透過視訊會議為企業帶來更大的效率與彈性,同時解除了地域的限制,讓「面對面」交談變得容易。

二、善用視訊開會更有效率

善用視訊軟體的內建功能如英文逐字稿與會議錄影,可以省去指派會議紀錄的必要,會議內容也更容易被分享,協助所有人掌握最新共識。於跨國會議上,可以有效解決非英語體系國家在會議紀錄上的語言限制。

另外內建錄影功能可以協助跨國會議保存重要會議內容,保障雙方權益,更可以省去商務差旅準備會議紀錄設備的成本。除此之外,所有視訊會議的與會者在螢幕上呈現都是同等大小,人與人間互動將更為直接與平等,讓大家能暢所欲言,增加會議效率。

三、增加溝通機會

商務差旅由於成本高昂,無法滿足經常面對面溝通的需求。然而直接、即時溝通的效率往往勝過郵件書信來往。透過視訊會議能大幅拉近與海外商業夥伴的距離,增進團隊共識。

另外,視訊平台如Zoom可提供投票表決、螢幕共用及電子白板等許多功能,模擬現場會議,在線上也可以一齊協作與建立共識,每個人都可以隨時隨地溝通及互動。美國好萊塢的節目製作團隊也將視訊會議納入工作新常態,平時分散各地而無法到固定地點定期開會的團隊,反而因為視訊會議能隨地加入而更常互動,向心力大幅增加。

視訊會議將不再是未來的溝通趨勢,而已演變成全球工作的新常態。隨著後疫情時代來臨,各大企業已意識到遠距工作的優勢,台灣企業也可以跟上腳步,掌握企業發展與國際商機的更大可能性。

視訊 疫情 螢幕

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