Gmail八個進階小密技!怎麼收回?信箱滿了?CC / BCC 差在哪?

信件的主旨也很重要!寄信給主管、人資或合作對象時,Gmail 該怎麼下標對方才會馬上點進來看?

大家應該人人都有一個或一個以上的 Google 帳號吧?Gmail 也是一個相當好用的信箱,這次就幫大家整理了八個進階小密技、小功能,讓你在用 Gmail 的時候更順手唷~

Gmail 容量爆炸怎麼辦?

如何運用標籤分類,刪除不需要的信件?

怎麼製作罐頭訊息?

簽名檔怎麼設定?

布景該如何改?

Gmail 也能收回信件,要怎麼設定?

CC 跟 BCC 差在哪?

寫一目瞭然的信件主旨,該注意什麼?

一、Gmail容量爆炸怎麼辦?

Google 提供每個帳號 15 GB 的免費儲存雲端空間,但要注意這 15 GB 其實是包括了 Gmail、Google 雲端硬碟、Google 相簿等等服務的儲存空間喔,你所收發的郵件通通都會佔據雲端硬碟的空間,而你一旦把空間用盡,會發現無法收發信件、也不能再上傳檔案到雲端硬碟了!所以當 Google 跳出通知,跟你說信箱滿了的時候,你可以付費解鎖更多空間,也可以刪掉檔案太大的檔案,這邊一步一步跟你說該怎麼刪除大檔案

▼首先,在搜尋框中輸入「has:attachment larger:10M」,或者你也可以設定更大數值,這就看大家需求決定

Gmail 會跳出比 10M 更大的郵件,你可以把那些已經不需要的大郵件勾選起來刪掉,然後到垃圾桶中,選擇「立即刪除所有垃圾郵件」這樣這些超過 10M 大小的郵件就會真的被丟掉、釋放出更多可用空間~(不過這些被挪出來的空間會需要一些時間才會出現喔)

二、如何運用標籤分類,刪除不需要的信件?

大家應該很常會收到一些訂單通知、系統通知或是信用卡消費通知……等等這類型有時效性的信件,一個一個把它們挑出來真的很費工,不如妥善運用 Gmail 內建的「篩選器」吧!建立篩選器的方式,可以是直接在搜尋列中下拉選單、指定條件,比方說來自 Google 的信件通通都要歸在同一個標籤中,我就會在「寄件者」欄位寫上「@google.com」這樣一來,下次來自 Google 的郵件,就會歸入同一個標籤中了

當然,你也可以一口氣指定多個條件,只有滿足這些條件的信件,才會被放到同一個標籤中,例如,可以指定寄件者來自 Google 跟其他愛寄信給你的對象、「大於 10 M」的信件會被歸類到「這封信太肥了」的標籤裡,標籤非常好用,我常常能夠把整個「信用卡」標籤的信通通一鍵消滅!儲存空間就變得更、大、啦!

三、怎麼製作罐頭訊息(範本)?

其實這一題我們家蜜柑很久之前已經做過啦,不過現在的操作步驟跟以前不一樣了,現在如果你想寄出很多封、有一模一樣內容,像工廠生產出來的罐頭一樣的郵件,可以免除複製貼上,用內建的功能按一下就行了!

首先到設定→進階→開啟範本,然後打開一個新郵件,把你要大量寄出的內容貼上→點開右下角的三個點→範本→將草稿儲存為範本。這樣接下來你可能要寄出的郵件這樣點一下就行了,而且文字跟圖片都能存喔!

四、簽名檔怎麼設定?

在信件的底部,很多人會放置一個簽名檔,Gmail 的簽名檔,我覺得可以解釋為:你個人、或是所處單位的 Email 名片也是自我行銷的一環,設計一個讓人眼睛一亮的簽名檔,是蠻重要的事情,假設你已經設計完簽名檔了,那該如何讓它出現在 Gmail 信件底部呢?其實很簡單唷~

▼從設定→一般設定→下拉找到「簽名」→放上設計好的簽名檔、儲存變更就行了!(下方也能設定簽名檔什麼時候要出現唷)

五、背景主題該如何改?

就像是手機鍵盤可以改背景,Gmail 也可以讓你把背景改成自己喜歡的樣子唷!你可以到快速設定→主題(查看全部),在裡面有大量背景主題可以讓你選,下方也能開啟 Gmail 深色模式喔!

採用 Google 的主題後,還能夠調整文字背景、暈影、模糊程度,而且除了選擇預設圖片,也可以把自己拍的照片變成背景主題唷

六、Gmail 也能收回信件,要怎麼設定?

就像手機訊息可以收回,Gmail 也能收回寄出的郵件!不過不像 LINE 啊、Instagram 那樣基本上隨時想收回就收回,Gmail 最多在三十秒內可以讓你反悔、取消傳送,你可以到設定→一般設定→取消傳送,到這邊找到收回信件的設定唷,但要再提醒一次:最多只能在三十秒內取消傳送!超過這個時間神仙也救不了你~

七、CC 跟 BCC 差在哪?

接下來,很多人應該都有聽過「發信記得 CC / BCC 某某某」吧,工作上很常用到但這是什麼意思呢?簡單來說「CC(副本)」就是「與這封信有關的人,也能知道這封信件的內容」,而且收件方也會知道除了主要溝通對象之外,對方的主管或者需要知道這件事情的人,也會看得到郵件中的討論內容

而「BCC(密件副本)」則是「收件方不知道還有其他第三方也看得到信件內容」,可以隱藏其他收件者的資訊,在職場中是經常會用到的工具,但務必要謹慎一點使用囉

八、要寫一目了然的信件主旨,該注意什麼?

一般人的信箱中,常常累積很多信件,如果你希望收件方盡快回覆你,那你必須在主旨處讓人一眼掃過去就清楚知道你的需求是什麼,開門見山讓對方明白信裡到底要說什麼。如果要邀請對方參加活動,就直接在主旨上寫「邀請電獺少女參加某月某號某品牌新品發表會」;如果想問問題,不要寫得很含糊像是「我想問個問題」,應該寫「關於OOO的問題,希望你能提供協助」之類的,比較有禮貌,對方也會更清楚、更願意點開信件看看你發生什麼事喔!

小結

這次整理了八個進階用法給大家,但其實 Gmail 跟職場信件的來往,我自己還有很多地方要學習啊~職場真的是一個水很深、要好好修練的地方哪哈哈哈,

《原文刊登於合作媒體電獺少女,聯合新聞網獲授權轉載。》

職場 Google Gmail 雲端

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