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潛在主管身上該有的五個特性

2018-09-03 08:48管理雜誌

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【文/Tom Place】

你是否曾經提拔某人擔任主管,後來卻發現這人連自己都管不好?這是不論哪個業界都有的普遍問題,且會因此導致組織混亂、員工士氣低落、職場溝通不良、無法朝向共同的目標努力前進。幸而,有一些方式可以用來辨別,員工是否有潛力勝任主管之職,只要透過審慎的評估,並掌握評量高成就者的良好標準,就能達成此目標。以下就是在潛在主管身上可以尋找的五個關鍵特性:

1、良好的主管有條有理,且會把重點放在工作上:

管理和條理是一體的兩面。從聘僱與授權、到排定會議時間與追蹤績效表現的目標,一個主管要不斷地處理這類事宜。由於業務主管經常要同時處理許多優先事項,同時處理多種事項,並且在多重業務上,不斷追蹤最新進度的能力,就成為挑選潛在主管的基本要求。在挑選潛在主管時,要仔細留意員工完成任務的方式,並觀察在調派工作事項的優先順序上,有沒有「亂中有序」的處理方法。組織歸納、追求條理的技巧,在業務領域中適用的範圍十分廣泛,因此擁有具備這類技巧的主管,可以協助組織大幅提升營收。

領導者維持條理最重要的一個層面,就是時間管理。美國聖母大學足球隊知名的足球教練盧.霍茲(Lou Holtz)打造了一個說法:「此時重要的是什麼?」用來協助領導者時時都能掌握優先事項,並對工作上其他較不重要的層面,能夠減少一些擔憂。主管必須能夠有效率地釐清事情的優先順序,並隨時都能清楚分辨當前最「需要」處理的事項,這一點非常重要。

2、良好的主管需善於處理人際關係:

設法與他人連結、並建立有意義的人際關係的能力,是所有成功的主管應該具備的技巧。領導者如果個性冷漠、難以親近、或者習慣潑冷水,員工就會難以表達自己的想法,甚至會因此不願接受主管的領導。針對身邊同事的感受,表達同理心、深刻的理解、與真正的好奇,是一種重要的技巧,可以讓員工保持愉悅的心情,並且讓工作環境最終能夠士氣高漲。畢竟,「人際關係的技巧與溝通技巧是人性化管理考量的核心」,凡是擁有這類技巧的人,最終都會自然贏得眾人的愛戴。在你思考要提拔某位團隊成員擔任主管之職時,你要評量他們與你、與其他員工、以及與組織內部其他高階主管互動的狀況,如果要和他們進行對話,感覺十分困難,或許他們就不是擔任主管的最佳人選。

3、良好的主管能夠有效溝通:

管理的核心就是溝通。如果訊息無法簡短而明確地傳達,在聽者的眼裡(耳裡)往往就會視(聽)而不見(聞)。而如果接收訊息的對象,是你在職場上會接觸的相關人員,這些訊息的傳遞,就關乎你個人的成長發展與組織的整體成功,因此,擁有良好的訊息傳遞者,是十分重要的一件事。無論是要讓員工能夠保持投入程度,或是要有效擔任員工的教練,說明工作上的相關技巧,這一切都和良好的溝通脫離不了關係。以下是一些相關的重點,可以用來判定團隊成員是否具備擔任優秀主管所需的溝通技巧:

● 他們具備有效的非口語溝通技巧。

● 他們與人互動看來能夠保持開放與誠實。

● 他們擁有良好的傾聽技巧,能夠主動地傾聽。

● 他們能夠以有條理的方式,傳遞清楚而單一的訊息。

雖然有效的溝通十分重要,但確切的溝通內容是什麼也很重要。在分析團隊成員的溝通方式時,記得仔細留意他們確切的溝通內容。他們是否表達出掌管某些專案計畫的興趣,並且能夠貫徹本身的承諾?這可能是他們未來適合擔任管理職務的另一個徵兆。

4、良好的主管能夠主動積極、採取行動:

承諾與投入有其感染力。工作動機強烈的主管能夠啟發員工達成目標,並且在事情碰上阻礙時,保持工作的動力。和凡事順從的員工比較起來,能夠承諾投入工作的員工,更能夠發揮感染力,激勵身邊的同事,而且和只會單純「現身」的人比較起來,他們也是更好的主管人選。有些人會覺得這點很難,但身為一個團隊成員,要展現出主動積極的一面,其實有很多種方式,而這方面的展現正能夠凸顯員工的與眾不同。當組織內部的團隊成員面臨艱難的任務時,你要分析誰表現出退卻,誰又能接受挑戰。如果員工害怕眼前所面臨的狀況,那他們可能就不適合承擔伴隨主管職務而來的更大責任。

5、良好的主管能夠

一個主管每天要面對的種種困難不可小覷。要同時監督有各種不同需求與動機的員工,可能帶給人很大的壓力,如果主管無法克服逆境,很可能會為其所傷。基本上,意志力就是昂然面對這些困難的能力,而且能夠設法找出解決之道,而非臣服於它們。有位專門研究意志力的頂尖研究者安潔拉.達克華斯(Angela Duckworth)就指出:「主管最應該瞭解的一件事,就是具備意志力的員工,才會鍥而不捨地追求自己真正重視的目標。」這意味著真正重視本身的工作,而且有足夠的毅力,能夠確保成功達成目標的人,比較可能是良好的主管。如果團隊成員任憑問題堆積如山、無法有效面對逆境,就可能表示他/她不適合擔任領導者,而且在進入儲備主管之列之前,還需要更多的時間成長發展。

另一個和意志力這個概念有關的,是聽取反饋意見、並據以調整自己的能力。缺乏意志力的人,可能因為失敗或聽到反饋意見,就沮喪不已,且永遠也無法因此改善。良好的潛在主管是能夠聽取考量反饋意見,並透過審慎的練習與反思,設法改善自己的人。

【完整內容請見《管理雜誌》531期;訂閱管理雜誌電子版

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