整理檔案、拉贊助 這些小事如何呈現在履歷上？

再平凡無奇的小事，也能看出你的價值

先來聽聽兩則故事。

‧整理檔名的實習生

我曾經遇到一個同學，面試屢屢受挫。即使曾在一家科技公司實習過，但是畢業後還是一直找不到正職。她來找我討論時，極度沒自信，一直強調自己不夠優秀，實習期間做的工作也微不足道。

我請她跟我敘述一下實習經驗，她說：「我在╳╳公司實習兩個月，主要工作是替老闆整理資料。」我繼續問她：「不錯啊！整理什麼資料呢？」她勉為其難回答：「我真的沒有做什麼……就是幫老闆整理資料夾而已。我發現團隊的資料夾系統很混亂，時常發生檔案亂存的問題，老闆就請我一一檢查、整理。就這樣，真的沒什麼！」

從她的語氣中，我感覺到她覺得自己的工作很普通，沒有影響力。我繼續問她：「妳是怎麼整理這些檔案的呢？」

她說：「因為資料夾系統太混亂，手動檢查很麻煩，我就把資料夾路徑檔名全都貼到Excel表格裡。檔案一覽無遺之後，我再挑錯、做分類。」

我問：「在妳整理資料夾以前，同事是怎麼處理檔案的呢？」

她說：「存檔或更新時常常出錯。比方說同事A跟B要開同一個檔案更新數據，做相關的事情，可是其中一個人開錯檔案了，點成舊的版本，那這兩個人最後就要花額外時間統整一次。還有，大家存檔很隨意，各種檔案版本散落在資料夾各處，連要找出對的檔案，都要花一番時間。」

「這種錯誤多久發生一次？」

「大概每個禮拜出現一、兩次吧！但也不是什麼大事，發現檔案有錯，改一下就好了呀。」

‧去中藥店拉贊助的社員

大一時的我，為了替社團活動籌備資金，被指派去拉贊助。有過社團青春回憶的讀者都知道，拉贊助就是個吃力不討好、難有業績的任務。你必須在課餘時間，去學校附近商家敲門要錢；而學校周邊的商家就這麼幾間，早就對三不五時上門的大學生充滿防備之心。除了固定幾個佛心店家願意賞我們兩百塊以外，幾乎不可能有更多突破。

某天，我和搭檔午休時間在臺北街頭拉贊助，揮汗如雨的我已經眼冒金星。這時我們經過一家中藥店，搭檔居然說：「我們進去吧！去跟他們拉贊助，試試看！」我聽了大驚，這根本不可能成功吧，但圖著中藥店裡的冷氣，我還是跟著走了進去。 中藥店裡的女醫師有點驚訝，但是還是耐心聆聽我們的活動宗旨。沒想到搭檔還沒解釋完我們為什麼需要資金來辦活動，她居然毫不猶豫地掏出兩張千元大鈔，一臉和藹地說：「我一直都很支持學生辦活動，希望這點錢對你們有所幫助……」

我的下巴掉了下來。直到十幾年後寫下這段往事的我，依舊覺得震驚。

看完以上兩則故事之後，你覺得這兩位同學，有沒有展現能力？有沒有創造價值呢？他們的經歷對於履歷與面試有幫助嗎？ 在我看來，這兩位同學做的事都非常有價值，都可以為履歷與面試加分。

以整理實習公司資料夾的同學來說：沒有她孜孜矻矻整理，團隊便會浪費時間處理檔案錯誤，以及重蹈覆轍資料找不到的問題。如果一個禮拜出錯兩次，每次出錯都要花半小時時間重新統整，那麼她這整理檔案的小小動作，一年下來就可以幫公司省下五十個小時的人力。五十小時看似不多，不過也夠公司做出一個小專案了。

除此之外，整理檔案也是幫公司做風險控管：檔案重複事小，但檔案出錯事大。萬一哪天公司不小心傳了錯誤的檔案給客戶呢？萬一在交件前一秒才發現檔案錯了，需要花時間統整，而錯過了死線呢？這名同學整理檔案的同時，也是在替公司效率和品質把關。再者，與其一個個手動整理資料夾裡的檔名，她為了避免出錯，把檔名一一放到Excel表格裡統整，進行系統性歸納。這樣系統化處理事情的能力，是職場上很重要的技能。

因此，這位同學在履歷上可以寫下：負責幫團隊系統性整理檔案，建立檔名管理系統，一年替公司省下五十小時的人力除錯成本。

在面試時，她可以這麼說：我在實習時負責整理資料夾的工作。過程中我發現公司有個問題：因為沒有好的存檔規範，很多時候檔案會有找不到、重複，或版本混亂的狀況。每次發生狀況，都要額外花二、三十分鐘除錯，影響團隊工作效率。一年下來，我們公司耗費近五十小時的人力成本在不必要的檔案整理上。

我決定好好建立一套資料夾系統，解決檔案混亂的問題。首先，我把檔案的名稱和路徑輸出貼到Excel裡，統一檢查，分門別類。然後，我再與主管討論，建立更清晰的資料夾邏輯，讓同仁清楚知道什麼檔案該放哪裡。我把這套整理方法向我的團隊推行，也訓練其他員工採用。兩個月後，團隊再也沒有出現檔案出錯的狀況，大大提升公司的產出品質，也節省了數十小時的人力成本。

你看，如果仔細將能力拆解，並闡述工作環節的重要性，經歷便能敘述得精采有力。

那麼拉贊助的同學呢？

從故事中我看到了搭擋好多值得讚許的地方：首先，他展現不屈不撓的精神，即使正中午，我們揮汗如雨，他依舊願意挨家挨戶敲門；再來，他展現了溝通力和說服力，藉由三寸不爛之舌說服店家給贊助；最後，他發揮創意，當原有的機會耗盡，他便靈機一動選擇去中藥店一試。而這些能力成功創造出兩千元贊助，是一般贊助的十倍業績。

在履歷上，我的搭擋可以寫：替社團拉贊助，拓展接觸店家領域，獲得十倍贊助業績。

在面試的時候，如果被問到有什麼值得驕傲的社團經驗，他可以說：大一時，我負責幫社團拉贊助。這樣的工作看似微不足道，但我卻非常認真執行，以此為機會，訓練自己的溝通和做事能力。好幾個星期的時間，我一天都只拉到兩百元贊助；但我繼續堅持，也不斷想突破的辦法。有一天，我決定做出新的嘗試，去非餐飲業的商店試試。我去了一家中藥行，闡述我們活動宗旨，沒想到獲得支持，得到了兩千元的贊助，是以往的十倍！我把業績告訴社團同學，也激起大家效法，紛紛用創意的方法拉贊助。這個經驗我很自豪的是，我展現了認真負責、不屈不撓的精神，把拉贊助的小事也當成大事來完成，並且面對難題，我願意嘗試新的方法，用創意去創造可能。

（本文出自《給沒有夢想的人！邊走邊想職涯探險指南》，方智出版社提供，未經同意禁止轉載。