簡報不到5分鐘就被老闆打斷,該怎麼辦?下次報告前請先這麼做…

(圖/shutterstock)
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簡報開始不到5分鐘,你還在講第3張趨勢圖時,冷不防老闆突然說了一句話:「所以,這次報告的重點是什麼?這些數據代表的結論是什麼?接下來應該怎麼做?」面對被打斷的簡報,你急急忙忙的跳到第15張投影片,回答老闆的問題。

沒想到老闆接著又問了下一個問題,就在這樣跳來跳出的簡報切換中,你完成了這場簡報。而老闆起身趕往下一個會議,只留下你自己一個人面對電腦及投影機......(編按)

文/南西.杜爾特(Nancy Duarte)

高階主管每天要做許多決策,有時決策速度很快,有時卻須要深思熟慮。假設你要向高階主管報告,或是在高階團隊的會議上向全體成員提報,一定要有心理準備,在你講完之前就會被打斷,而且通常距離報告完畢還很久。

商業周刊《矽谷簡報女王用數據說出好故事》提供
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預期會被質問和打斷

大多數高階主管能做到領導職位,歸因於他們能夠迅速評估資訊,並擅於挑戰資訊。當他們開始掌握你的建議要點時,會立刻看出其中利弊。他們打斷你,是因為熟諳商業知識,而對你的建議產生重要疑問,必須盡快獲得解答。他們為求方便而插話,好徹底了解整體建議,還有你對這個建議考慮得有多周詳。

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這彷彿他們一聽到你的基本構想,心中就形成一幅畫,但是畫中有些部分很模糊,或是有一些斷點,所以要靠問問題來補充。他們經常跳來跳去,問東問西。對於這種挑戰強度,你要有心理準備,也要預留提問時間,不要把分配到的時間,全用在報告上。知道你有多少時間報告很重要,如果沒人告訴你,趕快去問。

大部分高層會議都以30分鐘為段落,所以最好準備15分鐘的正式報告,留下至少15分鐘的時間接受提問。

了解高階主管如何汲取資訊

高階主管如何接受建議,有各自的偏好。為了與他們溝通,請找到能指導你認識這些偏好的人。有些高階主管會把厚厚的報告,從頭看到最後一個字,有些則只想看標明重點的簡短摘要。

你必須知道參與決策過程的每一個人,你的建議也可能須要有幾種不同的形式,以因應每位決策者的喜好。理想情況是,你請教的人,必須很了解那些主管的喜好。要找曾與他們相處過、有過溝通經驗的人。了解高階主管喜愛的溝通形式,例如喜歡開會或發電郵,這類資訊都很有用。只要你願意求教,一定會有很好的回報。

你必須知道提建議的對象,以及他們喜歡如何接收資訊,這不但影響建議被接納與否,也會影響事業發展的機會來臨時,主管如何看待你。

商業周刊《矽谷簡報女王用數據說出好故事》提供
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你也應該請教,提議你向高階主管報告的人,報告時的具體情況。問一問你該準備回答哪些類型的問題。自己也花點時間想想,可能被問到什麼,儘管你無法完全掌握。而且,支持你去報告的人可能也辦不到,所以要準備好面對意外。你絕對不想呆立在場上。

支持你報告的人只會幫助你了解下列3點:

1. 你可能意料不到、但高階主管想要得到的強烈觀點。

2. 哪些觀點高階主管可能想深入了解,如果有此需求,應該提供哪些資訊。

3. 高階主管可能提出什麼反駁論點,你應當如何應對。

書名:《矽谷簡報女王用數據說出好故事》 作者:南西.杜爾特(Nancy Duarte) 出版社:商業周刊 出版時間:2021年3月11日
書名:《矽谷簡報女王用數據說出好故事》
作者:南西.杜爾特(Nancy Duarte)
出版社:商業周刊
出版時間:2021年3月11日

儘管必須嚴格精簡報告內容,你仍然要廣泛做研究來支持自己的論點。務必要記住研究結果,以便在壓力下,很快可以想起。高階主管就算只做錯一個決策,也可能造成難以克服的內、外部混亂,甚至使公司及自身蒙受嚴重的羞辱。

就讓他們打斷你吧。

●本文摘自商業周刊出版之矽谷簡報女王用數據說出好故事》。


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