遠距工作如何不疏離?美國企業奇招百出

猜猜誰的辦公桌 【英語島編輯室】
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【文・英語島編輯室】

美國的「在家工作潮」已行之有年

隨著新冠疫情在美國漸趨嚴重,許多大城市及產業被迫按下暫停鍵。原本預計三月初由我們公司舉辦的年度國際研討會議,也因此被迫改期至同年六月。不到一個星期,公司更在週末前宣布全體員工實施「Temporary Telecommuting Arrangement」,暫時透過網路在家遠端辦公,好降低員工間的接觸並減少病毒傳播的可能。「Work from Home」 的辦公文化對公司所有員工來說並非新鮮事—我們有1/4的員工住在德州以外甚至美國境外而必須固定remote 工作,剩下3/4員工只要部門主管允許,每周可彈性1~2天在家工作,以省去通勤往返的時間進而提升工作效率。希望大家透過這篇文章,知道美國企業對於WFH看法以及雇主、員工的角度分析優缺點。

Temporary Telecommuting Arrangement 【英語島編輯室】
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比起高薪水,美國人更注重生活平衡

在家工作的企業文化對雇主來說,不但可以省去辦公室經營成本並提升行政管理效率,在人事的招募上也不再受公司地域性限制,新職缺更能開放給不同地區的申請者,吸引、留住人才更具有國際競爭力。另一方面,對部份美國求職者來說,他們更在意的是工作彈性(flexibility)、工作及生活的平衡(work-life balance),在意的程度甚至有可能高於對薪資福利的要求。若員工不用在單一固定地點工作,就能不受既有職場辦公環境的束縛,反而更能激發他們的創造力與想像力;穿著寬鬆舒適衣服在家工作,省去的通勤時間能拿來與家人相處,對於相當重視家庭生活的多數美國求職者而言,都是非常具有吸引力的。

美國人求職要求 【英語島編輯室】
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「在家工作」,其實沒有大家想像中的完美

雖然在家工作能給雇主及員工帶來更多元化的選擇,但該制度其實是一體兩面、利弊併存的,我將逐條列出其缺點,首先,雇主會擔心在家工作的員工本身工作投入程度(Engagement)的深淺,以及對公司內部文化是否充分了解?在指示任務及政策制定上是否了解其目的及背後的來龍去脈?其次,由於無法面對面與員工溝通,在團隊向心力凝聚及跨部門合作上也總會蒙上一層無形的隔閡。相對地,在家工作的員工因為長期不在辦公室內,在使用企業資源及人脈培養上也會受限許多,對於公司推出的新產品,他們對於開發過程及市場經營現況的了解也可能較不充足。最後,在企業內部的升遷機會與職涯發展上,因為能見度低及不熟悉公司內部培訓體系,想往職位更高處爬時就會有較大的阻礙。

在家工作缺點 【英語島編輯室】
在家工作缺點 【英語島編輯室】

鏡頭下的公司同事,其實都有可愛的另一面

再來聊聊這次新冠疫情衝擊下「Work from Home」的經驗,雖然我已有數次相關經驗,不過倒是第一次這麼長時間被限制在家工作。一開始的確有嘗到甜頭的感覺—妝不用畫了,更不用掛著熊貓眼趕上班,省下來的通勤變成自己甜蜜的賴床時光。但隨著日子一天天過去,這樣的工作型態反而變得不再自在,主因是與同事互動變少了,失去原本在工作場所才有的人際交流樂趣。在這樣的日子裡,每天最讓我期待地反而是公司內部各種線上會議,因為可以與同事打招呼說說話。公司為了增進彼此的互動性,也鼓勵參與會議的同事們進行視訊會議。

記得在一場大型會議中,透過視訊讓自己彷彿親臨每位同事的家,而在視訊另一端的同事也徹底顛覆我原本對他們的印象:向來不苟言笑的同事A穿著輕鬆衣服在螢幕上自在地微笑著;同事B一邊報告還得一邊安撫她正在哭鬧的小孩;同事C家裡的小狗看起來又乖又可愛;同事D房間牆上掛有好多家庭合照⋯等奇象。為了紓解長期無法外出旅遊的煩悶,有些同事甚至在會議中打開Zoom的virtual background功能,讓自己彷彿身處美國大峽谷國家公園,有的則是飛到佛羅里達州的迪士尼樂園,更妙的是公司CEO設定讓自己躺在海邊沙灘上,悠哉地看著碧海藍天。

視訊開會示意圖 【英語島編輯室】
視訊開會示意圖 【英語島編輯室】

為了提升員工凝聚力,美國企業奇招百出

公司人力資源部為了激勵員工在家工作的士氣,每星期還會固定舉辦一次「網路午餐聚會」(cyber lunch),邀請同事們在家裡廚房與網路上的大家共進午餐。看著鏡頭前方大啖午餐的同事們,聽著大家分享這段期間的所見所聞,這巨大轉變讓我自己也覺得新奇有趣。而藉由這場cyber lunch,我好像也變成網紅般,讓其他同事能一窺我這位台灣女孩的生活日常。除了網路午餐外,也會舉辦不同線上遊戲來鼓勵士氣。我還曾參與「這是誰的辦公桌」(Guess the desk),把自己在家的辦公桌樣子拍下來,並讓人事統整其他同事照片後,大家再一起猜猜看是誰的辦公桌。

疫情過後,或許Work from Home將變成新常態

雖然美國勞資雙方針對家工作的優劣已激辯多年,這一波來勢洶洶的新冠病毒疫情卻讓美國各州首長頓時口徑一致,急忙呼籲市民:“work from home”,盡最大努力減少外出並避免與他人近距離接觸(美國CDC建議人與人之間保持至少6 feet或1.8公尺的安全距離)。在防疫期間,「social distancing」這字眼大量出現在美國生活中,字面意義是要大家在疫情肆虐下保持社交距離 ,拉開彼此之間的距離來降低病毒傳播機率。但我覺得應該要改成「physical distancing」會更貼切 ,雖然彼此保持距離能有效抑制疫情,但這不代表我們要停止社交互動或是停止關心周遭家人及朋友的近況。

另外,當政府或企業做出在家工作的決定當下,員工也要立即練就使用各種不同線上會議軟體(像是Skype、Zoom、Google Meet、Slack⋯等)的能力,重新學習人與人之間的溝通及管理模式。隨著這波新冠肺炎的疫情蔓延,讓在家工作成為未來職場的「新常態(new normal)」,現在看起來好像也再自然不過了。

我們與資安的距離,線上工作軟體--Zoom風波

因為疫情蔓延,在家工作的需求增加後,大家也紛紛尋找好用的協作平台,目前幾個最常被使用的遠端工作軟體包含Google、Teams、Zoom。

線上工作軟體 【英語島編輯室】
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其中Zoom這套軟體因免費、操作簡便,台灣有許多企業及學校利用Zoom進行遠端作業及教學,沒想到在使 用量大增的同時,關於Zoom的資安漏洞一件又一件被爆出,甚至產生了新字“zoombombing”,意指使用Zoom開會時,不相關的Zoom使用者突然傳送大量色情圖片到線上會議室中。

台灣行政院資通安全處於4月7日正式公告,各機關若因業務需求要召開視訊會議,不應使用Zoom,其後教育部也宣佈若遠距教學禁止使用Zoom。而後,科技大廠Google、美國參議院及新加坡教育部也因Zoom的資安風波,宣布禁止或暫停使用Zoom。

英語島雜誌2020/5月號
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收錄於英語本文島English Island 2020年5月號
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