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「TOP SECRET」6大原則植入敏捷DNA

【文/郭茵娜 攝影/謝美姿】

隨手抱起沙發上的虎鯨(Orca)抱枕,鈦坦科技總經理李境展向我們介紹:「這是我們公司的吉祥物Tica。」他接著補充,虎鯨是一種好奇心和學習力都很強,而且習慣協同作戰的群體動物,就像是鈦坦的企業文化一樣,而且不只重群體,牠們同樣分佈全球各地,在在都與鈦坦科技的重要關鍵詞相符。

然而,因為疫情影響,過去要飛上好幾百趟的出差行程的鈦坦「虎鯨」,通通得改為線上視訊的工作模式。然而這群看似被困於台灣的虎鯨們應對疫情海嘯的衝擊時,並未如部分產業的狼狽。李境展說:「這應該歸功於組織早已導入敏捷式組織思維,而且能如此即時反應。」也是植基於鈦坦科技過往在遭受不同衝擊後,持續將這套敏捷式思維不停迭代升級的行動上。

霧卡時代 瀑布式管理出局

談到敏捷式組織,李境展他拿起白板筆唰唰寫下定義敏捷思維的《2001敏捷宣言》(Manifesto for Agile Software Development),包括:「個人與互動」重於「流程與工具」、「可用的軟體」重於「詳盡的文件」、「與客戶合作」重於「合約協商」、「回應變化」重於「遵循計畫」等,而這也是鈦坦科技的敏捷式管理方針。李境展一邊回憶一邊解釋,2005年成立的鈦坦科技原先採用的是「瀑布式管理」,使用大量時間規劃產品需求,設計流程和細節,之後與客戶經歷詳細討論後,再從設計、開發、測試到修改依序進行,最終才推出完整的產品。

同樣的商業模式未必能永遠適用於多變的市場環境。從2011年至2012年起,鈦坦科技在運作上陷入瓶頸,「瀑布式管理」的經營方式開始變得不管用,「雖然客戶想的跟我們想的一樣,但市場跟我們想的不一樣。」李境展回顧那段歲月時說,當時依循過去合作模式推出的產品不受市場青睞,即使想因應市場需求調整,但整個溝通過程一次就要花上3個月時間,等重新推出也未必能再符合當下的市場需求,如此反覆數次後,讓鈦坦科技驚覺該尋求改變了。

為了突破困境,鈦坦科技嘗試過許多專案管理模式,包括當時最流行的PMP專案管理,也上了關於已故管理大師彼得.杜拉克(Peter F. Drucker)的課,以便找出經營管理上的問題。不過,經過深入探討,鈦坦科技才發現自身遭遇的問題並非個案,而是整個產業都面臨相同的問題,即為面臨可變動性、不確定性、複雜性、模糊性的霧卡(Volatile Uncertainty Complexity Ambiguity, VUCA)時代。

「若霧卡時代已成為當今全球市場的常態,那麼敏捷式組織管理便會是一種應對方法。」李境展說,鈦坦科技也由此找到新方向,在接受專業人士的建議後,於2014年2月開始投入敏捷式管理相關認證課程學習,同時將這套管理思維納入公司體系當中,一開始是先由1個小團隊來單點試行3個月,取得第1個成功範例後,再由此說服更多員工,逐步進展到3個團隊、單個部門等層層遞進的實施,最後達成公司全體都轉換為敏捷的思維模式。

敏捷肌肉 10年養成增長型思維

「敏捷式組織思維很簡單,其實就是增長型思維,就像訓練肌肉一樣,人人都可以透過思維的學習、練習跟調整而轉變,然後就可以運用在組織或團隊。」李境展一語道破其如流水,不受限制的靈活特性。然而,從知曉、接納到實地運用,鈦坦科技可是花上近10年的時間才練就出這身「肌肉」。

將敏捷式組織思維納入公司運作模式這段過程中,鈦坦科技經歷了各式各樣的改變。其中,最先產生的變化便是團隊成員開始呈現出自身真實的樣貌。「在導入這套思維後,大家開始更勇於表達自我。更進一步說,位於組織基層的工程師終於願意開始表達心中的想法與意見。」

