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零接觸上班:遠距工作、時間管理App、雲端視訊大熱門

▲Hahow共同創辦人江前緯。吳長益攝影
▲Hahow共同創辦人江前緯。吳長益攝影

【撰文/曾允盈】

武漢病毒疫情蔓延全球,人與人的日常接觸,一夕間竟成為高風險的事。資策會產業情報研究所(MIC)指出,避免接觸人群、支持遠端服務的企業,因應疫情衍生出的六大商機──防駭客、上雲端、宅商務、躲疫情、自學習、自娛樂,成為少數逆勢抗跌的指標,受惠產業橫跨各個領域。

「防駭客」指的是幫助遠距辦公資訊安全的產業,包括防毒軟體、網路安全等基礎架構供應商。「上雲端」指利用視訊服務,讓人與人的互動保持距離,企業運作能夠更有效率,包括遠端協作視訊軟體、遠端維修裝置與服務、供應鏈整合平台等。

「宅商務」的部分,由於民眾宅在家,網購、物流需求大增,受惠產業包括電子商務平台和倉儲物流。也因為民眾「躲疫情」,讓外送平台發酵,包括智慧取餐等應用服務開始擴散,除了外送商機,零售餐飲業也跟著受惠。

「自學習」的應用讓師生距離不受限,線上教學創造遠距學習經濟,受惠產業包括學習平台、教學通訊設備、視訊軟體、數位服務。而民眾待在家,數位娛樂大幅延長「自娛樂」的時間,居家遊戲產業、訂閱制平台、電信營運商、傳統媒體、線上直播平台皆受惠。

觀察1.離開辦公室「遠距工作」蔚為風潮

「零接觸」風氣延燒至居家工作。「遠距工作」(Remote Work)成為全球的風潮。在美國,約八成公司引入遠程辦公制度,超過3,000萬人在遠端辦公。例如:微軟公司宣布西雅圖總部與舊金山灣區的員工在家遠端上班;推特要求所有員工在家辦公;亞馬遜、Google、蘋果皆實施遠端工作政策。不少台灣新創公司也鼓勵員工在家工作。

有些公司採取每週一至二天在家遠距工作的模式,減少員工密集接觸互相傳染的機率。為了讓新工作模式順利展開,公司必須加強資安保護機制,對習慣朝九晚五的上班族而言,在家工作必須調整心態,以確保工作能有效執行。

全台最大線上課程平台「Hahow好學校」,3月17日試行了全公司遠端上班的政策。Hahow本來就施行彈性工時制,一直都有開放個人遠端工作的選項,讓夥伴有更舒適的工作環境,選擇更自在的工作方式以提升個人工作效率,現在則是全面遠距工作。

Hahow共同創辦人江前緯曾分享關於遠端工作的四個面向:個人、團隊、會議、公司。其中個人部分,第一個需要注意的是「儀式感」。江前緯表示,遠距工作最忌諱工作和生活分不開,有一個儀式代表開工非常重要,例如起床之後不要馬上工作,先換套正式服裝,坐在固定的辦公位置迎接工作的時段;之後還需再給自己一個停止工作的時間點,避免上、下班時間混亂。

第二,必須有「獨立空間」做為臨時辦公區域以便專注工作,尤其進行電話、視訊會議時,要避免被家人或寵物干擾。Hahow建議可以掛上「請勿打擾」門牌,和同住者溝通自己甚麼時候開工、甚麼時候休息,避免同住者打擾。

第三,任務如果有辦法「文件化」,並按照每個人可以獨立完成的範疇「單元化」,最為理想。

對個人而言,即使在家也必須定時運動,保持生活的動能以增強免疫力。

▲時刻科技共同創辦人畢劭康。時刻科技提供
▲時刻科技共同創辦人畢劭康。時刻科技提供

觀察2.「時間管理App」下載量倍增

居家工作容易因為沒有工作氛圍而降低專注力,無法有效管理時間。對現代人而言,「保護注意力」是時間管理的基礎。試想如果有大量空白的時間可以運用,就容易無意識地浪費,並在空白時間消逝後,後悔自己有許多事情沒有完成。此時就需要有更多時間管理的技巧,包括擅用時間管理工具。

「番茄時鐘」因為政務委員唐鳳提及而爆紅。唐鳳曾表示,二十年來的遠距工作都是採用番茄鐘工作法,專注工作25分鐘,休息5分鐘,有效拆分任務、分配時間。唐鳳曾說:「大家傳訊息與寫Email給我,我一定回、一定看,但一定半小時後去回。也就是說在每個整點開始到25分時,我就是很專心在工作或做其他事情。」

