遠距辦公如何打造高績效?

【文/曾欣儀 圖片提供/達志影像】

當新冠肺炎(COVID-19)衝擊全球,不只為企業的營運投下震撼彈,也帶來工作模式的急劇改變。當遠距辦公(Work From Home,WFH)這些暫時性的「應變措施」變成新常態,企業的企字中少了「人」,對組織管理、團隊運作、績效獎酬等帶來哪些機會與挑戰?

今年9月,Microsoft與TechRepublic Premium合作發表的《開創亞太區辦公新常態》白皮書(Transitioning Asia-Pacific to a New Normal of Work)中,就預測「混合辦公」模式將成為亞太區新常態。在這波混合辦公趨勢下,企業有5點因應之道:

1.協助員工的時間管理,明確劃分工作及私人時間以減低工作倦怠。

2.重新思考評估員工表現的方式,從上線時間長短等量化數字,未必能衡量出其為公司創造的價值。

3.給予更多工作彈性和同理心,員工在家中辦公可能須處理家務或照料孩子,除了協助建立無干擾的工作環境,也應包容彈性的工作安排。

4.提供科技培訓和準備,促使員工成長、提昇生產力,充分發揮工作潛力。

5.在工作中融入更多社交互動元素,打造出創新、創意交流和友好工作氛圍的方法,使每位員工皆能感受到自己在團隊中的重要性。

此外,根據Microsoft 及調研機構Forrester合作的研究報告,數位工具的導入平均能為企業帶來超過10倍的投資報酬率(Return On Investment, ROI),企業若要在高度變動環境中保持彈性、高效的營運模式並節約成本,數位協作工具的導入與活用將是關鍵。

數位轉型強化應變彈性

遠距辦公風潮帶來更多導入數位化工具的需求,資誠人資管理顧問公司董事長林瓊瀛對此則指出,這幾年經營管理的主題,其實始終圍繞著數位轉型與自動化,許多企業都在「轉與不轉」的轉型溝通中拔河,而突發的疫情,則是加速轉型的急迫性,越能快速適應並且調整營運步伐的企業,越能走出自己的路。

「相對過去很嚴密的管理、追求Cost down的企業來說,我們觀察到比較有彈性的企業的存活率也較高,這也是為什麼大家開始討論『韌性』(Resilience)。但這也不是代表組織要容許無效率與浪費,備用計畫(Backup Plan)可能都會隨著變局而鬆動,這其實是比較大的挑戰。」如此不穩定的時局,也讓林瓊瀛直言,整體的混亂儼然變成新秩序,風險跟員工關係都要重新被定義。

當然,所謂的遠距辦公,不只是單純的字面上意義,它雖省去員工通勤時間、降低人員近距離接觸的染疫風險,但追求彈性的背後,其實需要強大的數位資源扶持。

對於早已實行遠距辦公多年的IBM來說,本次疫情正是對其強力推動數位轉型策略的一場考驗。台灣IBM人資長李欣翰說,自2008年開始,IBM於亞洲的據點便已陸續設立遠端工作機制與彈性工作時間制度,導入Webex、Slack、MURAL等軟體,建立「線上工作坊」的協作模式。當建構起一套完整的軟、硬體系統後,IBM不只能提供員工更多元的工作環境,也便於公司掌握專案執行進度、團隊成員動態。

在導入線上工作坊系統的同時,也在管理制度的設計上做出了改變,加入設計思考(Design Thinking)的概念,與其增設監視措施,不如增加工作的自由性,讓員工在習慣彈性上班的同時,也學習自主行程規劃與時間管理。李欣翰解釋,其實「在這種管理制度下,每一位成員都十分清楚自己需要在特定日期以前達成指定的工作進度,就算臨時碰上突發狀況,也能在第一時間反映,甚至自己動手找出解決途徑,保持整體計畫的預期進度與穩定性。」

遠距服務不斷線

而專精於塗佈、乾燥及貼合技術,主攻客製化機台開發、應用的樺欣機械,因應疫情帶來的鎖國政策超前部署,改變傳統機械業親臨現場巡檢,維修設備的方式,啟動數位轉型,導入智慧機械「工業4.0」的運作模式,反而「疫」軍突起,成為客戶最佳奧援。

面對數位轉型的重大關卡,樺欣機械董事長莊嘉郁認為領導者的決心格外重要,「2008年我們就逐步導入具有『工業4.0』思維的數位化聯網智慧設備,讓公司與客戶間的人員可以順暢聯通,像是客戶端的機台與我們內部都採用同套作業系統,因此機台需要的檢測與維修就可透過遠距服務進行,工程師不用離開辦公室,利用筆電、平板等工具,就能馬上了解客戶端的設備在哪一個環節有什麼狀況,隨時都能排除異常,甚至做到提前向客戶反應有哪些參數、生產階段可能要調整,避免後續造成更大損失。」

另外,在儘量避免實際接觸的情況下,104人力銀行面對企業與求職者面談的迫切需求,也在今年5月推出「遠端面試」系統,以視訊方式解決「零接觸面試」的困擾,讓徵才、應聘的媒合服務不停擺。

「遠端面試」系統雖然便利,104人力銀行資深副總暨人資長鍾文雄也特別提醒,隔著螢幕,面試官也許無法注意到太多肢體細節,但比起現場面試,視訊過程中求職者需要比以往更注意講話語速、鏡頭的位置等。而且「面談是一件非常嚴肅的事情。求才公司和求職者雙方都要做好充分的準備,企業端的面談流程要進行得很正式,求職者也必須穿著符合面試場合的服裝,不只是兩方單純約好時間一起開啟視訊而已。」

由人才媒合平台的立場來看,分析後疫情時代的新工作模式與類型,鍾文雄則認為,企業與求職者都必須留意產業趨勢,提早進行佈局,強化自身競爭力,才不至於在不知不覺中陷入被動的情境。

IT力助攻疫後卡位

針對疫後的組織、人才新佈局,中央大學人力資源管理研究所教授鄭晉昌強調,由於遠距辦公運用大量的新資訊科技技術與工具進行輔助,這個趨勢將影響企業選才的方向。「一旦遠距辦公成為新常態,企業在引進新員工時會考慮以下這些向度:一是員工的IT經驗,是否傾向使用IT工具;二是該員工是否為具備團隊合作精神的人(Team Player)。遠端模式能不能順利互動,有賴比較積極主動、善於團隊溝通的員工特性,而跨國進行的專案,還需要有文化差異解讀者。」此外,遠距辦公對跨時區合作的工作型態也有影響,將更凸顯工作時段不一衍生的落差,一旦遠距辦公比例變高,企業營運與管理的負擔將會加重。

另外,對台灣中小企業而言,若想啟用遠距辦公、進行數位轉型,就需要安排適合的教育訓練。管理階層大多也沒管理過遠距團隊或居家辦公的員工,得重頭學習新的管理團隊方式、技巧以及新的績效管理。企業必須認知到,這些都是應投入的成本,唯有透過訓練,數位轉型的準備度才會增加。

遠距辦公蔚為風潮的當下,企業與員工們該如何快速調適,讓組織不只如常運轉,還能為營運與績效帶來更多加值與提昇?面對這波數位轉型的前哨戰,又該如何搶先佈局卡位,才能獲取更有利的未來市場話語權?更多精彩報導,請見本期《能力雜誌》。

【完整內容請見《能力雜誌》2020年10月號,非經同意不得轉載、刊登】

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