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遠距辦公興起:在家也能成為智慧辦公室!

【吳碧娥╱北美智權報 編輯部】

全球疫情不斷升溫,許多企業與組織開始思考改變工作模式,以遠距或線上方式進行團體溝通的需求日益上升,雖然遠距工作還不能完全取代現場辦公,但隨著協作工具與技術的進步,不但讓辦公室更加智慧化,甚至足不出戶也能完成大部分的工作需求。

微軟推出數位辦公軟體Microsoft Teams剛滿三年,這波疫情使得Microsoft Teams使用率在近期飛速成長。根據微軟在2020/3/20的統計數據,全球每天使用Microsoft Teams 的人數更已突破4,400萬人,過去七天之內使用人數更增長1,200萬人,而因為使用量在一週內大幅成長,在過去七天中,共產生超過9億分鐘的通話與會議。

遠距辦公與教學模式正在興起

在美國財經雜誌《財星》發布的100 大企業(Fortune 100) 中,有高達93家公司已導入Microsoft Teams,全球員工數超過10萬的超大型企業中,有20家正在使用微軟的平台;台灣已有遠傳電信、光寶科技、緯創資通等多家企業採用Microsoft Teams作為遠距溝通工具,另外像是台南市教育局、淡江大學、逢甲大學、建國高級中學等教育單位也利用Microsoft Teams落實遠距辦公或是遠距教學。

微軟整合Logitech、Crestron、Polycom、Lenovo、HP、Yealink等各大廠商,支援Microsoft Teams的系統、音訊、視訊等會議室裝置,使用者只要輕觸一下按鈕,即可從群組聊天移至視訊會議,無論是10人小型會議或是高達10,000 人的團隊會議、無論員工身處多少不同地點,都可以集中在一個位置進行會議,並在Microsoft Teams 中即時存取、共用和編輯Word文件、PowerPoint和Excel檔案。

因為遠端的關係,無法看到員工所有的工作內容和情況,遠距工作的員工需要更積極主動的進行工作彙報。借助視訊會議提升參與感和溝通效率,打開鏡頭讓每個人能看見彼此,是遠端協作中提升凝聚力和參與度的好方法。例如在微軟Microsoft Teams協作平台上,可以即時和老闆展開一對一的聊天和會議,同時也會把工作總結等內容,通過電子筆記本OneNote放在同一個聊天室當中,以便在需要的時候可以在同一個聊天介面下快速地找到所有內容。

會議記錄更智慧

在多人進行的視訊會議當中,也能透過協作工具來管理會議進程和會議記錄,除了即時共享大量的資訊與檔案分享,會議後也需要使用便捷的工具把工作計畫分配給每個人,並自動提醒工作進度。不過, 若團隊共用的文檔可以編輯成無數個版本,既缺乏效率又無法同步,文檔管理是必要的。遠距辦公的另一個隱憂是資安問題,不能讓重要敏感的企業資料曝露在網路風險中。在安全的基礎之上,將文檔上傳到團隊統一管理的雲端平台,展開協同編輯是一種高效的辦公方式,利用Microsoft Teams裡面的「組隊」功能,可以完成管理團隊的聊天、檔案協同、檔案歸檔、資料展示等需求,隨時隨地共同作業。

此外,會議紀錄是商務活動中非常重要的一環,透過紀錄會議的音檔、影片來錄製會議內容,並保存在雲端中,讓所有與會人員能夠安全共享。Microsoft Teams可以錄製會議和群組通話,只要一個人開始錄製會議,則該錄製內容將存儲在雲中並可供所有參與者使用。在開始錄製前,系統會通知所有與會者,會議通知也會發佈到聊天記錄中。錄音處理完成後,會保存到Microsoft Stream,並在會議聊天中提供錄音的連結,只要是參加會議的任何人,都能在7天內打開此連結並下載錄音。

圖一、Microsoft Teams提供會議中的紀錄功能 (圖片來源:微軟)
圖一、Microsoft Teams提供會議中的紀錄功能 (圖片來源:微軟)

推出更多改善線上會議的新功能

Microsoft Teams推出至今已三週年,為了因應疫情所帶來的更多需求,微軟近日宣布Microsoft Teams更推出多項最新功能,讓生產力協作平台最佳化:

會議中的即時降噪與「舉手功能」:即時降噪可將令人分心的環境雜音減到最低,讓使用者聽清楚與會者討論的內容。在大型會議中,遠端連線的參與者有時很難切入發言。藉由最新的「舉手」功能,任何一位與會者都可送出想要發言的視覺訊息。

圖二、「舉手」功能讓與會者隨時可在會議中送出想要發言的視覺訊息。 (圖片來源:微軟)
圖二、「舉手」功能讓與會者隨時可在會議中送出想要發言的視覺訊息。 (圖片來源:微軟)

線上預約 (Bookings) 應用:因此次疫情產生更多數位輔助工具需求,微軟希望將Microsoft Teams導入於過去較少接觸的第一線醫護人員,幫助使用者便於安排、預約及管理醫療會診、客戶會議或求職面試等B2C 虛擬會談。

圖三、Microsoft Teams新增線上預約功能。 (圖片來源:微軟)
圖三、Microsoft Teams新增線上預約功能。 (圖片來源:微軟)


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