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辦公室生力軍 流程機器人 GO!

2019-02-01 10:36會計研究月刊

【文.周霈翎】

在工業4.0 的浪潮下,自動化已成為趨勢,流程機器人的出現,將為企業帶來什麼改變?

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在e化時代,企業在內部的財務會計與人資、關務等行政流程, 紛紛導入企業資源規劃(Enterprise resource planning;ERP)系統,期望公司營運作業能夠增加效率,減省些許人力,但隨著時間推進,卻漸漸發現並沒有達到預期的效果。近年開始吹起工業4.0 的風潮,流程機器人(Robotic Process Automation;RPA) 也乘風而來,財會人員或許會有疑問,系統已經e化了,為什麼還需要導入RPA ?而RPA是否又真的可以達到提升效率與品質的目的?

目前臺灣企業普遍導入的ERP系統呈現片段化,且無法和內外部作業系統自動連結,當其中一個系統產出資料時,依舊需要人力手動輸入至另一個系統運行,進而無法有效節省人力。而RPA的出現為流程自動化帶來一絲曙光。RPA能夠將處理大量重複性資料的人工作業標準化,並將人力釋放到更有價值的工作崗位,例如企劃、拓展業務等。RPA可針對不同需求做客製化,企業可依自身情況尋找重複性高、耗費人力、簡易的流程轉為自動化。

以財會作業來看,RPA可以幫助財會人員將大量重複性、標準化的動作,例如付款紀錄或通知,編輯整理成清單,再自動上傳至ERP系統登入銷帳,完成後並由系統發送e-mail通知承辦人完成工作;甚至也可以設定排程,由機器人自動到各個網頁選取特定資料,整理成清單,列印以供人員檢視。安侯企業管理公司執行副總經理劉彥伯說,現階段在臺灣採用RPA的業務多為效益較明顯的後勤單位,例如財會的合併報表作業、稅務申報、折讓作業、業務訂單、物流系統規劃等,但也並非所有後勤單位都適合使用RPA,若作業流程具有特殊性或是不重複的交易活動,就不那麼適合採行RPA系統。

導入效益首重「非經濟報酬」減少成本只是紅利

談及導入RPA效益,多數人直覺會想到能夠節省人力、可以24小時全年無休、作業效率比人工迅速、不出錯等,但其實導入RPA所得到的最大效益是經過梳理作業流程後的「非經濟報酬」。

根據勤業眾信2017年《流程機器人(RPA)全球現況調查》,企業關注的前三大議題為流程改善、擴大自動化程度與提高數據分析能力,並且有九成以上受訪企業認為,導入流程機器人能夠帶來強化內部標準化作業,及提升作業流程的實質效益。

勤業眾信管理顧問協理劉禮賢表示,企業通常不會從把降低成本視為導入RPA的目的,而是把目標放在提升內部作業效率。當內部工作效率提升後,即能把繁瑣且不具經濟效益的外包工作收回,並將其部分工作自動化,由原先釋放出的人力輔助自動化流程進行,達到正向循環,同時也解決因工作外包而產生的資訊控管、業務機密、作業品質等問題。

另外,即便企業內部都有固定SOP流程,但每位員工都會依照不同步驟方式執行SOP,增加內控缺失的風險。而導入RPA後,所有細節步驟被迫一致化,且過程不會出錯,讓企業流程變得正規透明,避免內控稽核風險發生。

勤業眾信聯合會計師事務所科技創新長柯志賢表示,由於每間企業的規模及ERP處理模式都不盡相同,因此採用RPA的實際成本與效益要視企業本身狀況而定。但確定的是,RPA能夠改善花太多時間在處理瑣碎事情的情況,幫助企業員工把時間花在刀口上。因此,企業藉由導入RPA的機會,能再次檢視作業程序,將人員及步驟重新配置,讓每個環節發揮最大效益, 而省時、省人力、降低成本等經濟報酬,只是自然產生的附加價值。

【完整內容請見《會計研究月刊》2019.2月號】

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會計研究月刊

會計研究月刊是本縱橫財經領域的豐碩財會知識庫,每月敏銳搜羅財務、會計、金融、稅務、管理等多角訊息,由淺入深整合產、官、學界三方觀點進行剖析,公正客觀的角度解讀趨勢走向;【會研月刊電子報】給您宏觀的視野,補給您的軟硬實力!

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