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管理職場上不願變化的七個訣竅

【文/STACEY ENGLE】

我先前任職的組織由於迅速擴張,出現了很多大規模的轉變,包括團隊重組、解雇主管、推動新措施等。

我們很多人都對即將出現的變化一無所知,一直到這些變動真正要推行時才知道,因此我們不一定能夠瞭解,推動這些新措施背後的原因。很多決策對話都是領導階層在閉門會議中所進行,而其他每個人在私底下所形成的一般情緒暗流,就充滿了不確定性與重大壓力。

如果無法有效管理變革,就可能在整個組織上下形成憂慮煩惱的漣漪效應。美國心理協會的「2017年工作與福利調查」(2017 Work and Well-Being Survey)就證實了這一點:「和最近、目前或預期中不會面臨改變的員工比較起來,最近或目前會面臨轉變的員工,工作上出現慢性壓力的機率,是兩倍以上(55%相對於22%)。」

可能引發焦慮的轉變,包括預算大幅刪減、臨時性的裁員、辦公地點搬遷、或者引進不同的專案或流程,但這些專案或流程卻伴隨著一般人不樂見的瑕疵。這些轉變在不同的情況下,可能對員工的士氣造成重大打擊,甚至影響到整個組織的聲譽。

事實上,大多數轉變都能帶來正面的成果。改變是生活的一部分,即使一開始不太自在,但到頭來,我們往往還是能夠隨著轉變,抵達需要前往的處所。組織如果朝著成長的方向前進,就不可能保持現狀不改變。正如花朵必須突破花苞才能綻放,企業也需要自我調整才能擴張。

但偶爾,組織前進的方向,有可能開始違反本身的價值觀或使命。雖然大家都希望,領導階層所做的決策,能夠顧及組織與員工的最佳利益,但人都不是完美的,有些結果也很難預料。

我們每個人都可能受到作者丹尼爾‧高曼(Daniel Coleman)所謂的「杏仁核劫持」(amygdala hijack)的影響──當恐懼主宰一切時,我們做出最佳決策的能力,就會大打折扣。當下要知道我們所做的選擇,是不是最好的選擇,是一件很難的事,而且有時候我們要到事後回想時,才會了解到這些決策所產生的影響。到那個時候,要回頭往往太遲了!正因如此,要想適當調整管理措施,積極尋求各種觀點,並徵求反饋意見,就很重要,因為他人往往能夠看到我們沒有看見的地方。

外在的因素──例如社會進步或產業轉變──會對我們的組織產生影響,而且這些影響的方式並非我們所能控制。但有些地方確實是我們可以控制的,因此我們有責任提倡符合組織價值觀的「正面」轉變。

如果你或身邊的人感覺,即將出現的變化,對組織或其中的員工而言,並非正面的轉變,那麼以下七個訣竅,可以幫助你們有效因應其中的利益衝突,同時避免在管理變革時出現的惡夢:

1、有話直說,進行對話

就算你擔心自己的觀點可能和團隊中他人的看法大異其趣,你也要向同輩的領導者表達你的疑慮,此時需要勇氣、力求「勁道」,或許你注意到的地方,他人並沒有注意到。一次對話或許無法改變前進的方向,但任何一次對話都有可能帶來改變。

2、提出其他選項

抱怨很容易,但這並非請他人傾聽的最佳方式。如果你相信自己有抱怨的確切理由,那就不要只是抱怨,反而要提出其他的選擇。如果最近或預期中的某項轉變,可能有某個地方行不通,那麼要想調整眼前的方向,朝向全新、更好的方向前進,提出其他選項或許就是最好的做法。如果有人表達疑慮或頗有怨言,就問他們對其他的解決方案,是否有具體的想法。

3、數字不會說謊

評量的結果可以說明哪些地方行得通,哪些地方行不通,因此可以為你的觀點提供有效的佐證。舉例而言,如果你認為某個新的專案,成效比前一個專案差,你就可以比較這兩個專案不同的成果,準備好各種資料,並規劃進行後續的對話。如果所得的數字能夠支持你的看法,就可能帶來轉變,推動結果朝向正面的方向發展。

4、保持透明

透明能夠建立信任,你的團隊成員需要能夠掌握訊息。和他們分享你能夠分享的訊息,同時直接問他們有沒有甚麼問題、想法或疑慮。關於大型轉變的重要對話,如果都在閉門會議中進行,就可能引發焦慮,因此你要努力進行相關主題的公開對話。

5、鼓勵他人進行對話

改變的結果可能對整個組織都造成影響,而每個人真正的想法與感受,有時會在茶水間閒聊、或聊八卦時,才會透露出來。如果員工都對彼此表達內心的疑慮,但卻未能向主管直接反應,主管就無法充分支持本身所帶領的團隊。鼓勵你的團隊成員直接和你──或者和一般的領導者──分享內心的疑慮,同時也鼓勵其他主管,讓每個人參與未來會對他們產生影響的決策。

6、檢查自己的情境

我們這一輩子的個人經驗,會型塑我們的情境,形成一種主觀的視野,讓我們在看待這個世界時,都受到這個視野的左右。如果我們選擇用來看待事物的方式,無法產生我們想要的結果,情境就會是個問題。雖然表達自己的疑慮,為組織和同事發聲,是很重要的事,但你也要考慮到建議中的改變,背後的潛在意圖,同時切記,有時一開始讓人不太舒服的轉變,其實稍後可以帶來讓人愉悅的結果。改變可以帶來改變,因此你要記得前瞻──眼前這種「不從人願」的轉變,未來可能帶來哪些正面的結果?

7、相信自己

如果你已檢查過自己的情境,也探索過自己的各種假設,那麼到頭來,很重要的一點就是:要相信自己。所謂相信自己,指的是你一旦消除各種偏見、也檢視過自己的恐懼之後,就要相信自己真正的感受。如果某個重大決策缺乏正當性,或者違反了你們最重視的價值,你就得判斷,自己是否想繼續留在這個組織。和自己進行對話,思考自己該去該留,這個答案只有你自己知道。

領導者要管理變革──並根據每個當事者的最佳利益做出決策──就要和團隊成員一起直指事物的核心,進行誠實而公開的對話。

【完整內容請見《管理雜誌》550期;訂閱管理雜誌電子版

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