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資安管理/企業通訊平台 考量效率資安

遠距工作對企業而言已不是選項而是必備條件,許多企業因應疫情正實施這種模式,並透過導入辦公生產力工具及流程,協助員工在家仍保持一定的生產力。企業面臨的新挑戰也漸轉變成:如何讓這些資訊在流通的過程中,進一步確保資料的安全?

一般企業常用來溝通的方式,主要為電子郵件、即時通訊平台兩種工具。電子郵件有確認正式任務交辦的不可取代性,而即時通訊軟體可做到與同事主管間的即時溝通。

目前企業普遍習慣採用訂閱制或免費的雲端服務傳遞訊息,雖能快速部署,對 IT來說卻容易面臨成本與管理的雙重挑戰。

比方說,若採用訂閱制的郵件服務,往往需要後續的維護及升級費用,較難在採購初期就掌握成本,而選擇雲端服務在管理功能上又顯得稍有不足,無法做到兼顧郵件安全與擴充性。

另一方面, 企業常透過Slack、Line等主流通訊平台進行內外部溝通或上傳檔案,問題是,工作上的討論真的適合在這些平台進行嗎?

從使用者的角度來看,這些平台的留言資料與檔案多半保存時效很短,在工作上卻常有重要的討論需要留下紀錄,如行銷部人員提出想找某一年針對同檔期促銷活動的討論紀錄參考,或是員工離職需要管理、回溯過去訊息,若無法從後端主機去調閱、搜尋相關資訊,就會造成相當的不便。

那麼,有沒有更好的方式,能幫助企業保留重要的通訊資料?由企業建置自有通訊系統就是一種解決的方式。雖然採用訂閱制或免費的雲端服務很方便,還是建議企業在選擇平台時考量兩點:

一、以成本來看,若以三~五年期來計算,自建伺服器的成本與採用訂閱制服務的費用何者較高?若是資料量會持續增加,那前者的IT架構與整體成本較能滿足未來的擴充需求。

二、內部資料是否具有機敏性?能同步運用自有系統與主流通訊軟體當然有彈性,但主流通訊軟體比較適用於跟外部廠商的溝通,公司內部的討論建議留在自有系統,避免機密資料外洩,在資訊安全上是很大的加分。

另一種作法是,企業內部可以考慮採用網路儲存伺服器(NAS) 作為郵件與通訊伺服器,即能同步滿足資料儲存,與建置自有通訊系統的需求。

改變系統簡單,改變人的習慣卻很難,對企業IT管理人員來說,盤點需求、找尋適合的解決方案相對單純,一旦相中了方案要導入,往往才是挑戰的開始。

建議企業先從部門開始小規模測試,等到確認可行再大規模導入,讓訊息溝通平台不僅能滿足遠距工作需求,也能在符合成本的情況下,建立兼顧內部管理需求與高效率溝通的管道。

(作者是群暉科技管理部協理)

雲端服務 軟體

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