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外勤筋斗雲讓企業數位管理不斷電 從考勤到業務數據全面雲端化

2018-12-10 00:00文/ 曾俊林

企業主在面對新時代的數位轉型和管理時,常因現有系統不足,或是停留在人工紙本作業根本沒有系統使用,導致難以有效率管理大量外勤、內勤員工表現,許多企業主盤算,繼續採用人工管理作業曠日費時又耗費人工成本,自行投入開發管理系統又擔心時程過長或費用過高,面臨數位轉型的兩難抉擇。

雲端數據整合平台 傳產內外勤管理一手掌握

由三商電腦(2427)開發的「外勤筋斗雲」,是全台首創雲端外勤管理整合服務(SaaS),以雲端串連行動APP的多螢服務模式,由後端Web管理平台提供管理者或內勤人員進行工作任務管理、地圖追蹤、客戶管理、訊息管理、表單管理以及統計分析等;另一方面,外勤人員可以透過前端行動裝置APP,輕鬆檢視每日工作行程、工作位置,並在第一時間收到公司內的最新任務資訊,進行到點打卡、任務回報,即時與客戶聯繫。

以SaaS平台服務為基礎的「外勤筋斗雲」受多個獎項肯定,2017年獲得經濟部工業局金漾獎,也榮獲金峰獎十大傑出商品獎、雲端物聯網創新獎;2018獲得世界資訊通訊與服務業聯盟環球資訊及通訊科技卓越大獎-傑出行動應用獎佳作。

在收費模式上也符合數位時代的精神,讓企業依照使用人數和加購功能收費,不需要一口氣負擔一大筆系統建置費用,而且所有客戶都可以線上試算後再決定要採用的模式。

外勤筋斗雲服務團隊 完善協助企業導入系統。 圖/三商電腦 提供
外勤筋斗雲服務團隊 完善協助企業導入系統。 圖/三商電腦 提供
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免費導入顧問搶攻傳產心佔率 讓管理無痛接軌

「外勤筋斗雲」強調多螢跨平台作業,希望透過簡化流程來提升營運效率,在外勤人員工作過程中就完成所有資料搜集,並進一步分析再利用,提供系統化管理的依據,進而提高生產力、服務品質、客戶滿意度。

對此,已使用「外勤筋斗雲」8個月的寰強科技有限公司業務部經理簡志瑋表示,外勤筋斗雲除了月繳付款、付費彈性大、系統便利外,最重要的是有免費的導入顧問服務,在前期由導入顧問了解使用需求與建置管理報表後,可以立刻開始試用,簡志瑋說:「我們在導入顧問服務後,用了兩週就回不去了,我們比較過其他系統服務,外勤筋斗雲可以彈性調整表單欄位,資料匯入匯出相當便利、平台收費透明,也讓我們對資料的掌控權更大了」。

寰強科技有限公司業務部經理簡志瑋談數位轉型。 圖/三商電腦 提供
寰強科技有限公司業務部經理簡志瑋談數位轉型。 圖/三商電腦 提供
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簡志瑋說,寰強科技主要服務項目是印表機代理、機器買賣與售後服務,有大量的外勤人員輪替,24小時全年無休在幫客戶解決耗材、檢修問題,許多簽約客戶有嚴格的服務時間與檢修回報規範,例如,客服收到問題回報後兩小時內檢修工程師要跟客戶聯繫,4-6小時內要抵達檢修。

簡志瑋指出,維運服務需要定期提供客戶檢修報告,過去外勤工程師要拍照、後製、上傳、回報,檢修完還要花半天以上的工作時間完成報告,現在只需要線上回報完,輸出報表就能即時完成報告;而且,外勤筋斗雲對於任務順序幫助很大,過去紙本派工可能有誤差,現在利用手機多螢派工,外勤人員直接看到任務分類和數量,內勤不會過度派工,而且有別於傳統電話派工可能漏失資料,現在工程師只要在線上看到任務,就能同步看到客戶基本資料,可以先行聯繫,爭取時間。

