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不要過度監督或監督不足:適當管理的四個步驟

2018-09-28 10:54管理雜誌

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【文/JOANNE MAYNARD】

「我不希望當個微觀管理者!」

我時常聽到這句話,從我擔任教練的客戶口中說出來。這我瞭解──沒人希望當個直昇機老闆,整天跟在員工背後,告訴他們該做什麼。儘管如此,我卻注意到,有些絕對不想採取微觀管理的客戶,卻往往反其道而行,徹底放棄本身的領導職責。

放棄管理──我們亦稱之為「監督不足」──到底會帶來什麼樣令人挫折的後果?我們來看一個常見的實例。

當領導者對不熟悉某項任務的直屬下屬說:「我知道你沒問題的,等事情做完告訴我就好。」這是監督不足最糟糕的一種狀況,直屬下屬很可能根本無法執行一項他們從未受過訓練的任務,然後,等任務變得越來越難,或者等這個下屬很自然地遇到一些初期的挫敗,他們自然會想:「我的老闆認為我可以做這件事,所以一定是我有問題!」

這種狀況會開啟一系列負面的自我對話,而這種對話會謀殺創意。處於這種狀態的員工,很少會允許自己當個學習者,他們不敢讓自己冒險,也不敢實驗進行可能的解決方案。隔離孤立可能因此而出現,他們往往會很猶豫,不敢透露自己有些地方不知道──尤其是如果他們覺得老闆認為他們應該要知道的話,會加以透露的可能性就更小。

最後,向前推進的動力會受到阻撓。一個人如果不知道該怎麼做某件事,又沒有人可以教他們的時候,他們往往會只做自己會做的事,然後把其他的任務丟在一邊,這似乎是人類的通性。我曾見過某些十分聰明能幹的人,出現過好多次這種狀況。

我深深相信,主管這種全然放棄的行為,對直屬下屬而言,就像令人害怕的微觀管理一樣,令人洩氣。這之間理想的平衡狀態,是要針對直屬下屬所從事的任務或目標,診斷出他們的發展階段,然後據以提供適當的領導風格。正如肯布蘭佳所指出的,領導者需要「慢下來,才能提高速度。」以下是確切的作法:

1、向直屬下屬清楚說明每個指派任務的目標,解釋良好的工作表現應該是什麼樣子,然後這個步驟十分重要:請直屬下屬再說一次給你聽,剛剛他們聽到你說的目標,以及預計達成的結果。如此一來,可以確保你們雙方有同樣的理解。

2、接下來,問對方要如何達成此目標,然後認真傾聽。

3、如果他們列出了自己想做的事項,而且整體規劃聽來很完善,你就送上你的祝福,讓他們放手去做。當然,一定要讓他們知道,如果中途他們需要什麼協助,隨時可以來找你。

4、從另一方面而言,如果你聽到「我不太確定」、「我以前沒有做過這種事」,或者其他這類自我懷疑的說法,就以此為徵兆,判斷對方需要某種程度的監督。和他們一起建立一個完成工作的整體計畫──而且一定要定期檢查。

我總是認為,運用這種領導風格,就像是在一個很渴的人穿越沙漠時,給他們一些水喝,你給的東西是他們迫切需要的。

你可以抱持的希望是,一個在某項任務上還無法獨立自主的直屬下屬,在這個歷程當中可以發展出自主性。而隨著直屬下屬發展出執行這項任務的能力與信心,身為領導者的你,也可以逐漸降低監督的程度。

根據直屬下屬的特定需求,搭配適當的領導風格,可以讓你保持適當的監督,不會過度監督或監督不足。如此一來,你就能時時採取適當的領導行動。

【完整內容請見《管理雜誌》532期;訂閱管理雜誌電子版

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