▲App「Forest專注森林」介面,用專注的時間種下一棵樹。時刻科技提供
▲App「Forest專注森林」介面,用專注的時間種下一棵樹。時刻科技提供

台灣遊戲化時間管理軟體先驅「時刻科技」,最知名的產品「Forest專注森林」,也是一款幫助用戶找回分散專注力的App,全球擁有超過3,000萬用戶,在125個國家效率類付費榜皆為第一名。Forest是有趣的森林養育遊戲,只要克制打開手機亂滑的習慣,在規定時間內不跳出App的畫面,樹就能越長越大,象徵用戶專注力逐漸茁壯,不然用戶就會親手扼殺自己的樹苗。

這款計時的工具型軟體,靠著「種樹」的遊戲化設計,拿下Google Play 2015至2016年度最佳App、Google Play 2018年度大獎、Google Play 2019最佳自我提升應用程式等大獎。

時刻科技成立於2016年,共同創辦人畢劭康指出,現代人十分需要這樣的工具,尤其近幾個月居家工作人數增加,用戶對保護自身的注意力更有意識。2020年1月到3月,相較於去年同時期,Forest在台灣的下載量增加了150%,有很大幅度的提升。此外,在中國的下載量也增加了100%,歐美地區下載量則增加10~30%。

時刻科技的兩位創辦人畢劭康與鄭婷予,最初一同開發的App都以遊戲作為題材。但遊戲只能打發時間,這讓他們開始反思,App如何改善人類的生活,於是鎖定時間管理工具。當時市面上類似的App,多半是簡單的計時或鎖屏工具,缺乏讓用戶長期使用的動機。於是他們透過遊戲化的應用,增加黏著度,提高用戶專注的效率。目前「Forest專注森林」App在蘋果行動作業系統iOS的7日留存率為20%、30日留存率有10%。用戶留存率是指在某一統計時段內的新增用戶數中再經過一段時間後仍啟動該應用的用戶比例。

「Forest專注森林」最為人樂道的效用是可以「種真樹」。該App使用一段時間會獲得虛擬金幣,可用來買虛擬樹種,或累積到一定數量,在非洲種真樹。時刻科技找到 Trees the Future(致力於世界各地種樹的美國非營利組織),以部分營收贊助植樹。目前Forest用戶已累積種下70萬棵樹,結合真實的公益成果,讓用戶更有動力沉浸其中。

畢劭康特別談道,由於2020年遠端工作、上課風行,Forest營收有望增加80%~100%。協助用戶提升自律與工作成效,成為一種新商機。

觀察3.「視訊會議」工作生態形成

根據《哈佛商業評論》報導指出,遠距工作中,必須確保自己和團隊都能意識到自己「與其他同事有所連結」,而非感覺自己是「例外」。因此,不僅要定期召開視訊會議,哈佛商業學院教授Prithwiraj Choudhury甚至表示,「遠距Pizza會議」對於維持遠距團隊士氣,有非常正面的效果。召開遠距會議時,為每個開會的同事訂購口味完全相同的披薩,並在會議鏡頭前一起享用,這樣做的目的,無非希望能凝聚士氣,讓工作者維繫心理上和身體上的合作默契。

因為需求備增,視訊軟體的應用成為熱門話題。例如Zoom、微軟Teams、思科WebEx、Google雲端應用服務的Hangouts Meet,還有多項本土研發的雲端系統,如中華電信的視訊會議服務、台灣大哥大通訊軟體M+ messenger(M+)、訊連的U會議等。

其中值得注意的是Zoom。截至去年12月底,每天在Zoom上參與會議的人數,最多約1,000萬人,今年3月人數突破2億。Zoom由於功能完整,操作介面簡單,加上搭配疫推出一系列優惠方案,因而迅速普及。然而隨著對Zoom的使用和了解,許多資訊安全的隱憂一一浮現。4月9號凌晨,美國網路新聞媒體《Buzzfeed》一篇報導引用Google內部員工信件,信中稱Zoom有將資料傳到中國的資安問題,以安全漏洞(security vulnerabilities)為由,呼籲員工刪除Zoom。美國太空總署(NASA)、特斯拉(Tesla)等公民營單位相繼宣布禁用。

台灣也出現禁用潮,包括行政院、教育部都正式發函禁止員工在部會使用Zoom,原先的代理商之一中華電信亦宣布停售產品。真正讓人擔心的不外乎是因為Zoom創辦人是美籍華裔,研發中心就設在中國,主要開發團隊皆在中國境內。長久以來中國政府對於境內高科技公司的掌控,讓人不免懷疑Zoom是否也潛藏後門,資安及隱私問題沸騰全球。會議若具高度敏感性,專家建議改用其他視訊會議軟體較為安全。

此波居家工作型態轉變的風潮,未來恐怕會更加普及。居家作業能否有效節省營運成本,又不降低內部溝通的效率,還是要回歸企業自成的遠端工作管理法。改變全球人類互動方式,始於一場疫情,相關產業未來前景仍舊看好,這波方興未艾的趨勢,恐怕還沒有那麼快告終。

【本文摘自《看》雜誌第211期,更多內容請見http://www.watchinese.com】

(請尊重智慧財產權,如需轉載請註明來源:《看》雜誌 第211期)謝謝!

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