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新冠肺炎教我們的風險管理課!改變思維、數位革新 才能挺過危機

取自中新網
取自中新網

【張彥文】

專家認為,除了功能性的任務編制,企業更應建立風險策略管理的正式制度。而除了強化風險管理上的投資,更要提升數位化的程度。如此一來,即使面對中國大陸這次的「封閉式管理」,也能有效因應、降低衝擊。

人類歷史上早已有過幾次大規模的流行性傳染病,2003 年的SARS,就曾帶來嚴重衝擊,理應讓企業界學到了一些應變之道。為什麼這波新冠肺炎(COVID-19)卻仍舊如同海嘯席捲而來?

「因為中國在世界的地位已不可同日而語,」KPMG 安侯建業副執行長游萬淵指出。2003年,SARS 爆發時,中國大陸還是世界第六大經濟體,今天已是世界第二,更是世界工廠,以及眾多零組件、原物料供應地,和資訊、電子相關產業的最大生產基地。

隨著疫情持續延燒,供應鏈「斷鏈」的陰影,幾乎壓迫到全世界的各行各業,所以這次對產業的衝擊前所未見,企業的管理和因應作為也面臨全新挑戰。

新冠肺炎發生的時機點,更讓企業的處境雪上加霜。

因為現在正好是企業結算2019 年度成果,準備發布財報的時刻,但這波疫情讓所有的運作停擺,資訊陷入不透明狀態,而且沒有人說得出風暴何時停歇。「不清楚的事情會造成最大的恐懼,」游萬淵說,現在中國大陸還處在半停頓狀態,之後企業的財報到底出不出得來?情勢何時會明朗?著實讓企業進退維谷。

建立風險管理的正式制度

資誠聯合會計師事務所所長周建宏也認為,雖然現在很多企業走向「中國+1」,將風險分散到東南亞,但許多零組件仍來自大陸,即使將產業鏈的中下游移到東南亞,仍無法避免斷鏈危機。更遑論許多大陸籍幹部,因為被限制出入境,到現在還無法回到東南亞工作。

專家們一致認為,企業應藉著這次的危機,重新檢視並調整「風險管理」的思維。

資誠危機管理服務召集人蔡朝安就表示,許多企業以往並不重視突如其來的危機,但現在的供應鏈很長,外在環境隨時可能發生不可預知的變化,此時企業應該成立一個決策應變小組,完整地掌握資訊,具備完善的指揮和通訊體系,負責整合並推動應變機制。

以這次的新冠肺炎來說,這個小組應該評估疫情在中短期對財務和業務會有什麼影響?資金面是否會短缺?訂單是否會延遲交貨?是否要與相關企業預為協商等等。

此外,也要了解公部門的相關政策,例如政府提出抒困貸款,適用條件是什麼?因為面向龐雜,這個小組至少要包括人事、風控、總務(含採購)、業務及財務等部門,而且高階主管必須實質參與。

游萬淵強調,除了功能性的任務編制,企業更應該建立風險策略管理的正式制度,來執行以下任務:

第一,找出企業所有可能面臨的風險;第二,辨識及過濾風險,有哪些風險影響有限,不需要花太大資源處理?有些風險可能無力處理,需要透過外部力量協助?第三,處理危機的先後順序和步驟是什麼?第四,要避免危機,企業應該進行哪些改善或投資?最重要的是,這些任務要定期更新,隨時檢討調整。

新創公司Kyalio 共同創辦人,曾任飛利浦照明總部品牌策略分析總監的林冠嬅則認為,台灣的企業多屬於由上而下的科層組織,當發生危機時,習慣等待指示做事。但很多跨國企業會授權一群員工,在危機發生時,可以立刻做一些改變,不需要等候核准。

要建立這樣的機制,除了授權,還要挑對的人,平時即加以訓練,如此的企業文化,會讓公司的危機處理具備更大的彈性。以飛利浦來說,他們的上下從屬關係比較平等,不論職位、階級或年資,只要你做的事是對公司有利的,不一定要凡事請示,也不必擔心會有僭越或違反職場倫理的質疑。這種文化在亞洲企業就相對少見。

