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管理前哨站/組織運作如打橄欖球…

2018-12-12 22:55經濟日報 林隆儀

棒球比賽最忌暴投與漏接,無論是投手暴投,捕手或其他守備球員漏接,不是給競爭對手上壘的機會,就是白白送分給對手,甚至因而飲恨敗北,不僅球員臉上無光,觀眾、球迷也為之扼腕。

任何組織的管理與運作都不是靠少數幾個人,而是必須透過組織的力量,才能有效創造績效。組織的力量包括橫向畫分組織功能,各司其責;縱向區分管理功能,權責分明,結合組織整體的力量,指向所要達成的目標。主管力量有限,透過組織運作的力量,才能發揮眾志成城的綜效。

組織管理講求循著指揮鏈進行雙向溝通,使上意得以下達,下情得以上傳,成員知所應為,組織運作順暢,才能圓滿達成任務。組織管理也講究命令統一,透過指揮系統貫徹上級的命令,有效率的達成目標。為了使組織運作順暢,組織設計常視組織規模大小,在高峽型與扁平式組織之間做抉擇,希望藉助組織設計原理與運作,做到人人有事做,事事有人做的境界。

高峽型組織屬於傳統的組織設計模式,組織結構的設計比較嚴謹,一個蘿蔔一個坑,上下層級結構分明,職權規範清楚,管理層級雖然多,各層級的管理幅度相對狹小,管理績效相對容易掌控,但是組織溝通流程長,常因為鞭長莫及讓執行力被大打折扣,形成組織運作上的通病。

從下達命令的立場言,上層主管所下達的命令,容易陷入資訊(命令)愈傳愈少,愈傳愈偏差的現象,不是造成命令被扭曲,就是資訊被誤解,更嚴重的是漏接命令,部屬無所事事,主管期望落空,甚至陷主管於不義而不自知。再從下情上達的角度言,部屬逐級向上報告時,容易出現報喜不報憂現象,各層級主管粉飾太平,自我感覺良好,高階主管位居要職,聽不到真正聲音,看不到真實狀況,組織生病,莫此為甚。

扁平式組織主張尊重個人,重視專業,鼓勵自主管理,減少無謂監督,組織層級少,各層級管理幅度大,可以改善高峽型組織的部分缺失。然而構想雖佳,但是實際運作上仍然狀況不斷,問題叢生。組織運作常因為彈性大,管理鬆散,職權存有模糊空間,同一件事交待給多部門,不是出現互相推諉,等待協調與釐清,裹足不前,就是出現交辦對象不對的誤投與暴投現象,執行乏力,績效落後。

組織運作需要成員發揮橄欖球隊精神,緊抱不放,奮力往前衝,不達目的絕不終止。此外,組織運作切忌成員養成排球隊習慣與作風,凡事都往外推,自己落得輕鬆,置組織目標於不顧。

改善組織運作暴投與漏接現象,我曾經設計一張簡單的表格,縱向逐一列出工作項目,橫向列出相關部門,組合成「工作承接矩陣」,每一項工作的主辦部門與相關部門,分別用◎與○符號在適當位置註記,這樣一來每一項工作由哪一部門主辦,和哪些部門相關,執行上需要注意哪些重點,一目了然,知所當為,不但可以有效防止組織暴投的窘境,也可以杜絕命令漏接現象。

組織規模愈大,業務領域愈廣,愈容易產生龐然大物效應,複雜之煩,問題之多,常常是管理人員始料未及。沒有所謂最好的組織結構設計,只有最適合組織有效運作的組織結構,實際運作上必須步步為營,進而防止暴投與漏接方為上策。

(作者是文化大學行銷所、廣告學系兼任副教授)

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