李境展觀察到,一般而言在團隊中發言最頻繁的大部分是專案經理,而工程師則是相對沉默。不過,這種現象不代表工程師毫無主見或想法單一。「他們常會覺得每次只要遇到和別人意見不一的時候,自己總是在討論或溝通的過程中處於下風,也較難贏得他人的認同。」在溝通能力的差距下,不善於表達的員工自然不願意將心中的想法傳達出來。

當員工開始願意表達意見後,鈦坦科技的管理階層就更清晰地看見所謂的溝通並非只是單純上對下的佈達而已,還應該包括上下流動、左右平行的不同交流方式。因此,為了讓那些不善言辭的員工能更好的與團隊其他成員溝通,鈦坦科技特別讓他們參加溝通訓練課程,同時走訪亞洲各地,請教多組專家團隊以尋找最有效的溝通方式。最終,從文化事業學會(The Institute of Cultural Affairs, ICA)的引導課程當中,鈦坦科技發現「ORID焦點討論法」是最適合旗下員工的方法。

舉例而言,當工程師發現程式設計上有錯誤的「事實」(Objective)時,可能會在解決問題的過程中和同事發生衝突,並於事後因沒能和同事好好溝通而產生懊悔的「情緒」(Reflective)。此時,若該名員工能於下次類似的遭遇中向團隊好好溝通,進行自我觀點的「意義詮釋」(Interpretive),最終就能透過討論找出該如何「決定與行動」(Decisional)。

而在學會「ORID焦點討論法」後,李境展認為這在鈦坦科技的各類團體溝通中扮演了十分重要的角色,同仁原先擔心的講話太直會不會傷到他人、不擅長好好說出自己的想法等問題,在這套方法下都獲得解決,「我們的團隊夥伴們會在溝通過程中先講出不含情緒的事實觀點,再補述情緒感受,然後再加上你的學習跟經驗下帶來的觀點,最後產生一個決策。」自2015年起至今,鈦坦科技一直採用ICA導引課程所傳授的溝通方法,甚至為了讓溝通更為順暢,李境展還帶頭學習正念減壓,期望藉由降低職場環境中的心理壓力,進而讓溝通更順暢。

ORID焦點討論法 「TOP SECRET」6大原則出發

以「ORID焦點討論法」為基礎,霧卡時代下的敏捷思維做延伸,鈦坦科技進一步發展出公司敏捷式組織工作6大原則「TOP SECRET」,其中包括「安全第一」(Safety First)、「自發式領導」(Emergent Leadership)、「勇氣跟好奇心」(Courage & Curiosity)、「回應變化」(Responding to Change)、「情緒和心理健康的支持」(Emotional & Mental Well-Being)、「資訊透明」(Transparent Information Sharing)。

李境展強調,在追求變化的同時也不能忽略整體的穩定性,「安全第一」絕對是在敏捷式管理導入時的第一要務,必須注重產品與人員的安全。李境展認為,唯有確保人員生理、心理素質的健康,他們才願意講真話跟事實,使得開發流程、條件相對安全。特別是對於像鈦坦科技這樣的軟體公司而言,避免新軟體開發方式影響產品品質至關重要。

此外,因應疫情,鈦坦科技在新加坡總公司的辦公室實行居家辦公政策,從2020年3月至今已經達1年,如何給予當地員工「情緒和心理健康的支持」就顯得很關鍵。「除了工作和薪水,員工與公司之間的連結還包含團隊與夥伴,因此為了保持團隊的完整性,還有許多事情需要執行。」李境展提到,為了凝聚起跨國團隊夥伴的向心力,也讓長時間悶在家中處理公務的同仁不會感到孤單,鈦坦科技時常舉辦各種不同的線上活動,例如:小天使活動、線上下午茶等,以串聯員工之間的感情。

