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職場修煉室/五化循環 創新流程

2018-12-31 22:42經濟日報 詹俊裕

21世紀的生活環境因科技的進步愈發快速,幾乎讓人有喘不過氣的感覺。由於人類習慣於舒適圈的生活,對改變現狀總覺得有壓力,但現實是殘酷的,維持現狀不只是落伍,還會被現實的環境無情地淘汰。

《禮記》大學篇云:苟日新,日日新,又日新。大意是說,如果每天都能讓自己更新,那就應該日日更新,不斷進入新的境界。上班族面對大環境的改變,豈能無動於衷地以不變應萬變呢?

個人以為,不但要變,還要早一步調整好自己的心態,確實地採取行動,讓自己日日新又日新,活出美好。

現代企業如果想要穩定的永續經營,更要日日新又日新,因此要不斷的推動五化的循環,何謂五化循環?首先要做透明化,必須讓員工了解自己在做什麼?目的是什麼?法令依據是什麼?環境改變了,為了達到目的,有什麼可以改善的?此階段就是要引導員工「說你所做」,如果員工自己都不知道要做什麼,要如何改善呢?

透明化之後才能進行合理化,特別要考慮因科技進步、可使用工具已大大突破傳統,因此要善用新工具將作業流程合理化,當然也要考慮新的法令規章制度辦法的改變,適當調整作業系統,並將新的作業流程及規定寫下來,也就是「寫你所說」。

透明化、合理化之後,將新的作業流程寫成可行的內部控制制度,此為制度化。

建立新制度之後,必須善用電腦,將可行的內部控制制度分門別類地建立在電腦系統內,並提供有效率的查詢系統供員工分層負責、隨時上線查詢,因此,必須再予以網路化,讓被授權的人利用行動通訊設備隨時隨地上線查詢處理。如此,員工就能很方便的「做你所寫」,以提升工作的效率與效果。

五化循環事實上與ISO國際標準組織的認證程序相似,也就是說你所做、寫你所說、做你所寫的循環。

因此,不是做一次就結束了,而是為了因應環境改變,必須常常檢討改進,就如《禮記》大學所述:苟日新,日日新,又日新的隨時檢討改進。

創新是因應環境改變不得不做的事,因此,透明化、合理化、制度化、電腦化、網路化必須繼續努力做。

(作者是叡揚資訊公司顧問╱馬偕紀念醫院董事)

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