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思考方塊/數字管理法

2017-11-23 03:37經濟日報 張俊鴻

職場中遇到許多優秀的主管,他們通常都有一個共同特點,就是對業務投入、對業務相關數字敏感,並且有準確的論述,如:預算數、年營業額、毛利率、年增率、成長率、投資報酬率等,皆能娓娓道來、如數家珍。如果不容易記住,也會準備一張小卡片隨身攜帶,時時複習。

身為管理者,可以利用數字來輔助經營管理,經歸納有三種可運用的方法。

首先,訂定企業績效K P I (關鍵績效指標)。利用這些指標來衡量業務經營或推動的績效,每月檢討。在KPI的做法上,可以仿效BSC (平衡計分卡),分成顧客、流程、員工學習與成長、財務等不同面向或層次,並釐清其連動關係。衡量指標應注意其合宜、適切、有效、真實的特性。

其次,可以利用業界和管理的法則或定律,來思考業務的規劃與發展。比如摩爾定律:約每18個月電腦速度會加倍,價格會降低。這樣就可以用來估計電腦設備的更新時程,推測何時可以達到業務推動成本效益的平衡點;梅卡夫定律:連網的設備或人員為N ,其效果為N平方。在推動網路上的應用,其效果就不是線性的,一個網路化軟體或服務,有1萬人使用,相對1,000人使用,其效果不是10倍而是100倍。

而721法則是指在電子商務的環境,排名第一者約占市場70%份額,第二名為20%,其餘合起來為10%。

如果在業界不是前兩名,就要思考創新獨特的產品或服務,以達到市場的前兩名。

第三,可以制定一些規則,在組織中靈活運用。如:專案績效「三件事」:文件、事件、如期交件。專案的負責人或成員必須要有文件(計畫、報告、實錄等)、事件(會議、簡報、展示會等)、如期交件(產品、服務、系統等),能做好這「三件事」,方能展現團隊或個人專案執行績效。

專案列管「13591」 也是一例:作業時程超過三個月,列為專案,專案要有月報、計畫及實錄(或結案報告);超過五個月,每月應召開專案會議;超過九個月,要先有規劃書或可行性研究報告,每兩周應召開專案會議;第一個1,專案的第一個月要研擬計畫;最後一個1,專案完成後一個月內要繳交專案實錄。

把道理講清楚說明白用「三何」:為何(why) ,何事(what),如何(how)。做一件事要知道「為何」,如概述、簡介、緣起等;「何事」,如名稱、目標、範圍、作業內容等;「如何」,如作業方式、工作項目及排程(工作時程、負責單位或人員)等,有了「三何」的說明,對於業務推動的暸解,就已經八九不離十了。

在職場上,如果能有數字的論述,會讓人覺得很專業。利用以上三種方法,以數字管理,在業務的推動上也比較能夠簡化,同仁一聽就懂,久而久之,對組織文化的塑造非常有幫助。所以說,管理者要能「心中有數」,自然就能運籌帷幄了。

(作者是資深資訊主管)

職場電子商務毛利率

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