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高績效企業/Google整理術 掌控資訊與思緒

2018-03-09 03:43經濟日報 顏長川

這是個資訊爆炸的時代,資訊不但無價而且無窮,就看怎麼活用它。Google(原字為Googole,係10的100次方,1後面有100個0的意思)整理全球資訊加以組織、讓人人一按滑鼠就可取得有用資訊加以運用;他們只做一件最擅長的事:「搜尋引擎」,讓大家都生活在Google的世界中。

Google每個月處理全球約1,000億次的網搜需求,使背誦成為沒必要,真正重要的能力是「找東西」;軟體的開發與運用是無止境的,唯一的限制是想像力;Google的成功之道在吸引智慧創意人才,創造適當環境讓他們發揮所長。

在Google時代,一定要學會一套連結人腦、人性和科技的整理術,才能立於不敗之地。

梅瑞爾(Douglas  Merrill)是Google的前資訊長,號稱全世界最會整理資訊的男人,小時候深受「失讀症」困擾,在不斷練習過濾與整理訊息的過程中,理出一套適合自己的整理法,之後更攻讀認知科學成為博士,一探人腦中的奧妙。

梅瑞爾透過本書毫不保留地公開他的私房整理術,幫助現代人終結混亂無序的生活,其重點有三:

一、認識自己:探索自己的思考模式,討論目前的常規、邏輯、思考感受、社會狀態有哪些限制…等;過去知識流通的速度非常緩慢,必須花許多年拜師學藝才能獲取;但現在很多資訊只要Google一下就能找到答案;但現代人老喜歡一股腦地把資訊往短期記憶去塞爆,造成緒亂的生活;若在心中有一明確的目標,就會知道哪些事情重要,哪些事情不重要?先把自己的目標搞清楚再說。

二、全新整理術:Google搜尋有很多想不到、沒用過的用法,例如把Gmail當成個人檔案庫,把行事曆放上雲端,讓它具備搜尋和分享的功能…等,這些工具將有助於打造專屬的鷹架和知識存取系統,有助於管理不斷擴張的大量資訊,可說是一套全新的整理術。

三、克服挑戰:多數人在整理與打造新生活時,或許會想著讓工作更有效率,設法在「工作與生活之間取得平衡」;但面對真實的限制,比較可行的方法是了解整合兩者的方法,而非妄想平衡。

跳脫舊思維,結合新科技,用全新眼光看待工作和生活時,才能從中發現更多的自由度,放手去體驗人生。

《Google時代一定要會的整理術》於2010年11月出版。它教人如何了解人腦、人性的限制,善用科技、學做筆記,分清事情的輕重緩急,適時將腦中混亂的資訊和思緒外包給各種工具,利用資訊過濾、搜尋、擷取、分享的技巧,迅速掌握脈絡,找到答案;其中的關鍵點有三:

首先,了解「人腦」。妥善管理生活,以減輕腦部負擔;趕緊把資訊從腦部移開,愈快愈好;同時處理多項任務會更沒效率;藉由複誦和故事,把短期記憶編碼成長期記憶。

其次是「人性」有其限制性。記一大堆,關鍵時刻卻腦袋一片空白?忙一整天,待辦事項仍然一長串?想老半天,卻還是難以下決定?科技不外乎人性。

第三,善用「科技」。運用科技統整資訊,才不會讓大量資訊給淹沒;科技幫助人更有組織、更有效率,生活更自在;科技幫助我們消弭壓力,減少記憶的負擔;讓大腦為我們工作,而不是跟我們作對。

Google時代最厲害的新本事就是輕鬆搞定「資訊搜納X記憶管理X思緒管理」,現代人總是讓時間追著跑,作者提出21條整理原則,能幫助我們重拾自信與動力;面對龐大的資訊,這本書讓我們隨時隨地都能擷取想要的資訊,順利達成該做的事。

用一句話來概括,那就是連結人腦、人性、科技,「有效掌控資訊與思緒」

(作者是中華電信資深顧問)

Google中華電信

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