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觀光餐飲比去年更慘 「死去的旅行社都變乾了」

整理檔案、拉贊助 這些小事如何呈現在履歷上?

以整理實習公司資料夾的同學來說:沒有她孜孜矻矻整理,團隊便會浪費時間處理檔案錯誤,以及重蹈覆轍資料找不到的問題。如果一個禮拜出錯兩次,每次出錯都要花半小時時間重新統整,那麼她這整理檔案的小小動作,一年下來就可以幫公司省下五十個小時的人力。圖片來源:Ingimage
以整理實習公司資料夾的同學來說:沒有她孜孜矻矻整理,團隊便會浪費時間處理檔案錯誤,以及重蹈覆轍資料找不到的問題。如果一個禮拜出錯兩次,每次出錯都要花半小時時間重新統整,那麼她這整理檔案的小小動作,一年下來就可以幫公司省下五十個小時的人力。圖片來源:Ingimage

再平凡無奇的小事,也能看出你的價值

先來聽聽兩則故事。

‧整理檔名的實習生

我曾經遇到一個同學,面試屢屢受挫。即使曾在一家科技公司實習過,但是畢業後還是一直找不到正職。她來找我討論時,極度沒自信,一直強調自己不夠優秀,實習期間做的工作也微不足道。

我請她跟我敘述一下實習經驗,她說:「我在╳╳公司實習兩個月,主要工作是替老闆整理資料。」我繼續問她:「不錯啊!整理什麼資料呢?」她勉為其難回答:「我真的沒有做什麼……就是幫老闆整理資料夾而已。我發現團隊的資料夾系統很混亂,時常發生檔案亂存的問題,老闆就請我一一檢查、整理。就這樣,真的沒什麼!」

從她的語氣中,我感覺到她覺得自己的工作很普通,沒有影響力。我繼續問她:「妳是怎麼整理這些檔案的呢?」

她說:「因為資料夾系統太混亂,手動檢查很麻煩,我就把資料夾路徑檔名全都貼到Excel表格裡。檔案一覽無遺之後,我再挑錯、做分類。」

我問:「在妳整理資料夾以前,同事是怎麼處理檔案的呢?」

她說:「存檔或更新時常常出錯。比方說同事A跟B要開同一個檔案更新數據,做相關的事情,可是其中一個人開錯檔案了,點成舊的版本,那這兩個人最後就要花額外時間統整一次。還有,大家存檔很隨意,各種檔案版本散落在資料夾各處,連要找出對的檔案,都要花一番時間。」

「這種錯誤多久發生一次?」

「大概每個禮拜出現一、兩次吧!但也不是什麼大事,發現檔案有錯,改一下就好了呀。」

‧去中藥店拉贊助的社員

大一時的我,為了替社團活動籌備資金,被指派去拉贊助。有過社團青春回憶的讀者都知道,拉贊助就是個吃力不討好、難有業績的任務。你必須在課餘時間,去學校附近商家敲門要錢;而學校周邊的商家就這麼幾間,早就對三不五時上門的大學生充滿防備之心。除了固定幾個佛心店家願意賞我們兩百塊以外,幾乎不可能有更多突破。

某天,我和搭檔午休時間在臺北街頭拉贊助,揮汗如雨的我已經眼冒金星。這時我們經過一家中藥店,搭檔居然說:「我們進去吧!去跟他們拉贊助,試試看!」我聽了大驚,這根本不可能成功吧,但圖著中藥店裡的冷氣,我還是跟著走了進去。 中藥店裡的女醫師有點驚訝,但是還是耐心聆聽我們的活動宗旨。沒想到搭檔還沒解釋完我們為什麼需要資金來辦活動,她居然毫不猶豫地掏出兩張千元大鈔,一臉和藹地說:「我一直都很支持學生辦活動,希望這點錢對你們有所幫助……」

我的下巴掉了下來。直到十幾年後寫下這段往事的我,依舊覺得震驚。

看完以上兩則故事之後,你覺得這兩位同學,有沒有展現能力?有沒有創造價值呢?他們的經歷對於履歷與面試有幫助嗎? 在我看來,這兩位同學做的事都非常有價值,都可以為履歷與面試加分。

