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希望文字精準溝通零失誤?請先定義「關鍵字」!

(圖/Pexels,攝/Katerina Holmes)
(圖/Pexels,攝/Katerina Holmes)

文/山田紫霓

我與朋友就「獨立」這個議題,彼此正面交鋒。朋友覺得「不需要特別去獨立」,而我則認為「應該要獨立」。

話說回來,就在討論如火如荼進行之際,我漸漸有種奇妙的感覺,那就是我們兩人所爭論的點,其實似乎並沒有太大的不同,而我也好像能大致了解造成兩人對立的原因。

重點就在於如何定義關鍵字

換句話說,即使使用相同的「獨立」這個字眼,但我與朋友對於其中的涵義則是大不相同。朋友認為,平心而論「獨立」是表示「自己一個人完成所有事情」,而我則是認為「不論再怎麼獨立的人,也不可能獨自一個人生存下去。了解人們必須互相依靠這件事,也是獨立的一環」。

因此,為了生存,人與人之間的互幫助是不可或缺的,在這一點上,我們兩人的意見是一致認同的。

言語是種不太順手的工具

在一場對話或一篇文章中出現多次的詞彙,也代表這詞彙具備重要的功能,此即「關鍵字」。不論對方如何使用此關鍵字,你都必須要確切掌握它的意思。

以下是一對情侶在看完電影後的對話:

「好真實的場景喔!」

「什麼?才不真實呢,那段劇情在現實中根本不可能發生,一點都不自然。」

「你啊,一點都不懂真實是什麼意思。」

兩人之間發生了爭執,到底什麼是真實呢?爭吵的原因在於,兩人之間對於這個詞彙的定義有所不同。

有些沒有禮貌的人會說出「反正,女性一定無法勝任跑業務的工作」等話語,讓人心生焦慮,想要立刻作出反擊。此時,可以回應對方說:「您提到的業務,是指哪一種內容的工作呢?」以先掌握住對方的定義為優先。

其他像是要回應對方的發言或是文章時也是一樣,每一個人對詞彙的定義有所不同, 比如「現實」、「自由」、「幸福」、「獨立」、「價值」等等,如果只是覆述對方的詞彙,這是很危險的方式。

可以事先告知對方自己的定義,比如「我認為現實是⋯⋯這樣的想法」,或是從一開始,以平實的敘述來表達自己想說的話,就不會產生誤會。

如同上一個章節所提到的,因言語所產生的問題,在你與對方如此廣泛的關係當中,僅僅只不過是「一小部分」而已。這樣的背景通常是由於對方對你已經有了整體性的認識, 而能用言語來表達的部分,是那些必須要用言語來進行確認的必要性問題,這部分僅僅只占了一小塊。

然後,許多人由於不知道該如何得知對方心中對自己的看法,因此感到不安。

書名:《從沒想法到有想法的精準表達寫作術:透過自我提問,找到切入觀點。沒靈感時,這樣寫就對了!【日本暢銷20年】》作者:山田紫霓出版社:方舟文化/讀書共和國出版時間:2021年1月13日
書名:《從沒想法到有想法的精準表達寫作術:透過自我提問,找到切入觀點。沒靈感時,這樣寫就對了!【日本暢銷20年】》
作者:山田紫霓
出版社:方舟文化/讀書共和國
出版時間:2021年1月13日

其實,只要在寫作文章的時候,把這樣子的架構放在心上,稍加留意,就能夠大幅減少產生誤會的風險。

也就是說,在針對某部分提出疑問前,盡可能先提出日常中對對方的整體看法。

舉例來說,當團隊在進行工作回報時,不要突然說出「不好意思,我這邊有一個問題想請教⋯⋯」,而是要先從顧及團隊整體氣氛開始切入。

首先開頭先寫出「團隊總是很體諒我的想法,讓我放手去做,我覺得團隊相當值得依賴。這次的任務也是一樣,總體來看有很不錯的效果,我很喜歡」,然後再提及「雖然是很瑣碎的小事,不過這邊我有一個問題想請教⋯⋯」,這樣便可以在不造成誤會的情況下,將想法傳達給對方。

不要因為有「現在才說這些也沒用」或「因為我害羞」的想法,而不敢說出口,必須要把自己「我每天看著你面對工作的態度、以及我自己如何接受工作挑戰」這樣的中心思想,在溝通一開始的階段就清楚明白地告訴對方。

這麼一來,在與重要的人進行溝通時,就不會偏離主題,而能保持順暢地交流。

●本文摘選自讀書共和國方舟文化所出版之《從沒想法到有想法的精準表達寫作術:透過自我提問,找到切入觀點。沒靈感時,這樣寫就對了!【日本暢銷20年】》。


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