開會固定流程和事項採統一彙報範本 職場專家教「讓工作效率翻倍的高效術 」

如果你想在職場上遊刃有餘，在保證工作認真努力的同時，更應該注重提高工作效率，高效地利用每一分鐘，在同樣的時間裡做更多的事、做更有價值的事。

這一節，我將為你介紹提高時間利用效率的方法，以及如何讓工作過程變得更專注、更聚焦的策略。

－提高時間利用效率的方法。

－提高有效專注力的策略。

提高時間利用效率的方法

1.專一任務法

當你手頭有多個任務時，先找出那些需要你獨立完成，不需借助其他人幫忙，且會佔用較長時間的事。通常來說，這種任務比較複雜、重要或優先順序更高，這時你可以有意識地將其安排在一個專門的時間段裡，一鼓作氣地把它完成。

你可以抽出由你自己來主導和支配的時間，比如下午3點至5點，或者星期五的下午，在這個時間段安排做那些需要花較長時間且重要的事情，不受打擾地去完成。

2.固定範本法

有些工作比較常規，需要在固定時間做固定的事情，你可以思考把這件事情制式化，按照一定的流程和範本去進行。比如，你跟上司、下屬、同事或者客戶會定期開常規會議或者專案進展會議，你就可以跟對方商議好每一次開會的固定流程和事項，採用統一的彙報範本。

當取得大家的一致同意後，你們就可以按照商定好的會議流程，使用固定的範本進行開會。這樣就會節省大量的會議準備和溝通的時間，養成固定的習慣，同時與會者對會議的整體情況也會有清晰的認識和瞭解。

如果你跟上司有固定的一對一工作彙報會議，你可以嘗試設計一個固定的範本，在固定的時間提前把文件發給上司，以便於他提前瀏覽。這樣的做法，會讓上司一目了然地看到你的工作進展，認為你很有規劃性、邏輯性、有條理，看得出來你對工作很用心和認真，覺得跟你的合作高效且順暢。

3.工作清單法

每天下班前，你可以將次日待完成的所有任務或事項列出一份清單，第二天你就按照清單上的事項逐一去完成，當然如果需要，你可以根據當天的實際情況做一些補充。跟沒有任務清單相比，這種工作方式能幫你避免遺漏重要事項，也為日後做工作總結留下參考。

為了讓自己的工作更加從容，有掌控感，你要對每天安排的任務總體數量做一個合理的規劃和安排。不能太少，這樣工作量不飽和；也不能太多，那樣負擔過重，一旦完成不了，就為自己徒增焦慮感。

4.文檔整理法

做每一項工作或者專案的時候，你要有意識地回顧本次工作用到的檔案、工具、內容、方法、模型、話術等，並思考下一次還能不能用到這些。如果能，就把它們歸類整理到你電腦中的工作資料夾裡。在下一次需要用的時候，就去資料夾裡直接提取，而不需要從頭開始重新創建相關文檔。就算不能全盤拿過來直接使用，你也可以以此為基礎，再去做相應的調整和修改，這樣會節省很多時間和精力。

5.授權他人法

如果你帶領團隊，那麼你一定要學會適當地授權給下屬，以提高自己的工作效率。下屬最初對一個任務可能不熟悉，你需要花時間對他進行說明和輔導，這時你可能會忍不住想，與其這樣費力地教人，還不如自己直接做更省時省心。

但其實並非如此，你只有教會了下屬做事的流程和方法，他才會真正成長起來，承擔更大的責任。你最初手把手地教他，表面上看似是浪費了一些時間，但從長遠來看，當他熟練上手後，就可以把你解放出來，去做更重要的事，到那時你一定會把這個時間賺回來的。

（本文出自《爆發式成長 世界500強主管的高效成功學》作者：木沐)