開會是你被看見的舞台

【文／楊瑪利】

開會，是上班族每日工作中最稀鬆平常的活動。因此絕大多數人一定認為，開會是工作中的日常小事。但你有沒有算過自己每天開幾個會呢？如果你知道，你超過一半的上班時間都用在開會上，應該就不會認為開會是一件小事了。

《哈佛商業評論》文章指出，過去50年來，職場上會議的長度與頻率，持續增加，現今高階主管平均每週花費將近23小時在開會，而1960年代還不到10小時。這還不包括所有未列入日程表的臨時會議。而一般員工，即便是需要專注於創意研發的人才，也是超過一半時間在開會。

上班族常說，醒著的時間大都在上班。現在應該可以再加上下聯：上班時大多在開會。既然花這麼多時間開會，若沒能發揮開會的效果，那就是浪費時間，影響每個人工作的效率、品質。

即席發言是增加影響力的機會

但如果做調查，會發現很高比例的上班族並不喜歡開會。因為許多會議沒有效率、時間太長、沒有決議；只有報告人在說，最高主管在聽，其他人卻不積極參與，忙著滑手機、打電腦。

如果可以好好開會，就能產生很大的正面效果。開會能夠激發創意，凝聚共識，找出解決方案，強化公司文化。在Podcast《請聽，哈佛管理學！》的人物面對面專訪中，第34週採訪Google前董事總經理簡立峰，他就指出，在Google文化中，如果你沒有意見要表達，就不要來開會。

最近5月26日播出的節目，則邀請前Verizon Media國際事業董事總經理鄒開蓮。她強調，開會還有一個正面效果──那是人才被發現的舞台。

鄒開蓮分享，23年前她初任雅虎台灣總經理，那時台灣市場很小，她跟大中華區主管去美國總部參加CEO親自主持的會議。一開始她是幫主管製作簡報的人，坐在他的後面，也輪不到她講話。但有一次，CEO突然問起拍賣業務，那時只有台灣雅虎在做拍賣，大中華區主管請鄒開蓮回答。鄒開蓮回憶，她臨時被點名，瞬間愣住，雖然很緊張，但沒有扭扭捏捏。那次發言是她第一次在總部對CEO回答問題。這一次回答，讓總部主管對台灣總經理產生了印象。

後來總部的財務主管就安排她到華爾街，跟美國投資人分享拍賣的業務。一次的發言，給了她未來更多的機會。

因此她深有所感，每次會議都要勇於表達，積極參與，即便是問個問題也好，代表你有在聽，有在想，你提出的問題搞不好讓人刮目相看，引起現場的反思。其實每一次開會，主管都在尋找人才，建議每個人都要把開會當成被看見的舞台。即席發言對每個人職涯發展軌跡的影響甚鉅，讓我們每一天都有創造影響力的機會。

既然開會占據員工這麼多時間，公司也應該建立開會的制度與流程，確保員工好好開會，減少浪費時間，增加正面效益，才能增加員工的生產力。

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