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Microsoft Power Platform教學 彈指間完成所需的自動化程序

2019-10-19 18:45梅問題

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微軟一直致力於商用軟體,同時也不斷解決商用上常會遇到的問題,並且也從單機走向雲端,讓使用者可以無接縫的存取資料,而大家最熟悉的不外乎,就是作業系統Office,除此之外微軟還推出了另一個,相當棒的服務Power Platform,什麼是Power Platform相信知道的朋友並不多,因此接下來,梅干就來介紹一下,什麼是Power Platform。

其實簡單的來說Power Platform,就是整合了三個功能,一個是Flow自動化流程,而它就有點像是動作記錄的概念,將繁瑣的操作流程記錄下來,之後就會自動依照所設定的程序來執行,且完全無需寫任何的程式,第二個為PowerApps就是可自行開發所需的應用程式,同樣也是透過拖曳的方式就可輕易完成,最後一個則是Power BI視覺化圖表,只需將枯橾的數字匯入後,立即就可產生各式各樣的分析圖表,可供行銷人員進行分享與檢討,而這三個功能當中Microsoft Flow與PowerApps,這二個功能比較吸引梅干,因此接下來梅干就針對Microsoft Flow自動化流程與PowerApps來作介紹。

Power Platform

登入網址:https://portal.office.com

Microsoft Flow 內建流程範本:將OneDrive的檔案同步到Dropbox

當梅干接觸到Microsoft Flow時,第一個想法就是,是否能將OneDrive中的檔案,同步到其它的雲端空間中,由於天下沒有不敗的主機,只有多備份才能確保資料的安全,而在Flow內建的範本中,就已提供了將OneDrive中的檔案複製到Dropbox中,因此接下來梅干就簡單的來示範一下,Flow的概念與操作。

Step1

首先,需登入Office365的管理畫面,接著點一下Flow圖示。

Step2

而Flow已內建許多了自動化流程的範本,因此可透過關鍵字的方式,來進行搜尋,而梅干接下來則是使用「在OneDrive及Dropbox之間複製檔案」的內建範本。

Step3

當選擇完畢後,再分別登入OneDrive與Dropbox帳密。

Step4

登入完成後,前方會出現綠色勾勾,再按下方的「繼續」。

Step5

接著再按「繼續」。

Step6

這時再選擇「來源OneDrive」要複製的目錄位置,如要全部就選擇Root,也就是根目錄的概念。

Step7

目地的部分也是,選擇要存放的資料夾路徑位置。

Step8

都設定好後,再按右上的「測試」。

Step9

接著再按「儲存並測試」。

Step10

當在執行時,上方會出現提示文字。

Step11

接著將要同步的檔案,上傳到OneDrive中。

Step12

當OneDrive資料複製到Dropbox時,在剛的Flow的畫面中,也會出現已成功執行的提示文字。

Step13

這時再到Dropbox來看一下,哈!檔案完整的複製到Dropbox中啦!

Step14

當要看詳盡的記錄時,可到我的流程中,下方則會看到所有的歷史記錄。

Step15

點一下進入後,再點Create file。

Step16

接著在本文下方的輸入框中,就會看到完整的記錄資訊,由於Flow是雲端運行,因此完全無需將電腦一直開著,同時當在執行複製檔案至Dropbox時,也不會影響到自己的網速,真的是超方便又好用。

Microsoft Flow + PowerApps 自建流程範本:打造雲端AI名片管理系統

剛各位對於Flow應該有了基本的認識,接下來梅干再利用它來,客製化一個雲端的名片管理系統,因此需用PowerApps客製化一個名片辨識系統,再透過Flow將PowerApps辨識完畢的名片資料,寫入到雲端的Excel中,且過程中完全不用寫任何的程式,只需透過拖拉就可完成,相當的簡單。

Step17

首先,回到Office 365的管理畫面,選擇PowerApps。

Step18

接著選擇建立空白的應用程式。

Step19

再設定應用程式的名稱,與將樣式設為手機。

Step20

這樣就會進到PowerApps的編輯畫面,是不是很像PowerPoint,接著選擇「插入/AI Builder/名片讀取器」選項。(開啟AI Builder這功能,需要有PowerApps Plan 2 License才可使用,如果是Office 365的朋友,可透過PowerApps中Admin Center -> Environment申請US region試用。)

