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會計師看時事/三點落實營業秘密管理

近年來企業高階管理人才和關鍵技術人才的爭奪愈演愈烈,高階主管另立門戶、帶槍投靠帶走企業營業秘密、內部員工在利誘下出賣營業秘密等案件層出不窮,由於核心人才掌握企業的關鍵機密,企業的核心人才和關鍵機密若是被競爭對手取得,對企業運營帶來莫大的風險。

營業秘密在數位環境下變得更容易儲存、接觸及傳播,無形之中也增加了揭露或侵害營業秘密之風險。

國內諸多企業對營業秘密認知及保護現況令人擔憂,缺少有效的營業秘密內部管理機制,表面上很多企業認為已經和員工簽署了保密合約、公司制定了保密制度就具有周全的保護效果,一旦真正面臨洩密情事發生時卻無法立案。

根據法務部調查報告:2014-2018年違反營業秘密法案件偵查終結991人中,不起訴處分者占64.5%,進一步分析不起訴處分案件原由,主要因素是提告企業並未做好營業秘密合理保密措施。因此營業秘密要如何進行管理方能有效保護、主張權利,成為企業智慧財產權管理上不容忽視的重要課題。

營業秘密可概分為「商業性營業秘密」及「技術性營業秘密」兩大類。「商業性營業秘密」主要包括企業之客戶名單、商品定價策略、交易底價、人事管理等與經營相關之資訊。

而「技術性營業秘密」則指與特定產業研發或創新技術有關之機密,包括方法、技術、製程及配方等,建議企業因應不同性質的營業秘密,應佐以相對應配套的保密措施才能適切防止營業秘密的外洩。

在落實營業秘密管理時有三大核心工作:

一、人員管理

除現任內部員工之外,尚應包含離職員工、上下游供應商、協力廠商、客戶、外部顧問、外部稽核人員或拜訪人員等外部人員皆應一併納入人員管理範圍,而管理的方式可以從人員存取物件的權限控管以及契約的約定,以減少洩密的風險。

特別要留意的是企業應至少針對一定職位或接觸特定營業秘密者另行簽訂具體保密約定,抑或於員工就職一定期間之後,就其可能接觸之營業秘密再行調整保密義務範圍。

二、內容物及流程管理

從營業秘密的產出、保管、權限控管到借閱、攜出、複製、傳遞及銷毀等,各個營業秘密轉換的流程皆應設置控制點進行控管,其中首重在內容物的盤點與分級,方能確認營業秘密管理標的,規劃權限申請許可流程以及使用紀錄的落實,記載使用者、申請及預計使用時間、申請使用次數、申請使用原因等相關資訊,以利隨時能夠掌握營業秘密的流向,防止管理缺口。

三、環境及設備管理

對於出入大門、各樓層、特定區域等空間,應明確訂定各空間的出入動線權限,再搭配環境及設備的相關措施,方能從場所空間、硬體設備到並落實軌跡留存;一旦有可疑的情事發生時,可透過新興科技手段及方法留存並設定警示,提早發現異常並即時蒐證,適時主張營業秘密權利保護。

營業秘密在事前的提防勝過於事後的舉證,科技始終來自人性,管理者在平時應將營業秘密的規範和立意讓員工知悉並取得認同,透過內部或外部教育訓練和推廣讓企業同仁有志一同、齊心捍衛企業永續的命脈,讓營業秘密成為企業共同的無形資產,為企業創造最大的價值。

(作者是勤業眾信風險管理諮詢股份有限公司資深副總經理/台灣暨中國專利代理人)

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