而「勇氣跟好奇心」以敏捷思維為圭臬,不斷求新求變的精神讓鈦坦科技可以嘗試各種不同的可能性。像是在疫情爆發期間,有些公司是採取A、B組上下班模式,也有公司採取全員在家上班模式,而鈦坦科技則是不按牌理出牌,將公司內部部分團隊帶到阿里山跟拉拉山等各個景點,於當地包下民宿進行軟體開發,在達成對於身體健康等「安全第一」相關措施的前提下,用1~2周時間,好好貫徹鈦坦科技奉行的面對面大量溝通原則。

此外,「回應變化」是鈦坦科技實踐敏捷思維的重點之一。過去,鈦坦科技辦公室牆上的團隊工作看板總是貼滿手寫的便條紙和索引卡,因應疫情爆發,他們改用艾特萊森軟體公司(Atlassian)旗下產品,適用於敏捷式管理的專案項目管理工具Jira,甚至花上半年時間取得艾特萊森軟體公司的代理權導入Jira,不只自己實地運用,還能將使用工具的經驗傳授給其他客戶。另外,隨著台灣疫情穩定,許多原先試行過分流、遠距辦公的公司紛紛改回原先的實體辦公模式,而鈦坦科技仍維持每個月的第3周必須全員採居家辦公的制度,李境展強調,這是為了隨時能針對外在環境「回應變化」的必要作為,也是確保組織時時都準備好足以適應衝擊的彈性。

他說:「如果要精準的說,『敏捷』並非中文所講的『快』,回歸到以英文原意來闡釋,其實講『快速反應變化』比較貼切。」而在導入敏捷思維的過程中,鈦坦科技也發現,如果公司決策都是總經理、CEO、管理階層,或者是董事會發想、決定和佈達,反應會比其他對手慢上好幾半拍,由此產生另一項原則:「自發式領導」(Emergent Leadership)。在此原則下,員工就會更願意主動提出想法,李境展分享,在這樣的組織氛圍下,員工會更積極提供各類協助,像在台灣剛開始進入口罩荒的時期,甚至有員工主動將家裡所生產的口罩提供給公司使用,以滿足員工的防疫需求。

資訊透明 降低遠距辦公反對聲浪

除此之外,以建構公司與員工之間的信任為出發點,鈦坦科技貫徹「資訊透明」原則,每個月定期舉辦大會,公開公司產品成長狀態,讓員工理解公司運作狀況。此外,鈦坦科技的產品開發工程師薪資同樣公開透明,其用意在於讓團隊夥伴知道自己屬於公司團隊成本的一部分,從而知道自己的價值在哪,以及如何為公司與顧客做出貢獻。

「當公司與員工之間因資訊透明而減少隔閡,決策上也會比較少出現反對聲浪。」李境展舉例說明,比如前文所談到的,台灣辦公室在每個月仍然要維持1周在家工作的營運模式,由於公司的資訊透明化,讓員工更能明白公司用意得以順利執行。

除了既有的「TOP SECRET」6大原則,鈦坦科技更因應疫情,在營運方針設下「團隊人員的安全和健康」、「商業營運可持續」和「符合政府行政規範」3項重點。透過兩兩互相搭配,更延伸擬定出各種不同策略,為後疫情時代的市場發展優先鋪路。由於台、星兩地疫情嚴重程度不同,新加坡對於防疫措施的要求遠比台灣來得繁瑣,對於台、星兩邊跑的員工而言更有感,鈦坦科技也因此制定策略,在符合法規的同時保障員工的安全,並維繫兩地員工良性互動。

為了讓組織的規範到執行都擁有統一性,「當初在新加坡跟台灣導入敏捷式組織並沒有太大不同,除了各地法規制度有點差異,基本架構與核心精神都是一致的。」李境展表示,除了遵照當地法規制定相關規範外,組織營運策略等所有規範全都同時適用於台灣與新加坡。

有了實行敏捷式組織思維長達7年的經驗,現今的鈦坦科技已不再只是過去只重視軟體設計,協助客戶開發軟體的科技公司,而是能夠將自身的敏捷式管理思維應用於各項營運層面,同時協助不同產業面對霧卡時代,讓敏捷式組織思維於台灣各大產業遍地開花的新時代企業。

【完整內容請見《能力雜誌》2021年4月號,非經同意不得轉載、刊登】

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