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遠距最忌無效會議:別讓大、小主管開同一個會

(來源.Dreamstime)
(來源.Dreamstime)

文 康育萍

商周百大顧問團不斷電直播,每天邀請一位企業經營者,用45分鐘闡述一個營運觀念。三級警戒解除後會議該怎麼開,才能凝聚共識,讓團隊往同一目標邁進,這次,兩位顧問提出了兩個有趣的切角。

台灣微軟首席營運長 陳慧蓉

解救工時變長的痛,先砍超過1小時的大會議

根據我們調查,因為疫情,52%的台灣企業主,傾向重新設計辦公室空間以進行混合辦公,全世界這個數據是66%,台灣明顯落後。未來,企業主要重新思考對員工的管理方法,不是看工作地點、時數,而是工作產出。

但在家工作,卻會讓員工工時拉長,光每週開會時數,就比過去成長148%,怎樣讓大家有效工作,而不是工時變多,這點變得很重要。

未來,企業得提供包容性的做法。以前,我們花很多時間開會,現在,微軟每週還給員工4小時,讓他們自己進修、學習。

這4小時主要從減少大型會議省來的!我們發現:現在超過1小時的會議,往往容易淪為無效討論。再來,我們如果看到一個會議裡面,有員工、有主管、有主管的主管,還有大主管都在裡面,這表示沒有人可以做決定,開再久都不會有共識。

所以我們盡量減少大型會議,重新賦能給員工,讓他們做對的事情。

我們有一個工具,可以看到大家的工作數據,上面有全球微軟各地辦公室的資料。當我們看到別的國家業績好,會議卻比較少、拜訪的客戶又多,我們就證明,這個方向是對的,可以繼續做。

但我們每個月至少1小時one on one(一對一會議),主管好好跟員工聊一下,了解他們的工作狀況、挑戰,或者是單純分享近況。當我們開始做這樣的事,員工的滿意度提升,產值自然也提升了。

另外,我們還有一個5天的有薪「身心健康福利假」,強迫員工休假放鬆,我們發現,員工休完假回來,工作效率反而更好。

員工是人才不是耗材。再好的策略沒有文化支持,也沒用,所以我們強調同理心,現在開會時,會看到同事的小狗叫、小孩吵,這時候就理解到,同理心很重要。

以前我們不認識彼此的家人,現在開始認識,家人也知道兒女、父母的工作很辛苦,大家反而有更多的連結,這就是文化的改變。

跨國飯店集團雲品國際董事長 盛治仁

文化比策略更重要,開會90%時間溝通價值觀

遇到危機時,一家公司的文化跟價值觀,會影響他們怎麼處理事情。我很喜歡彼得.杜拉克的一句話:「文化把策略當早餐吃。」企業的文化比策略重要太多。

企業文化又反映更深層的價值觀。像去年疫情期間,我們秉持不裁員、不減薪,但怎麼讓員工有事情做,又找到新的營運模式?我們的思考反映出文化:我們不做紅海市場!

大家都在賣便當,我們不見得可以在CP值上去競爭,應該想的是,我們哪些產品原本就很有特色、受歡迎,還找了4家米其林餐廳合作,把他們的拿手菜組成套餐,用自己的強項去領軍。

疫情期間,我們不找外送平台送餐,而是找飯店的管家去送,紙袋上還有手寫文字、圖案,每位客人收到的都不一樣,如果用印的,就少了互動感。

另外,我們也推出防疫桃花源方案,日月潭雲品一層樓只接待1組客人,管家用7人座廂型車到府接送,希望做到出遊但不群聚。

雖然這些嘗試的獲利不像外送、外帶那麼高,但能鍛鍊我們做高端市場的能力。去年疫情爆發第一時間,我們老闆、雲朗觀光集團執行長張安平和董事長辜懷如夫婦,第一時間就掏錢增資,換取公司穩定經營,讓我們有條件去嘗試。

一家企業要有很清楚的價值觀。我們的思維是去增加價值,而不是降低價格,提供顧客沒有想過的體驗,永遠去做增加價值的服務。

剛加入公司的時候,我嚇一跳,以為開月會要檢討數字,但我們90%的時間都在談價值觀,反而數字部分很快跳過。像月會是在看哈佛正義課的內容,都在談哲學,我一開始覺得好奇怪,怎麼會講這個。但後來明白,要讓員工清楚知道公司的價值觀是什麼,透過日常實踐,他們才能感受到。

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