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選哪個最好?Office 365、G Suite與Mail2000 代管電子郵件服務比一比

即便是在即時通訊服務盛行的年代,電子郵件對於一般人而言,依然是相當重要的網路服務,對於多數企業而言更是用於建立聯繫,或是用於確認、溝通工作事項必要工具。

相比一般人使用多半透過申請免費的Hotmail、Outlook,或是Gmail等免費網路信箱,一般企業越來越多仰賴透過付費訂閱使用Office 365、G Suite等服務,藉由代管形式建立企業專屬網域名稱的商用等級電子郵件系統,而非自行建置郵件系統伺服器,造成額外管理與維護成本支出。

目前普遍常見的電子郵件系統代管服務,不少企業會在付費訂閱使用Office 365、G Suite等服務時,一併建立企業專屬的電子郵件系統,而在台灣地區也有不少人藉由Openfind (網擎資訊)提供的Mail2000電子郵件系統,優點在於提供在地服務,並且能針對不同使用需求提供客製化,甚至可以藉由雲端連結方式分享大型檔案,同時加上加密或限制下載時間條件作為保護。

至於付費訂閱使用Office 365與G Suite,則是強調全面性的一站式高效率工作體驗,服務中不僅提供方便完成工作檔案文件協作編修、分享,或是線上會議討論等功能,自然也包含針對企業使用需求提供的電子郵件服務,讓企業工作需求從收發郵件到文件編修,以及團隊溝通都能完整包辦。

雖然不少企業會選擇以Mail2000電子郵件系統一類服務建置專屬網域名稱的電子信箱,原因可能在於建置的當下尚未有整合協同工作等需求,因此吸引眾多政府單位、教育機構、金融產業,以及製造業等藉由電子郵件聯繫、溝通事項,或是透過電子郵件收取訂單,甚至發送宣傳內容為主的使用需求。

不過,如果考量整體工作需求依然需要文書編輯,以及相關部門溝通需求,還是建議採用Office 365、G Suite等服務,藉此讓工作流程銜接更加直覺、完整,尤其在整合文書處理、協同作業與跨平台溝通,並且串接企業內部或外部應用服務等求等優勢之下,藉此滿足更多工作使用需求,同時也能使工作效率提昇。

而在完整提供工作需求之下,提供一站式服務的Office 365在內服務相對可以節省更多成本。

Office 365、G Suite同時提供完整電子郵件系統代管服務

若是比較Office 365與G Suite服務差異,前者在商務版便提供專屬自訂網域名稱的電子郵件系統代管服務,並且可藉由Exchange在手機、平板、電腦及網頁存取企業級電子郵件,另外則包含可隨時設定新使用者電子郵件信箱、還原刪除的帳戶等,而每名使用者更可分配使用高達50GB的電子郵件信箱容量,但如果要使用電子文件探索和法務保存措施的話,則必須訂閱使用企業版E3才會提供。

另外,Office 365商用版也能選擇透過利用代管整合通訊服務,提供自動答錄服務、電話撥入式使用者介面,以及公司自動語音應答功能,甚至額外提供透過個人識別資訊 (PII)和支付卡產業 (PCI)等法規標準,分析郵件內容是否涉及諸如個人身分證、信用卡資訊等敏感性資料,協助企業建立資料外洩防護 (DLP)原則。

在G Suite服務部分,雖然在基礎版本就提供專屬自訂網域名稱的電子郵件系統代管服務,但每人可使用線上儲存空間僅有30GB,其中電子郵件、網路硬碟等使用需求必須共用線上儲存容量,而若是選擇使用商用版的話,則可獲得無限制的雲端儲存容量,同時也提供同時適用於電子郵件的電子蒐證功能,但如果使用人數少於5人的話,原本無限制的雲端儲存容量則會改為每人僅分配1TB容量)。

工作流程應用各有不同優勢

而如果回歸考量一站式工作使用體驗部分的話,Office 365強調同時提供網頁版與獨立安裝使用的Word、PowerPoint與Excel在內文書編輯應用服務,使用者即便未連接網路資源依然可以處理手上工作,等待後續連接網路時即可將工作內容與他人同步,加上文件編輯格式也不容易有不相容,或是格式跑掉問題。

另外,Office 365整合工具包含Word、PowerPoint、Excel,以及諸如SharePoint,或是OneDrive服務,不僅是諸多使用者過往熟悉操作軟體,甚至可以藉由Microsoft Teams服務串接所有溝通需求,對於工作團隊而言更能在相同平台快速完成溝通、討論,以及檔案處理、分享等需求。

即便G Suite同樣提供離線使用模式,但使用者必須事先選擇將要離線處理文件,讓裝置可以預先下載相關文件內容,並且讓使用者以暫存形式進行編輯,等待恢復連線時再與雲端內容同步,對於整體使用流暢度而言,多少會產生一些影響,例如使用者可能忘記事先將文件設定為離線處理,或是所在地區網路連線不佳。

除此之外,雖然G Suite整合的Google Docs提供相當完整的文書編輯功能,同時也標榜相容常見文件檔案格式,但實際使用可能還是會與部分文件內容編排方式、段落間距等設定無法相容情況,因此如果工作流程中涉及與其他使用其他文書作業軟體,可能就會有一些使用上的困擾。

小結

實際上,無論使用Office 365或G Suite服務,都能提昇協同作業效率,同時也有不同主打功能與使用特色,而以多數企業應用來看,有不少比例已經選擇使用Office 365,但也有許多新創團隊選擇使用G Suite,主要還是看團隊規模與企業發展需求考量,例如以團隊成員人數較多的大型企業,或許就會考量使用應用服務與功能更為廣泛的Office 365。

至於如果是以使用電子郵件系統代管服務,並且建立自訂網域名稱的電子郵件信箱,同時也需要進一步的郵件安全、封存,或是可作為電子蒐證使用等情況,目前在Office 365與G Suite服務各有不同優勢,同時也隨著用戶訂閱付費有所差異,這部份就看企業行號使用需求,以及實際使用規模而定。

另外,如果企業行號單純只是需要方便使用電子郵件系統,同時也能符合代管與自訂網域名稱等需求的話,採用諸如Mail2000一類的電子郵件系統代管服務,並且搭配自有文書編輯軟體完成各類工作需求,同樣也是可行的使用選擇,只是在整體建置成本,以及相關協作或會議通訊等需求,就必須考量額外支出費用。

如果進一步考量整體建置成本與使用完整性的話,實際上還是以Office 365會有較全面性的應用優勢,再考量一般文書格式相容與操作介面熟悉,則是讓許多人有較好使用體驗,甚至能與企業內部既有會議室視訊系統、電話設備整合,並且能協助快速彙整各類資料、數據分析結果,以及快速協助安排會議時間、文件統整的應用需求,顯然Office 365會有更全面在地整合效益,尤其對於支出費用錙銖必較的政府單位,或許會有較高採購使用吸引力。

《原文刊登於合作媒體mashdigi,聯合新聞網獲授權轉載。》

Excel Gmail Office

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