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減重、閱讀、理財…2025目標怎麼設?專家:KPI「以終為始」才能夢想成真

究竟如何設定KPI,才能有效管理?圖/聯合報系資料照片
究竟如何設定KPI,才能有效管理?圖/聯合報系資料照片

【文.張孝瑜】

當我們談起KPI(關鍵績效指標),許多人聯想到的畫面是年初被老闆要求設定一個數字,年末再逐項檢討是否達成。但大多時候「憑感覺」設定數字及規劃後續行動,達成率自然不高,也成為壓力來源與噩夢。究竟如何設定KPI,才能有效管理?

OKR比KPI更好? 策略性思考才是重點!

近年來,企業管理方法從KPI關鍵績效指標,逐漸轉向使用OKR目標與關鍵結果,在鉑澈行銷顧問執行長劉奕酉眼中看來,是由於大家對於KPI管理方法出現誤解:「其實KPI跟OKR是一樣的東西!」他指出,KPI並非只是數字管理工具,而是目標達成的指南針。

劉奕酉觀察,許多人對KPI的誤解在於,認為它僅僅是數字的羅列與管理,忽視了背後的策略性思考,過度強調數字會導致目標流於形式化。例如有些人設定每天要在社群網站更新一篇文章,最終卻僅為了做到日更,而忽略內容品質與創新,背後更大的問題是:「成功關鍵是什麼?寫完這30篇,能幹嘛?」

訂定數字目標之前 務必先釐清「這點」!

倘若是為了獲得出版社注意,或爭取被企業、客戶看見,就是明確目標,因此關鍵行動是專注在職場生產力、或跟簡報相關文章,每天產出一篇,就能對應到最終目標。否則「寫壞或是亂寫,都可以30篇。」

他也分享自己的經驗,曾計劃一年撰寫52篇跟簡報、閱讀心得相關文章,結果僅寫了10篇,就吸引2家出版社注意並簽約,所以「不要為了寫而寫!」他提醒。

劉奕酉進一步以閱讀50本書籍目標為例,應先確認閱讀書籍最終目標為何?例如:希望增加管理類的知識含量,接著再將閱讀50本書的目標(稱為KGI,即最終目標數值)拆解為具體行動計畫:

1.確認落差

目標與現況差距。例如:過去一年只讀了5本書,要達到50本目標,需要新增45本。

2.確認流程

為縮小差距,需改善閱讀效率,挑選合適書籍,並安排穩定閱讀時間。

3.鎖定範圍

篩選出最重要的關鍵行動(CSF),例如每天至少閱讀30分鐘、每月讀5本書、選擇符合興趣與學習需求的書籍,「但你要確認這些方法是可行、做得到的。」

4.設定目標

將關鍵行動量化為具體的KPI,便於追蹤和管理。

這種將最終目標拆解為具體步驟的過程,不僅讓目標更易達成,也讓行動變得有條不紊,如此一來,所設定的目標數值才有意義、可被管理。劉奕酉引用管理大師彼得.杜拉克曾說過的話:「你無法管理你無法衡量的事物。」畢竟如果無法用數據衡量,就無從知曉行動的成效。

2大盲點阻礙KPI發揮功效 動態管理成神助攻

從設定KPI流程來說,篩選關鍵行動時,經常出現兩個盲點:一是設定過多行動,容易導致效果分散,看不出真正的關鍵成效,務必把有限資源投入在最重要活動上;另一則是擔憂過多,遲遲無法行動。劉奕酉提醒,不必追求一開始就找到最正確的關鍵行動,而是應該在實踐中不斷調整。例如,若發現某個KPI達成了,卻對最終目標沒有明顯貢獻,就需要回頭檢視並修改策略。

這種動態管理的方式,讓KPI成為一種靈活工具,而非僵化枷鎖,好比減重方式有很多種,但可透過嘗試後,再根據效果選擇最適合自己的方法。KPI管理也是如此,唯有透過行動和數據分析,才能真正找到推動成功的關鍵。

更多精彩內容歡迎參考《主管必看!最強KPI管理術

本文授權自今周刊,原文見此

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