每天列滿待辦清單 為何事情還是做不完？高效率工作者反而懂得「刻意留白」

當你正在做的事情，不僅與你想達成的目標一致，也與你所重視的價值觀相符時，這樣的一致會帶來美妙的契合感。

為什麼時間總是估不準？

在設定好意圖之後，你可能大大高估或低估完成工作所需要的時間。也許你安排一個小時來寫報告，結果卻花三個小時才完成；或者你預留一整個下午來處理棘手的問題，結果發現只需要一次簡短的對話就能解決。

你也可能會高估或低估自己能用來處理優先事項的時間、注意力與精力。要找到穩定的節奏，並在工作中培養對自身狀態的覺察，都是需要時間的。

即使我已經十多年來持續實踐這些做法，仍然有時候會錯估某件事情需要花多少時間，或是自己能投入多少資源在那項工作上。解決之道是再次學習不要把目標抓得太緊。你不可能每天都完成待辦清單上的所有事情，當你體認到這一點，反而會覺得自由自在。

設定意圖，從每天的行動開始

以下是我建議幾個開始實踐本章觀念的方法，幫你整合這些想法，並成為具體、可行的行動。

1. 建立每天「設定意圖」的儀式。不論是在早上或是一天工作結束時，都能幫你釐清當天前進目標的方向。同時，也可以思考在一天中如何讓自己更有意識的安排行動，例如採用時間區塊法、練習接力式工作法， 或甚至只是設定手機或智慧手錶每小時提醒一次，讓自己停下來檢視目前正在做的事情。

要在日常中有意識的工作，就需要像這樣保留一段刻意留白的時間作為規劃之用。你根據哪些方法最有成效，可以再隨時間持續調整（增加或減少）這個儀式的內容。

2. 選定你要設定意圖的時間範圍，並在其中刻意安排空檔。我每天、每週以及每個月都會設定意圖。在這些規劃時段裡，我會泡杯茶或咖啡，坐下來把這段時間想完成的事情寫在紙上。規劃時我會打開目標清單， 確保自己能隨時釐清進行中的過程型目標下一步該怎麼走。

透過在不同時間範圍中安排刻意留白，你可以定期梳理意圖堆疊中的各個層次。在較短的時間範圍（例如每週或每天）設定意圖時，請特別留意這些意圖如何幫助你達成更長遠的目標（不見得每次都有幫助，但你會發現，其實不必每次都硬要扯上長遠目標，彈性比你想像的大）。

3. 記住，培養紀律需要時間。這些技巧能幫你更有意識的工作與生活，但也要記得，它們需要一點時間才能慢慢上手，因為你會逐漸了解工作中各項工作需要花多少時間，以及自己每天實際擁有多少時間、注意力與精力。在逐漸了解自己每天能完成多少事情的過程中，也要留意內心出現的負面自我對話。

接著，當下一天、下一週或下一個月到來時，可以回顧自己先前預估的準確度，從中學習，並調整每天安排的工作量。透過這樣自我反省的循環，長期下來會收到可觀的成效。

（本文摘自《最有企圖心的一天》作者：克里斯．貝利 譯者：陳珮榆)