小數據大獲益 報表分析掌握料件用量、提高續約率

簡志瑋表示,寰強科技過去用LINE、EXCEL統計回報,沒辦法即時做客戶資料管理,採用外勤筋斗雲後全面線上作業,目前外勤工程師、行政秘書、客服部共20位員工使用,每天可以安排70到100個任務,客戶問題回報與解決狀況一目瞭然,所有客戶累積的維修資料都能再分析利用,客戶要續約討論時只要調出數據,就能清楚知道一整年所支付的維運費使用在哪些地方,而且這些數據都是存在雲端資料庫,公司不需另外準備儲存大量資料的機器成本。

簡志瑋也說,維修最重要的環節除了時間、專業、服務態度外,確認料件用量也是很重要的工作,未來透過外勤筋斗雲的報表分析,不僅可以了解外勤工程師的任務績效,也能同步紀錄、查詢維修使用的料件用量,相信對提升服務品質和管理更有助益。

驗收資料同步雲端 結案請款零時差

導入「外勤筋斗雲」已16個月的均銘工程股份有限公司服務部主任蘇玲玲表示,均銘工程主要服務項目是代理大型不斷電系統UPS、IT機房建置,一般企業既然採用不斷電系統,表示這就是不能中斷的服務,所以除了工程建置外,定期派員檢修、維運是相當重要的工作。

均銘工程股份有限公司服務部主任蘇玲玲第一線採用經驗分享。 圖/三商電腦 提供
均銘工程股份有限公司服務部主任蘇玲玲第一線採用經驗分享。 圖/三商電腦 提供
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蘇玲玲說,發生緊急狀況時,許多大型金融業的合約有嚴格的規範4-8 小時內要完修,此時臨時派工的流暢度就相當重要,過去總是使用LINE群組回報,工程師完修後還要將紙本紀錄與完修驗收照片繳回,專案才能結案請款,現在完修當下就記錄好所有的任務數據和驗收照片,只要匯出報表就能向客戶請款結案,方便許多。

蘇玲玲指出,目前一位外勤人員平均每天被派工6-7件,早期的做法都是發信通知隔天行程,現在直接上系統更新。而每一季要統計探視數、完成率、回報主管,也改由人工統計改成報表匯出,系統化匯出數據報告,不會有紙本紀錄字跡需要打字建檔或字跡判讀問題,整體派工掌握度更高,而且目前公司內每週的主管會議,都會採用外勤筋斗雲的「任務儀表板」檢視派工任務的回報率、達成率百分比,主管們對數據掌握度更高。

蘇玲玲特別指出,外勤筋斗雲的電子表單完成時需要客戶簽名,客戶都覺得蠻新鮮、有跟上數位時代的感覺,目前同業較少採用這樣數位化任務管理,大部分還是紙本作業,這是一種形象優勢。

展望未來對外勤筋斗雲的應用,均銘工程總經理江瑋表示,外勤筋斗雲不僅省去自己開發外勤和考勤管理系統的時間和金錢,若是從發掘和協助的角度來看,未來他會更善用外勤筋斗雲了解業務推進進度,而且外勤工程師長期累積的數據紀錄可妥善分析,對於未來在業務開發上將有很大的實質幫助。

均銘工程股份有限公司總經理江瑋談對外勤筋斗雲用於業務管理的展望。 圖/三商電...
均銘工程股份有限公司總經理江瑋談對外勤筋斗雲用於業務管理的展望。 圖/三商電腦 提供
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「外勤筋斗雲」為了服務近期也推出了線上簽核流程設計和多語系支援,讓表單服務、跨國台商多語言管理最適化,企業使用人數在五人以下都能免費使用,瞭解更多請上外勤筋斗雲官網:https://pse.is/CPR2Y

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