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1天300封信、1個月128場會!把精力殺手變管理利器

2018-05-03 17:04Cheers

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【文/蘇思云 圖/廖祐瑲】

第一眼見到穿著白色套裝的NEC台灣總經理賴佳怡,她笑容滿面,記者還沒開口,她便率先反問:「你們平時這麼忙,有沒有多運動?」語氣輕快充滿活力。

1982年成立的NEC台灣,是NEC(日本電氣株式會社)的第一個海外分公司,在台灣已有36年歷史。2018年1月,賴佳怡成為NEC台灣首位女性總經理,作為這個改寫內部歷史的人物,當時她加入NEC台灣還不滿1年。

平均一個工作天至少排5場會談,其他時間還得穿梭在不同部門間,繼續處理日常業務。聽來就讓人覺得疲勞的行程,賴佳怡講起來卻泰然自若。而且不管何時看到她,都一樣神采奕奕,想來,賴佳怡一定有一套讓自己忙而不亂、思緒常保清晰的心法?

一個失誤:學到當天務必讀完郵件

每天湧進信箱的郵件高達300封,但賴佳怡很自豪地說:「每天睡覺前,未讀郵件一定是0,」她笑說,萬一還有「漏網之魚」,閃著紅色的未讀通知,自己一定會點進去查看。

練出一手快速消化郵件的功夫,背後有其原因。賴佳怡坦言,過去在戴爾電腦(Dell)擔任業務經理時,一下子掌管數十人團隊,工作量驟增,一度過著被時間追著跑的日子。

賴佳怡的未讀郵件曾一個月累積下來高達四、五百封。「我印象很深刻,有次我把屬下叫來,狠唸了一頓,對方才跟我解釋,工作早已完成、也已寄信回報進度,」她回憶。賴佳怡確認之後,才發現這封信真的被遺漏在未讀信件中。「當下很不好意思,因為自己沒做好管理。」

有了這次經驗,賴佳怡痛下決心,絕不發生第二次。她花了3個晚上,清理累積的五百多封信。賴佳怡說,「領導者還是可能犯錯,但重要的是,能不能面對自己不完美的地方,做出改變。」

堅持在睡前,把未讀信件歸零的習慣,十幾年來,她維持至今。

當然,很多信件讀完未必可以當下處理,賴佳怡解釋,她會選擇在晚上讀完信後,把需要進一步行動的信件標記起來,做下筆記,「隔天一早,我看到信件標記的小紅旗,就很清楚哪些工作要先處理完畢。」

每分每秒都可能有信件湧進,「有信就回」絕非最好的處理之道。賴佳怡的作法是,她每天分4個時段回信,分別是上班前半小時、中午、離開公司前、睡前。如此有紀律的安排,難怪記者在下午3點寄出的約訪信,當天晚上就收到回覆,即使隔天一早,賴佳怡就要飛去日本出差。

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【全文未完,完整內容請見《Cheers》212期,網址http://www.cheers.com.tw/article/article.action?id=5089612】

【本文由Cheers雜誌授權報導,未經同意禁止轉載。】

Cheers

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