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凱鈿DottedSign電子簽名服務,更方便管理多人簽署、進度追蹤

2019-09-06 13:46楊又肇

因應無紙化作業趨勢,目前已經有不少線上服務已經開始導入數位簽名應用,讓企業端可以整合進內部作業流程,而一直專注打造更便利的行動辦公服務的凱鈿行動科技,更是針對商務人士、新創及中小企業需求打造名為DottedSign的電子簽名服務,讓簽呈文件在多人簽署流程更便於發送、管理,同時也能確認文件當前簽署狀態。

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雖然目前市面上已經有不少類似產品,凱鈿行動科技強調DottedSign不僅只是提供電子簽名加註功能,更可即時確認文件的簽署狀態,同時更具備內容安全認證,避免不在權限名單內的人任意窺看簽呈文件內容,更能確保文件簽署效力。

諸如Adobe DC、Small PDF服務,主要還是比較偏重於針對單一文件的簽署加註給簽署者,以及文件檔案本身合併、轉檔等應用,因此在市面上較貼近DottedSign的應用服務,比較會是Adobe Sign、DocuSign或HelloSign等,但DottedSign在使用彈性與價格方面則更具優勢,甚至可以加入個人書寫簽名、印鑑,以及讓簽名者勾選確認功能,確保簽名者確實了解簽名文件內容,並且能進一步在多人傳簽過程追蹤、掌握簽名進度。

提高無紙化簽署作業效率

以DottedSign電子簽名服務設計目的,自然是希望進一步簡化紙本文件簽署的作業流程,同時也因應近年來數位轉型、講求無紙化環保作業等趨勢,越來越多公司行號也開始導入數位化簽名,藉此應用在電子表單、數位簽名等文件作業。

不過,當原本以簽名、用印確保文件正式效力的作業流程走向數位化,如何在確保數位文件正式效力情況下,同時提昇簽呈作業流程效率,如此才能讓數位化變得更有意義,而非只是減少紙張使用比例。

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因此,DottedSign的設計理念便是容易使用,並且讓簽署文件具備正式效力,在文件簽呈過程可讓寄送者清楚知曉目前簽署進度,除了具體落實文件簽呈作業無紙化,同時更可減少頻繁確認文件簽呈進度困擾。

而在稍早更新增加的雙重驗證機制,更提供以OTP (一次性密碼)驗證機制確認簽署者身分,而簽署者可透過電子郵件或手機簡訊進行驗證,藉此強化簽署內容代表性,同時也能確保文件內容安全,避免他人代簽產生不必要問題。

更簡單、直覺使用

至於實際使用部分,DottedSign服務標榜跨平台、跨裝置,進而透過簡單方式即可完成多人簽署,使用者可以建立一分由自己完成的簽名文件,或是加入多人簽署的文件內容。而簽署文件分別可以直接透過相機拍攝實體文件,或是透過圖像內容建立,甚至也能直接將預計簽署文件轉成PDF格式,並且上傳至Dropbox、Google Drive、OneDrive或Kdan Cloud,再透過DottedSign服務存取,加入預計簽名對象的電子郵件即可開始傳簽。

簽名文件中,可以建立以不同顏色標示的簽名區塊,讓指定對象得以在多張文件中快速找到需要簽署的位置,另外也能標示不同格式的日期時間、說明文字,或是增加核取方塊、選擇鈕項目,讓簽名者能在文件內容點選,表示確認文件內容,並且完成簽名。

另外,在簽名部分更可直接透過簽名板感壓進行書寫,其中分別可以加入個人書寫簽名,或是簽名縮寫,並且能依照簽署需求加入個人印章圖像。

而在價格方面,凱鈿行動科技推出DottedSign提供每組帳號可申請免費30天試用,同時單一帳號可以每月9.99美元,或是一年59.99美元訂閱方案使用,相比市面同性質服務更具競爭力。

但DottedSign服務目前也面臨一些挑戰,其中包含各國對於電子數位簽名適法性認定不同,以及能否與公司行號的CRM或ERP系統整合。

其中,DottedSign服務提供簽署者Email帳號認證、創建與分派簽署欄位的機制,並且在簽署任務完成後提供數位稽核軌跡,紀錄該文件的所有簽呈流程,藉此符合多數國家認定只要可證明簽署者身分、簽署意圖,以及是否能獲得認可,即可認定文件簽署效力。

在與企業內部系統整合部分,凱鈿行動科技則是提供專人服務,可針對不同需求量身打造。

▲實際建立傳簽文件前,可以確認是要自己一人完成所有傳簽,還是邀請他人完成傳簽,並...
▲實際建立傳簽文件前,可以確認是要自己一人完成所有傳簽,還是邀請他人完成傳簽,並且能透過拍照、影像上傳,或是連接Google Drive、Dropbox等網路硬碟服務建立簽署文件
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▲建立簽署文件只要透過簡單幾個步驟即可完成,並且依照只是建立傳簽對象,同時建立應...
▲建立簽署文件只要透過簡單幾個步驟即可完成,並且依照只是建立傳簽對象,同時建立應簽署欄位。使用者也能將傳簽對象設定為自己,藉此實現數位簽名回傳使用目的
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▲加入不同簽署對象,並且可在簽署文件內設置日期、說明文字、簽名位置,以及可讓簽署...
▲加入不同簽署對象,並且可在簽署文件內設置日期、說明文字、簽名位置,以及可讓簽署者勾選確認項目,若有不同傳簽對象,即可用不同顏色區隔簽署位置
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▲完成預計簽署文件後,即可開始傳簽。而當簽署者被通知有文件需要簽署後,即可在系統...
▲完成預計簽署文件後,即可開始傳簽。而當簽署者被通知有文件需要簽署後,即可在系統挑出通知,若簽署者並未下載DottedSign app,亦可透過網頁版本進行簽署
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▲簽署文件內容可以設置不同格式的時間,藉此作為簽署時間佐證。而如果有進一步加強簽...
▲簽署文件內容可以設置不同格式的時間,藉此作為簽署時間佐證。而如果有進一步加強簽署佐證效力的話,也可以透過讀入圖檔,或是開啟拍攝功能,將簽署者個人印鑑內容導入
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▲直接透過手指,或是觸控筆在螢幕上書寫即可完成簽名,而簽名筆跡還可以選擇不同顏色...
▲直接透過手指,或是觸控筆在螢幕上書寫即可完成簽名,而簽名筆跡還可以選擇不同顏色作為區隔
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現在可透過以下三種方式取得DottedSign電子簽名服務:

App Store iOS App下載:https://apple.co/2ZgHGdm

Play Store Android App下載:https://bit.ly/2KZOJi6

網頁瀏覽器版:https://bit.ly/2Zskfxg

《原文刊登於合作媒體mashdigi,聯合新聞網獲授權轉載。》

書寫

楊又肇

聯合新聞網 (udn.com)數位頻道記者,同時身兼自由寫手與Mashdigi網站 (mashdigi.com)創辦者身分,平常喜歡電玩、科技類新品,以及軟體、網路相關內容,也喜歡隨手撰寫內容介紹新玩意。

更多數位新品、技術介紹與科技趨勢內容:https://mashdigi.com/

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