以整理實習公司資料夾的同學來說:沒有她孜孜矻矻整理,團隊便會浪費時間處理檔案錯誤,以及重蹈覆轍資料找不到的問題。如果一個禮拜出錯兩次,每次出錯都要花半小時時間重新統整,那麼她這整理檔案的小小動作,一年下來就可以幫公司省下五十個小時的人力。五十小時看似不多,不過也夠公司做出一個小專案了。

除此之外,整理檔案也是幫公司做風險控管:檔案重複事小,但檔案出錯事大。萬一哪天公司不小心傳了錯誤的檔案給客戶呢?萬一在交件前一秒才發現檔案錯了,需要花時間統整,而錯過了死線呢?這名同學整理檔案的同時,也是在替公司效率和品質把關。再者,與其一個個手動整理資料夾裡的檔名,她為了避免出錯,把檔名一一放到Excel表格裡統整,進行系統性歸納。這樣系統化處理事情的能力,是職場上很重要的技能。

因此,這位同學在履歷上可以寫下:負責幫團隊系統性整理檔案,建立檔名管理系統,一年替公司省下五十小時的人力除錯成本。

在面試時,她可以這麼說:我在實習時負責整理資料夾的工作。過程中我發現公司有個問題:因為沒有好的存檔規範,很多時候檔案會有找不到、重複,或版本混亂的狀況。每次發生狀況,都要額外花二、三十分鐘除錯,影響團隊工作效率。一年下來,我們公司耗費近五十小時的人力成本在不必要的檔案整理上。

我決定好好建立一套資料夾系統,解決檔案混亂的問題。首先,我把檔案的名稱和路徑輸出貼到Excel裡,統一檢查,分門別類。然後,我再與主管討論,建立更清晰的資料夾邏輯,讓同仁清楚知道什麼檔案該放哪裡。我把這套整理方法向我的團隊推行,也訓練其他員工採用。兩個月後,團隊再也沒有出現檔案出錯的狀況,大大提升公司的產出品質,也節省了數十小時的人力成本。

你看,如果仔細將能力拆解,並闡述工作環節的重要性,經歷便能敘述得精采有力。

那麼拉贊助的同學呢?

從故事中我看到了搭擋好多值得讚許的地方:首先,他展現不屈不撓的精神,即使正中午,我們揮汗如雨,他依舊願意挨家挨戶敲門;再來,他展現了溝通力和說服力,藉由三寸不爛之舌說服店家給贊助;最後,他發揮創意,當原有的機會耗盡,他便靈機一動選擇去中藥店一試。而這些能力成功創造出兩千元贊助,是一般贊助的十倍業績。

在履歷上,我的搭擋可以寫:替社團拉贊助,拓展接觸店家領域,獲得十倍贊助業績。

在面試的時候,如果被問到有什麼值得驕傲的社團經驗,他可以說:大一時,我負責幫社團拉贊助。這樣的工作看似微不足道,但我卻非常認真執行,以此為機會,訓練自己的溝通和做事能力。好幾個星期的時間,我一天都只拉到兩百元贊助;但我繼續堅持,也不斷想突破的辦法。有一天,我決定做出新的嘗試,去非餐飲業的商店試試。我去了一家中藥行,闡述我們活動宗旨,沒想到獲得支持,得到了兩千元的贊助,是以往的十倍!我把業績告訴社團同學,也激起大家效法,紛紛用創意的方法拉贊助。這個經驗我很自豪的是,我展現了認真負責、不屈不撓的精神,把拉贊助的小事也當成大事來完成,並且面對難題,我願意嘗試新的方法,用創意去創造可能。

圖為《給沒有夢想的人!邊走邊想職涯探險指南》書封。方智出版社提供
圖為《給沒有夢想的人!邊走邊想職涯探險指南》書封。方智出版社提供
簡單的社團經驗也可以敘述得內容豐滿,觸動人心。除了用數字強調業績,更把自己不屈不撓的心路歷程加到故事裡,點出「即使是微不足道的小事,我也用百分之百的心態去努力」。

(本文出自《給沒有夢想的人!邊走邊想職涯探險指南》,方智出版社提供,未經同意禁止轉載。

職場 履歷表

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