Step21

接著再依序的插入,一些標籤與文字輸入框。

Step22

而梅干分別建立了,公司名稱、姓名、電話、Email、地址欄位,接著再將這些欄位分別設定,當名片掃描並辨視後,需將資訊寫回欄位中,因此點一下文字框,並在上方的Fx輸入以下的參數作對應。

公司名稱:BusinessCardReader1.CompanyName

姓名:BusinessCardReader1.FirstName&BusinessCardReader1.LastName

電話:BusinessCardReader1.MobilePhone

Email:BusinessCardReader1.Email

地址:BusinessCardReader1.AddressCity

Step23

當建立完成後,在輸入框中,會變空白,且沒有出現紅色的叉叉,才表示正確的建立。

Step24

接著再回到Office 365管理畫面,選擇OneDrive,建立雲端Excel,將掃描完的名片資料,儲存到Excel中。

Step25

再點New選擇Excel workbook。

Step26

建立一個Table。

Step27

分別將上方的標頭,改成步驟23,所建立的欄位名稱,完成後, 再將Excel命名為BuinessCardExcel。

Step28

再回到Office365管理畫面,點選Flow。

Step29

接著建立一個自動化流程。

Step30

再按「略過」。

Step31

接著將此流程命名為BusinessCardFlow,再點PowerApps選項。

Step32

再按「新步驟」。

Step33

選擇「Excel Online (Business)」選項。

Step34

再選擇「Add a row into a table」,將PowerApps 中所建立的名片掃描後的資料,自動新增到Excel欄位表中。

Step35

接著再從後方的下拉選單中,選擇剛所建立的Excel表單位置與檔案。

Step36

選擇完畢後,再資料表欄位中,選擇步驟26,所建立的表格名稱為Table1。

Step37

這時下方就會跑出剛所建立的表格欄位標頭。

Step38

點一下後,再對應到步驟22,所建立的欄位名稱。

Step39

依續的完成所有欄位的對應,而這意思就是說,當PowerApps所產生的欄位資料,會自動對應,並寫入Excel表中。 

Step40

剛剛把所有的資料都串接完畢後,接下來需要有個觸發鈕,來將PowerApps中的資料,送到Excel中,因此回到PowerApps,新增一個按鈕,並到動作頁籤,選擇Flows。

Step41

接著再選擇,剛所建立的Flow名稱BusinessCardFlow。

Step42

這時上方的Fx就會出現BusinessCardFlow.Run(。

Step43

接著依序的輸入,每欄位名稱加.Text。

Step44

都設定好後,再按右上的播放鈕,進行測試。

Step45

接著點一下掃描名片鈕,再選擇已建立好的名片圖檔。

Step46

這時就會開始進行辨視。

Step47

由於此次體驗的微軟預先設定的程式環境是以英文辨識為主,所以僅能讀取部分資訊。如在前期設定時改以中文辨識,就可完整辨識中文名片,省去後續的手動輸入的程序。

Step48

接著再自行手動將資料補齊。

Step49

再按下送出鈕後,上方會看到點點在移動,當消失後,就表示已將資料送到Excel中。

Step50

接著再到剛所建立的Excel表單來檢查一下,哈~資料成功的寫入啦!說真的有了Flow這個自動化流程,真的很方便,當遇到內建的範本沒有時,只要花點時間客製化一下,就可搞定,且所有的過程中,完全無需寫任何的Code,只要把流程跟架構弄清楚後,就能快速的打造出自己專屬的自動化流程程序,真是超方便的啦!

以上透過名片掃描器的應用作為示範,讓各位可以快速的了解整個客製化的流程,而Power Platform是一個能根據企業需求客製化解決方案的軟體平台。並依照團隊的需求,開發出團隊專屬的app,並以圖表呈現數據,與自訂自己的智慧工作術,因此完全不限產業、不限職業皆能使用,相當的彈性!

《原文刊登於梅問題教學網,由梅干撰寫,聯合新聞網獲權轉載。》

微軟Office軟體作業系統雲端

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