「台商很少為了預防而花錢,而是為了治療才花錢,」周建宏指出,西方企業比較願意為防患未然而投資,這波疫情可以提醒大家轉變思維。

數位化程度高,無畏封閉式管理

專家們也指出,企業應該強化風險管理上的投資,尤其是提升數位化的程度。

以這次的疫情來說,大量依靠「人」來管理的企業,受到的衝擊就遠大於利用「數字」和「資料」管理的企業。如果企業的運作都要靠人到現場處理,只要這個模式一斷,就像新冠肺炎造成大陸許多城市進行「封閉式管理」,就會讓過度依賴人治的企業,碰到大麻煩。

周建宏觀察,台灣的科技業相對數位化程度較高。但一些傳產或中小型製造業,就比較傾向「人一定要在現場隨時解決問題。」這次的新冠肺炎,會讓愈來愈多企業積極提升數位化的能力。

游萬淵則表示,數位化程度高的企業,可以把所有生產管理、流程監控的相關資訊都集中到企業總部,總部的神經中樞透過雲端整合,開會或工作都可以在網路上進行,減少人與人的接觸,讓衝擊變小。

兩大趨勢:產業重分配、製造業加速移出中國

而在疫情肆虐之後,後續還有兩個趨勢值得觀察。

第一是產業有可能出現一波重分配,汰弱存強。因為風險管理是一筆不小的投資,很多中小企業如果評估投資成本難回收,甚至根本不知從何下手,可能會有出場的打算。

第二,之前中美貿易戰期間,外界預估會有三成的製造業移出中國大陸,這一波疫情可能會讓這個比率提高到五成。因為貿易戰只是成本問題,但肺炎凸顯出來的風險管理就牽連甚廣。

除了製造業要應變,廣大服務業也深受影響。

目前衝擊最大的是航空、旅遊和旅館這幾個行業。蔡朝安強調,由於旅遊業不是民生必需,所以不會是大陸當局優先解決的問題;再者,即使疫情緩解,大陸民眾的出遊意願是否會回升,也難預料,因此對經營陸客為主的服務業,影響時間可能會更久。

至於台灣本地服務業,這段時間也受到衝擊。百貨、電影院、餐廳、髮廊等,都人潮大減。像從事SPA 服務的登琪爾,來客數就減少了大約一至二成。雖然遇到了流行病這種意外且不可抗力因素,但登琪爾執行長王序寧指出,服務業還是可依靠兩個原則來度過難關。

第一,加強防疫作為、凝聚內部共識。在傳染病流行期間,必須特別強化內部的清潔衛生管理。例如原本只有在房間內按摩的芳療師要戴口罩,但現在所有外場人員也都要戴,增加按摩室及淋浴間的消毒次數等等。至於最基本的量體溫和酒精消毒,當然不可或缺。但這會大幅增加員工的工作量,所以一定要充分溝通,讓員工共體時艱。

第二,服務業若能在平日就讓顧客認同企業的清潔衛生和員工健康管理,受到的衝擊會比較小,疫情過後恢復的速度也會比較快。

此外,人力管理上也需要因應來客數減少,而做調整。

登琪爾採取兩個做法:

首先,是內部訓練和在職教育的彈性分配。以往的內部訓練,是大家一,起練習按摩技巧或學習精油知識等等,現在則利用客人減少的空檔個別學習。其次,是鼓勵員工利用這個時間消化年假,以及機動調整出勤班表。

目前台灣不論政府或民間的防疫都做得不錯,王序寧因此建議,服務業可以分享相關經驗到海外的分支機構,像台灣登琪爾就將防疫方式和政府的防疫做法,分享給北美分公司,兩邊經常討論。

2020 才剛登場,全世界就迎來了新冠肺炎這隻黑天鵝,期望這次經驗,讓企業能建立更好的風險管理對策。誰也說不準,下一次的挑戰,何時會來?會以什麼形式出現?

更多內容請見2020年3月《哈佛商業評論》全球繁體中文版

實驗打造高效率創新

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